Jak korzystać z widoku tablicy w kalendarzu Microsoft 365

Każdy czasami ma trudności ze znalezieniem informacji, nawet we własnych systemach plików i aplikacjach. Kalendarz w Microsoft 365 dla sieci Web zawiera często pomijane narzędzie, które może pomóc.

Widok tablicy umożliwia zarządzanie harmonogramem i zadaniami w jednym miejscu, a jednocześnie umożliwia szybki dostęp do powiązanych plików, notatek i zapamiętywania celów. Wykonuje wiele takich samych zadań związanych z zarządzaniem projektami, jak Trello i OmniFocus. Ale dla osób korzystających z platformy Microsoft 365 może służyć jako potęga organizacyjna.

Jak korzystać z widoku tablicy w Microsoft 365

Widok tablicy jest dostępny na platformie Microsoft 365 w sieci Web. Otwórz kalendarz Outlooka i kliknij cokolwiek pogląd ty używasz (dzień, tydzień, miesiąc). Na dole rozwijanego menu zobaczysz Tablica.

Kliknij Domyślna aby przywołać główny kalendarz i wszystkie zadania. Alternatywnie możesz kliknąć Nowa tablica stworzyć tablicę skupioną na konkretnym projekcie.

Widok tablicy otwiera płótno, które można kliknąć, aby się poruszać. Możesz powiększyć za pomocą

Ctrl + ] i na zewnątrz, Ctrl + [. Pomocne, widok tablicy ma wiele skrótów klawiaturowych do szybkiego poruszania się.

Po załadowaniu kanwy prawdopodobnie zobaczysz kilka wstępnie załadowanych widżetów. Możesz zmieniać ich rozmiar i przesuwać je po płótnie. Aby dodać więcej widżetów, kliknij Dodaj do tablicy w lewym górnym rogu. Zobaczysz następujące widżety w menu rozwijanym:

• Kalendarz
• Notatka
• Lista zadań
• Kolekcja
• Bramka
• Plik
• Połączyć
• Pogoda
• Zegar
• Osoba
• Lokalizacja

Kliknij dowolny z tych widżetów, aby dodać je do płótna. Aby usunąć widżet, kliknij trzy kropki na górze i wybierz Usuń z tablicy.

Związane z: Najlepsze dodatki Trello do maksymalizacji współpracy w zespole

Każdy z widżetów widoku tablicy ma swoje własne zastosowania do zarządzania projektami.

1. Kalendarz

Widżet kalendarza może wydawać się oczywisty. Możesz zmienić widoki, aby zobaczyć swoje ogólny plan dnia, tydzień pracy, tydzień lub miesiąc. Głębsze spojrzenie ujawnia dalsze możliwości dostosowywania, na które warto zwrócić uwagę.

To nie tylko możliwość stworzenia kalendarza dla konkretnego projektu. Możesz subskrybować kalendarz poza platformą Microsoft 365 za pomocą łącza lub przekazać kalendarz z pliku ics.

W ukłonie w stronę rozproszonego geograficznie charakteru współczesnej pracy można dodać święta międzynarodowe z krajów z całego świata. Jest to szczególnie przydatna funkcja planowania, która oznacza, że ​​pracownicy w Stanach Zjednoczonych nie muszą się już dziwić, gdy odkryją, że ich europejscy koledzy znów są poza biurem podczas kolejnych wakacji!

Możesz także dodawać kalendarze do programów telewizyjnych i sportów, które obserwujesz, przydatne przy podejmowaniu decyzji, co warto obejrzeć.

2. Notatka

Notatki utworzone w widoku tablicy pojawią się również w Twoim kanale OneNote. Możesz wykonać podstawowe formatowanie tekstu w każdej notatce i wstawić obraz. Możesz nawet ożywić swoją tablicę, zmieniając kolor każdej nuty.

Do notatek możesz również przypisać termin. Oznacz go jako kompletny lub usuń termin, wszystko w widoku tablicy.

3. Lista zadań

Widżet Lista zadań ma służyć jako centrum, pokazujące zadania zapisane w aplikacji Microsoft To Do oraz notatki z terminami. Lista zadań jest synchronizowana z To Do, dzięki czemu możesz zobaczyć zadania z danej tablicy w tej aplikacji. Każda tablica ma swoją własną listę.

Zadania, które utworzysz na liście widoku tablicy w To Do, zostaną zsynchronizowane z tą Listą zadań, jednym z niewielu elementów tego narzędzia przyjaznych dla urządzeń mobilnych, co zostanie omówione poniżej.

