Jak łatwo zaplanować projekt za pomocą Dropbox Paper

Planowanie projektu może być żmudne i przytłaczające, zwłaszcza gdy wymaga współpracy całego zespołu nad osobnymi zadaniami, sesjami burzy mózgów i nie tylko.

Na szczęście istnieją narzędzia techniczne, które mogą uprościć proces planowania projektu. A co najważniejsze, niektóre z nich są bezpłatne. Dropbox Paper to bezpłatne narzędzie do tworzenia i edycji dokumentów oferowane za pośrednictwem Dropbox. Wszystko czego potrzebujesz to konto Dropbox.

Planowanie projektów za pomocą Dropbox Paper

Papier Dropbox zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do łatwego i szybkiego planowania projektów. Na przykład możesz użyć narzędzia osi czasu, aby ustawić daty zadań i wizualizuj cały swój projekt.

Możesz także tworzyć listy rzeczy do zrobienia i oznaczać poszczególnych członków zespołu, którzy są odpowiedzialni za każde zadanie. Najlepsza część? Możesz to wszystko zrobić w jednym dokumencie, co ułatwia śledzenie wszystkich szczegółów.

Papier Dropbox jest przyjazny dla burz mózgów

Zanim zagłębimy się w temat, podzielimy się tym: Nie musisz mieć całego projektu przed użyciem tych narzędzi. Możesz też chcieć

dowiedz się więcej o tym, czym tak naprawdę jest Dropbox Paper.

Współpraca z zespołem w celu przeprowadzenia burzy mózgów nad projektami w trakcie ich planowania jest łatwa. Wszyscy członkowie Twojego zespołu mogą jednocześnie wyświetlać i edytować dokumenty Dropbox Paper.

Opracowywanie osi czasu za pomocą osi czasu projektu

Najpierw utwórzmy podstawową oś czasu projektu. Otwórz nowy dokument Dropbox Paper i nazwij go zgodnie ze swoim projektem. Następnie wykonaj następujące kroki:

1. U dołu dokumentu zobaczysz pasek narzędzi Dropbox Paper. Wybierz ikonę osi czasu, która wygląda jak miniaturowy kalendarz.
2. Pojawi się Twoja oś czasu. Następnie wybierz strzałkę obok 2 tygodnie wybrać długość swojego projektu.

Wyznaczanie kamieni milowych

Następnym krokiem jest ustalenie kamieni milowych projektu, które chcesz, aby Twój zespół ukończył w trakcie projektu. Aby to zrobić:

1. Najedź kursorem na datę i Ikona flagi pojawi się. Wybierz to.
2. Nazwij swój kamień milowy.

Jeśli nieprawidłowo wprowadzisz kamień milowy lub po prostu chcesz go usunąć, kliknij kamień milowy na osi czasu i wybierz ikonę kosza.

Dodawanie w zadaniach

Po wprowadzeniu wszystkich kamieni milowych możesz teraz przejść i dodać określone zadania przed terminem. Oto zadania, które musisz wykonać, aby osiągnąć każdy kamień milowy.

1. Najedź kursorem na puste miejsce pod każdą datą, aby pojawił się szary obszar. Wybierz, aby otworzyć Okno nowego przedmiotu.
2. Wprowadź nazwę zadania i w razie potrzeby dodaj opis zadania.
3. Przypisz zadanie, wybierając Przypisz ikonę (ciało otoczone okręgiem).

Jeśli chcesz zwrócić uwagę na określone zadania, możesz oznaczyć je kolorami, wybierając Ikona palety w prawym górnym rogu okna. Na przykład zadania o wysokim priorytecie można pokolorować na czerwono.

Organizowanie zadań za pomocą listy rzeczy do zrobienia

Jeśli chcesz zrezygnować z osi czasu, możesz użyć narzędzia Lista zadań do wykonania. Możesz też użyć listy zadań do wykonania z narzędziem Oś czasu, aby dalej organizować zadania projektu.

Na przykład możesz umieścić kluczowe kamienie milowe na osi czasu, a zadania z datami na liście zadań do wykonania. Po zakończeniu zadań wystarczy zaznaczyć pole obok zadania.

