Jak nakreślić przepływ pracy w Notion

Niezależnie od tego, czy jest to praca twórcza, budowlana, administracyjna, czy coś innego, często będziesz musiał wykonywać powtarzalne zadania w dowolnym środowisku pracy. Stworzenie ustalonego przepływu pracy pomoże Tobie i Twoim współpracownikom wejść w rytm, zwłaszcza gdy wprowadzasz kogoś nowego.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez zarysowanie przepływu pracy w Notion, aby Ty i Twój zespół znali status i kroki każdego zadania, nad którym pracujesz.

Korzyści z zarysowania przepływu pracy w Notion

Rozplanowanie przepływu pracy w Notion pomoże Twojemu zespołowi wizualizować i zapamiętywać kroki, które muszą wykonać, rozpoczynając lub kończąc zadanie. Pomoże to również każdemu wiedzieć, na jakim etapie znajduje się dane zadanie.

Na przykład, jeśli pisanie postów na blogu jest zadaniem cyklicznym, możesz podzielić proces tworzenia na cztery etapy: szkicowanie, edycja, obrazy i przesyłanie. Kiedy pisarze w Twoim zespole skończą wersję roboczą, mogą zaznaczyć swoją część zadania ukończoną na tablicy i ustawić osobę odpowiedzialną za edycję jako cesjonariusza.

Nawet jeśli pracujesz sam, jest to doskonały sposób na śledzenie postępów, ponieważ będziesz mieć bardziej szczegółowy przegląd obciążenia pracą. Pomaga także podzielić większe zadania do wykonania na mniejsze elementy do wykonania, co może pomóc w uniknięciu przytłoczenia.

Nakreślanie przepływu pracy w pojęciu ze statusami

Za pomocą prosta baza danych tabel w Notion da Ci skondensowany przegląd Twojego przepływu pracy. Możesz szybko zobaczyć, na którym etapie znajduje się każde zadanie, porównać je z terminem wykonania i sprawdzić, kto nad nim pracuje, bez konieczności częstego przewijania.

W tym przykładzie każda kolumna reprezentuje krok w procesie pisania. Aby rozpocząć, zdecyduj, na które kroki chcesz podzielić powtarzające się zadania i utwórz nową stronę, wybierając opcję w lewym dolnym rogu Notion. Gdy znajdziesz się na nowej stronie, zamiast wybierać szablon, wyświetl polecenia za pomocą ukośnika i wybierz Baza danych tabel - Inline.

ten Nazwa kolumna będzie miejscem, w którym umieścisz nazwę zadania, a dodatkową kolumnę, która się pojawi, możesz usunąć. Następnie dodaj nową kolumnę, wybierając symbol dodawania w prawym górnym rogu tabeli, a w Typ nieruchomości menu, wybierz wybierać.

Kliknij komórkę poniżej i wpisz status, którego chcesz użyć, a Notion wyświetli monit o przekształcenie go w opcja. Stamtąd możesz zmienić kolor za pomocą trzech kropek obok niego.

Utwórz wszystkie stany, których chcesz użyć, postępując zgodnie z tymi samymi instrukcjami, a następnie kliknij tytuł kolumny, aby wyświetlić menu i powielaj je, aż będziesz mieć jedną kolumnę na każdy krok. Nazwij je odpowiednio.

Teraz, gdy Ty i Twoi współpracownicy idziecie, możecie używać statusów, aby komunikować, na jakim etapie się znajdujecie i jak mu idzie. Więc zamiast po prostu oznaczać wykonane zadanie, możesz pokazać swojemu zespołowi, że pracujesz nad elementem, nie mówiąc tego.

W przykładzie zastosowano do zrobienia pokazać, że nikt jeszcze nad tym nie pracuje, w trakcie powiedzieć, że jest w toku, kompletny aby pokazać, że to zrobione, w oczekiwaniu aby inni wiedzieli, że zostało wstrzymane, i zablokowany aby wskazać, że cesjonariusz potrzebuje pomocy.