4. Kolekcja

Możesz utworzyć kolekcję do grupowania powiązanych widżetów. Może to być szczególnie przydatne, jeśli pracujesz nad projektem z wieloma etapami lub długimi ramami czasowymi.

Po umieszczeniu kolekcji na płótnie możesz przeciągnąć do niej inne widżety. Kolekcja powiększa się wraz z dodawaniem widżetów. Możesz nazwać każdą tworzoną kolekcję.

5. Bramka

Ta funkcja ma na celu utrzymanie koncentracji. Możesz dodawać cele do kanwy widoku tablicy lub do poszczególnych kolekcji.

Przypisz termin, a pojawi się odliczanie z liczbą pozostałych dni. Cel zostanie automatycznie dodany do Twojego kalendarza. Możesz także zmienić kolor tła każdego celu.

6. Akta

Chcesz przejść do konkretnego pliku? Możesz dodać go jako miniaturę i połączyć bezpośrednio z płótnem lub kolekcją.

Jest to oszczędność czasu rzeczywistego, ponieważ bije na głowę klikanie w OneDrive, a nawet wyszukiwanie pliku według nazwy. Jeśli współpracujesz z kolegami lub członkami rodziny, możesz zapewnić im dostęp do właściwego pliku, umieszczając go bezpośrednio na płótnie.

Tutaj możesz umieścić link na płótnie. Tytuł strony i obraz są wciągane na tablicę. Ponownie, narzędziem tutaj jest umieszczenie informacji istotnych dla twojego projektu w jednym miejscu, dzięki czemu funkcja linku jest przyjemna.

8. Pogoda i zegar

Te dwie rzeczy są świetne, gdy pracujesz z międzynarodowym zespołem rozproszonym. Możesz dodać aktualną pogodę i czas lokalny w innej lokalizacji.

Funkcje takie jak te mogą w najlepszym razie dać kontekst dotyczący innej osoby, a przynajmniej upewnić się, że nie dzwonisz do niej w środku nocy.

9. Osoba

Chcesz szybko skontaktować się z tą osobą? Możesz dodać ich dane kontaktowe bezpośrednio do kanwy, dzięki czemu wystarczy kilka kliknięć. Ta funkcja jest szczególnie dobra, jeśli Twoje projekty wymagają wsparcia zewnętrznego, którego nie ma w katalogu firmy.

10. Lokalizacja

Funkcja lokalizacji jest również dobra do zrozumienia sytuacji innych osób, ponieważ pozwala zapisywać adresy bezpośrednio na kanwie. Możesz później skopiować adres lub otworzyć wskazówki dojazdu do lokalizacji za pomocą map Bing.

Związane z: Jak korzystać z trenera prezentacji PowerPoint, aby poprawić swoje umiejętności prezentacji

Brak widoku tablicy na telefonie komórkowym

Widok tablicy ma wiele silnych funkcji zarządzania projektami. Jednak główną pułapką jest brak integracji mobilnej, nawet jeśli narzędzie ma dawać 360-stopniowy wgląd w to, co musisz zrobić.

Możesz zobaczyć zadania widoku tablicy w To Do, cele w Kalendarzu i notatki w OneNote. Jednak brak opcji mobilnej dla Board View sprawia, że ​​wydaje się, że jest to narzędzie, które wciąż jest rozwijane.

Brak silnych możliwości mobilnych w przypadku narzędzia zawierającego funkcje lokalizacji potęguje to wrażenie i rodzi pytania dotyczące zaangażowania firmy Microsoft w utrzymanie funkcji Board View. Na szczęście Microsoft nie jest tak szybki w zabijaniu narzędzi, w przeciwieństwie do swojego konkurenta Google, który słynie z rozpoczynania projektów, a następnie ich zabijania.

Widok tablicy łączy to wszystko

Board View oferuje wciągający przegląd Twoich projektów w jednym miejscu. Chociaż brak dedykowanej aplikacji mobilnej jest frustrujący, jeśli korzystasz z platformy Microsoft 365 w Internecie, jest to bogate w funkcje narzędzie do zarządzania tym, co musisz zrobić.

5 korzyści, które pozwalają zaoszczędzić czas dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, możesz wszystko uporządkować w jednym miejscu, oszczędzając czas. Oto niektóre z jego zalet oszczędzających czas.

Czytaj dalej

O autorze