Co to jest grupowanie zadań? Kompleksowy przewodnik

Wydajność w miejscu pracy jest często definiowana jako ilość pracy, jaką dana osoba może wykonać w określonym czasie. Im bardziej jesteś produktywny, tym więcej rzeczy możesz zrobić.

Jednak zamiast korzystać z konwencjonalnego podejścia do wykonywania pracy, istnieje wiele różnych strategii, które można zastosować.

W niektórych przypadkach nawet subtelne zmiany mogą mieć głęboki wpływ na ilość wykonywanej pracy. Grupowanie zadań jest klasycznym tego przykładem.

Czym dokładnie jest grupowanie zadań? A jak możesz to zrobić właściwie? Dowiedzmy Się.

Co to jest grupowanie zadań?

Grupowanie zadań to po prostu proces grupowania zadań o podobnym charakterze w partia i wykonywania ich za jednym razem, zamiast wykonywania ich pojedynczo w ciągu dnia.

Możesz grupować prawie każde zadanie razem. Na przykład, jeśli musisz odpowiedzieć na swoje e-maile, możesz określić konkretną godzinę, a następnie skupić się wyłącznie na tym.

Zamiast odpowiadać sporadycznie na niepilne e-maile w ciągu dnia, możesz zrobić sobie przerwę i wykonać zadanie za jednym razem, z pełnym skupieniem.

Związane z: Najlepsze aplikacje, których możesz użyć do nadawania priorytetów zadaniom w pracy

Główną zaletą grupowania zadań jest to, że można go używać do prawie wszystkiego, od głębokiej pracy po wykonywanie służebnych zadań w ciągu dnia.

Jak skutecznie grupować zadania

Aby skutecznie grupować zadania, potrzebujesz dwóch rzeczy: narzędzia do śledzenia czasu i aplikacji do zrobienia. Oto przewodnik krok po kroku dotyczący efektywnego grupowania zadań.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to wybrać narzędzie do śledzenia czasu. Grupowanie zadań jest skuteczne tylko wtedy, gdy wiesz, ile czasu spędzasz na każdej partii zadań.

Związane z: Darmowe aplikacje do śledzenia czasu, aby zmaksymalizować Twoją głęboką pracę

Popularnym wyborem jest Clockify, ponieważ jest całkowicie darmowy. Oczywiście dostępne są inne opcje, takie jak Toggl, więc wybierz dowolną aplikację, z której korzystasz.

2. Użyj aplikacji do wykonania, aby odpowiednio kategoryzować zadania

Nie brakuje aplikacji do zrobienia, więc bardziej zależy to od tego, co lubisz i za co chcesz zapłacić. Microsoft To Do to fantastyczna aplikacja, która jest bezpłatna i synchronizowana na wielu platformach, w tym iOS, Android, Windows i macOS. Możesz także znaleźć inne opcje, takie jak TickTick.

Wybierając aplikację do zrobienia, upewnij się, że wybrałeś taką, która pozwala przypisywać etykiety lub kategoryzować zadania. To zrobi dużą różnicę, gdy będziesz grupować zadania razem.

3. Praca wsadowa o niskiej wartości w męczących godzinach dnia

Aby pomyślnie grupować zadania i poprawić swoją produktywność, musisz zrozumieć, w jaki sposób poziom energii zmienia się w ciągu dnia.

Prawie każdy z nas doświadcza w ciągu dnia przerw lub spadków energii. Jednak dla większości ludzi poranki są najbardziej produktywne. Poziomy energii są niebotyczne, a umysł działa na wszystkich cylindrach.

Jednak większość ludzi doświadcza załamania zaraz po obiedzie, a wydajność znacznie spada. W tych niskoenergetycznych okresach możesz grupować zadania o niskiej wartości, takie jak odpowiadanie na nieistotne e-maile lub wykonywanie przyziemnych zadań.

Związane z: Najlepsze aplikacje do grupowania czasu zwiększające produktywność

Podobnie, w przypadku bardziej wymagających zadań, najlepiej jest je grupować na czas, kiedy twój umysł będzie świeży i skupiony. Mogą to być późne godziny w nocy lub wczesne godziny wczesnego ranka!