Aby skonfigurować listę rzeczy do zrobienia:

1. Wybierz Ikona listy zadań (który wygląda jak znacznik wyboru) na pasku narzędzi u dołu ekranu.
2. Wpisz nazwę swojego zadania.
3. Wybierz datę i wprowadź datę.
4. Jeśli chcesz przydzielić zadanie komuś z zespołu, wybierz Przypisz ikonę i wprowadź swoje imię i nazwisko lub adres e-mail.

Otóż ​​to! Jeśli chcesz skomentować określone zadania, możesz to zrobić, wybierając Ikona komentarza (która wygląda jak dymek) obok zadania.

Dodatkowe funkcje planowania projektu

Po wypełnieniu harmonogramu projektu i listy rzeczy do zrobienia jesteś na dobrej drodze do zaplanowania idealnego projektu. Jeśli chcesz jeszcze bardziej posunąć planowanie projektu, oto kilka dodatkowych funkcji, które mogą być pomocne.

Oznaczanie dokumentów

Czy masz wiele dokumentów do każdego projektu, nad którym pracujesz? Może to szybko stać się mylące i frustrujące dla Twojego zespołu. Najprostszym sposobem na uporządkowanie dokumentów projektowych jest tagowanie.

Oznaczanie (#) umożliwia umieszczanie znaczników w dokumentach i plikach, dzięki czemu można je łatwo znaleźć podczas wyszukiwania. Aby oznaczyć swoje dokumenty:

1. Znajdź dokument lub plik, który chcesz oznaczyć w Dropbox i wybierz go.
2. W oknie po prawej dodaj tag do Dodać etykietę skrzynka.
3. Używaj tagów opisowych dla Twojego projektu. Na przykład #March2022MarketingCampaign będzie działać w tym przykładzie.

Jeśli chcesz znaleźć dokumenty ze swoimi tagami, wprowadź tag w pasku wyszukiwania Dropbox.

Szablon planowania projektu

Nie chcesz od podstaw tworzyć projektu w Dropbox? Dropbox ułatwia to dzięki szablonowi planowania projektu, który możesz znaleźć tutaj.

Po prostu wybierz Użyj szablonu, a szablon otworzy się na Twoim koncie Dropbox Paper. Ten szablon zawiera zarówno listę zadań do wykonania, jak i oś czasu, a także inne informacje, takie jak informacje o projekcie.

Wpisz swoje informacje, a będziesz gotowy. Jest również w pełni edytowalny, dzięki czemu możesz wprowadzać zmiany, aby dopasować je do swoich konkretnych potrzeb.

Innym świetnym sposobem na przechowywanie plików projektu jest połączenie tych plików z głównym dokumentem projektu.

Aby skorzystać z tej funkcji, otwórz dokument planowania projektu. Następnie wykonaj następujące kroki:

1. Na pasku narzędzi wybierz Ikona Wstaw pliki Dropbox, który wygląda jak otwarte pudełko.
2. Za pomocą paska wyszukiwania znajdź plik, który chcesz wstawić do dokumentu. Może to być wszystko, od kontraktów po prezentacje. Możesz także przesłać dokumenty, wybierając Prześlij pliki.
3. Zaznacz dokument i wybierz Wybierać.
4. Plik, dokument lub obraz zostanie wstawiony do Twojego dokumentu. Możesz także kliknąć plik, aby go dalej otworzyć i wyświetlić na pełnym ekranie.

Co jeszcze możesz zrobić ze swoim kontem Dropbox?

Dropbox Paper to doskonałe narzędzie do wszystkiego, od planowania projektów po tworzenie dokumentów wraz z elementami wizualnymi. Co jeszcze możesz zrobić ze swoim kontem Dropbox? Tylko niebo ogranicza.

3 unikalne i kreatywne zastosowania kont Dropbox

Konta Dropbox mają wiele unikalnych zastosowań, z których możesz korzystać dzięki narzędziom do udostępniania i narzędziom innych firm. Oto kilka do wypróbowania...

Czytaj dalej

O autorze