Związane z: Notion Skróty klawiaturowe dla Windows i Mac

Jeśli Twój zespół musi przekazać konkrety, może skomentować stronę zadania, klikając jej nazwę i otwierając ją. Puste pole poniżej to idealne miejsce na wstępne szczegóły. Pole komentarzy jest optymalne do zadawania pytań, informowania o przekazywaniu projektu lub zgłaszania sugestii.

Prowadzenie tych rozmów w Notion zapewni również wszystkim dostęp do informacji, zamiast ograniczać dostęp w wiadomości bezpośredniej lub gubić się w czacie grupowym.

Nawet jeśli pracujesz sam, używanie statusów i pozostawianie sobie komentarzy przydaje się podczas wybierania kopii zapasowej zadania.

Nakreślanie przepływu pracy w pojęciu za pomocą list kontrolnych

Jeśli jesteś fanem prostoty i wolisz po prostu informować innych, że zadanie zostało ukończone, możesz nakreślić swój przepływ pracy za pomocą kolumn listy kontrolnej. Jest to również doskonały sposób na zaoszczędzenie miejsca, jeśli musisz uwzględnić wiele kolumn w swoim przepływie pracy. Najlepiej jednak ograniczyć je do minimum, jeśli możesz.

Ty dodajesz kolumny listy kontrolnej w taki sam sposób, jak wybierz kolumnę klikając przycisk dodawania w lewym górnym rogu tabeli, a wszystko, co musisz zrobić, to nazwać je.

Korzystając z nich, nadal będziesz mieć szybki przegląd tego, gdzie Ty i Twój zespół jesteście z zadaniami, z nieco mniej zagraconym tekstem w statusach. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów, które mogą chcieć, aby poziom priorytetu wyróżniał się ponad wszystko inne.

Związane z: ClickUp a Pojęcie: co jest lepsze dla współpracy projektowej

Oczywiście nadal możesz komunikować się w komentarzach, ale nie skupiamy się na statusie każdego kroku — tylko o tym, czy jest on ukończony, czy nie.

Inne elementy, które możesz chcieć uwzględnić w swoim przepływie pracy pojęć

Niektóre inne kolumny, które możesz chcieć uwzględnić w przepływie pracy Notion, to: kolumna linku jeśli Twoje projekty są na dysku lub w oprogramowaniu online lub pliki i kolumna multimediów jeśli przekazujesz dokumenty tam iz powrotem.

Jeśli okaże się, że nie chcesz konkretna właściwość aby wyświetlić się jako kolumna w bazie danych, pamiętaj, że możesz ją ukryć w tabeli, ale nadal będzie wyświetlana na liście właściwości po kliknięciu projektu.

Dodanie notatek do strony nad lub pod tabelą pomoże również Tobie i Twoim współpracownikom w nauce i zapamiętaniu kroków w Twoim przepływie pracy.

Jest to szczególnie pomocne przy wprowadzaniu nowych członków zespołu, ponieważ będą oni znać wszystkie kroki, a Twoje instrukcje dokładnie im powiedzą, co muszą zrobić, gdy dotrą do następnego.

Wejdź w rytm z pojęciem

Nakreślając przepływ pracy w Notion, eliminujesz zgadywanie z procesu i dzielisz większe projekty na mniejsze, zorganizowane kamienie milowe. W ten sposób Ty i Twój zespół będziecie mieć wszystko w jednym miejscu i nikt nie będzie musiał szukać.

Jeśli jeszcze nie wypróbowałeś Notion, jego dostosowanie i prostota pozwalają na zarządzanie dowolnym projektem. Jeśli jednak utkniesz, możesz zacząć od niektórych z wielu szablonów i uczyć się na bieżąco.

Jak zacząć korzystać z Notion: 7 podstawowych porad i wskazówek

Notion jest jednym z najlepszych narzędzi zwiększających produktywność i szybko się rozwija. Oto kilka sztuczek i wskazówek, których możesz użyć na początek.

Czytaj dalej

O autorze