4. Podziel większe projekty na mniejsze zadania

Ważną rzeczą, którą musisz zrobić, jest rozbicie większych projektów podczas grupowania zadań. Nie możesz grupować zadania razem, jeśli ma to zająć dużą część twojego dnia.

Zamiast tego, jeśli pracujesz nad dużym projektem, musisz podzielić go na mniejsze, wykonywalne zadania. I, jak zawsze, upewnij się, że możesz odpowiednio skategoryzować te zadania.

Na przykład, jeśli potrzebujesz przygotować kompleksowy raport, możesz podzielić przepływ pracy na kilka etapów, w tym planowanie, zbieranie danych, sporządzenie raportu i prezentację.

5. Ustaw limity czasowe i sprawdź swoje wyniki

Korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu jest niezwykle ważne dla pomyślnego grupowania i wykonywania zadań. W wielu przypadkach niektóre zadania mogą wymknąć się spod kontroli i zająć więcej czasu, niż się spodziewałeś.

Ustaw realistyczne limity czasowe i staraj się ich trzymać. Z czasem lepiej zrozumiesz, ile czasu zajmuje Ci wykonanie określonych zadań, a Twoje limity czasowe staną się bardziej efektywne.

Powinieneś przeprowadzać audyty czasu co tydzień, aby wiedzieć, które kategorie zadań pochłaniały najwięcej czasu i jak możesz skrócić czas spędzany na mniej wymagających zadaniach.

Związane z: Najlepsze alternatywy dla aplikacji do śledzenia czasu Toggl

4 główne zalety grupowania zadań

Grupowanie zadań to fantastyczna technika produktywności, która pomoże Ci zrobić więcej w krótszym czasie. Oto największe korzyści, jakie oferuje.

1. Większa produktywność

Skupiając się bardziej na podobnych zadaniach, zrobisz więcej, zamiast pozwalać swojej uwadze błądzić. Grupowanie zadań jest powszechne, ponieważ pozwala wykonać wszystkie zadania o wysokim priorytecie za jednym razem, gdy poziom energii jest wyższy.

Pozwala to również lepiej zarządzać poziomami energii w ciągu dnia i koncentrować się na różnych zadaniach w oparciu o poziom koncentracji.

2. Zwiększona pewność siebie

Twoja pewność siebie będzie oczywiście niska, gdy jesteś wyczerpany psychicznie lub fizycznie i masz ważne zadanie do wykonania. W większości przypadków po prostu nie będziesz miał wiary we własną pracę.

Dzięki wykonywaniu ważnej pracy w okresach dużej energii i skupienia, ogólna pewność siebie również wzrośnie. W miarę jak z czasem wykonasz więcej pracy, będzie się wspinać!

3. Lepsza satysfakcja z pracy

Wypróbuj grupowanie zadań, jeśli ciągle gonisz za terminami i przeskakujesz z jednego zadania do drugiego. Umożliwi Ci bardziej efektywne zarządzanie czasem, co ostatecznie zwiększy satysfakcję z pracy.

4. Zmniejszony stres

Dzięki grupowaniu zadań nie będziesz tracić snu z powodu zbliżających się terminów lub niskiej jakości pracy. Ponieważ będziesz mieć określone okresy na wykonanie wszystkich niezbędnych i nieistotnych zadań, będziesz wiedział, kiedy przestać i poświęcić trochę czasu na inne rzeczy.

Oczywiście pomoże to obniżyć poziom stresu i pozwoli uzyskać lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Regulacja produktywności ma kluczowe znaczenie dla sukcesu

Mierzenie i regulowanie poziomu produktywności jest bardzo ważne. Pozwoli ci to lepiej wykonywać swoją pracę, uwolnić czas na to, co kochasz, i dowiedzieć się więcej. Co ważniejsze, nie będziesz czuł się stale ugrzęzła w pracy, regulując i zarządzając poziomami produktywności.

Jak zarządzać czterema filarami produktywności: wskazówki i narzędzia do użycia

Czy chcesz poprawić swoją produktywność? Oto jak zarządzać czterema ważnymi filarami produktywności za pomocą technologii.

Czytaj dalej

O autorze