Jak zarządzać czterema filarami produktywności: wskazówki i narzędzia do użycia

Wydajność jest kluczem do sukcesu w każdej dziedzinie. Biorąc pod uwagę, że większość czasu spędzamy w pracy, logiczne wydaje się, że robimy wszystko, aby była jak najbardziej wydajna.

Jednak produktywność nie każdemu przychodzi naturalnie. W rzeczywistości jest to umiejętność, którą możesz wyostrzyć poprzez praktykę. Prawdopodobnie dlatego przeczytałeś niezliczone książki dotyczące produktywności i próbowałeś różnych hacków i metod.

W tym artykule przedstawimy ramy, które obejmują podstawy produktywności.

Cztery filary produktywności

Cztery filary produktywności to czas, energia, koncentracja i wiedza: nazwijmy to ramami TECK. Chociaż ta struktura nie obejmuje wszystkich hacków lub systemów zwiększających produktywność, obejmuje większość krytycznych aspektów, którymi można natychmiast zacząć zarządzać.

Aby zmaksymalizować produktywność, ważne jest, aby jednocześnie zarządzać wszystkimi czterema elementami i je optymalizować. To dlatego, że wszyscy pracują w symbiotycznej relacji ze sobą.

Tak więc za każdym razem, gdy masz problemy z wydajnością, możesz szybko rozwiązać problem, ustalając, który filar jest niezrównoważony. Na przykład, jeśli masz czas, energię i koncentrację, aby pracować nad projektem, ale nie wiesz, jak się do tego zabrać lub nie masz dostępu do kluczowych informacji, nie możesz osiągnąć szczytowej produktywności.

Dlatego możesz zacząć od budowania swojej wiedzy i uczenia się jak najwięcej o projekcie, aby zwiększyć swoją produktywność. Kiedy właściwie zarządzasz wszystkimi czterema, Twoja produktywność gwałtownie wzrośnie.

Przyjrzyjmy się każdemu filarowi bardziej szczegółowo, korzystając z narzędzi i technik, które pomogą Ci nimi zarządzać:

1. Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem to niewątpliwie jeden z podstawowych obszarów produktywności. Dzieje się tak, ponieważ w ciągu dnia masz niewiele czasu i ważne jest, abyś dobrze go spędził.

Ludzie pracują średnio 8 godzin dziennie. Chociaż często możesz narzekać, że nie masz wystarczająco dużo czasu, to jest to dość dużo czasu na wykonanie najważniejszych zadań. Jeśli określisz priorytety swoich zadań i dobrze je zaplanujesz, zobaczysz, że masz cały czas, aby być produktywnym.

Jak więc możesz to zrobić?

Możesz lepiej zarządzać swoim czasem, wykorzystując swój główny czas biologiczny lub chronotyplub przy użyciu metod zarządzania czasem, takich jak timeboxing i technika Pomodoro.

• Timeboxing: Pomysł z timeboxingiem polega na tym, że przeznaczasz pewną ilość czasu na pracę nad czymś. Następnie przestajesz pracować, gdy skończy się czas, nawet jeśli nie ukończyłeś zadania lub nie osiągnąłeś swoich kamieni milowych. To tylko technika, która pomoże ci pozostać na dobrej drodze i jak najlepiej wykorzystać swój czas.
• Technika Pomodoro: Technika Pomodoro składa się głównie z pracy w 25-minutowych fragmentach, po których następują szybkie 5-minutowe przerwy. Po każdych czterech cyklach robisz dłuższą przerwę 15-20 minut.

Techniki te to świetne sposoby, aby pozostać na dobrej drodze i możesz je zastosować niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy pracujesz w biurze. Musisz tylko znaleźć ten, który najlepiej Ci odpowiada. Możesz także użyć narzędzi do zarządzania czasem, takich jak Pomodone, Przełącz, lub Aktualny.

2. Energia

Energia jest kolejnym kluczowym filarem w strukturze produktywności, ponieważ może pomóc lub utrudnić wydajność w zależności od tego, jak dobrze nią zarządzasz.

Często może się okazać, że nie pracujesz z maksymalną wydajnością, co może wpłynąć na Twoją produktywność. Dzieje się tak, ponieważ nawet jeśli potrafisz efektywnie zarządzać swoim czasem, nie będziesz w stanie wiele zrobić, gdy będziesz wyczerpany. I odwrotnie, im więcej masz energii, tym mniej czasu będziesz potrzebować, aby osiągnąć wspaniałe rezultaty.

Możesz lepiej zarządzać poziomem energii, rozumiejąc, co je drenuje lub wzmacnia. Zrozumienie tych czynników da ci przewagę w planowaniu dnia i efektywniejszym zarządzaniu czasem.

Przyjrzyjmy się więc sposobom na zwiększenie energii:

• Korzystaj z aplikacji do zarządzania snem: Wystarczająca jakość snu jest ściśle związana z wysokim poziomem energii. Powinieneś dążyć do co najmniej 7 godzin snu każdej nocy i upewnić się, że środowisko snu sprzyja wysokiej jakości odpoczynkowi. Możesz skorzystać z rozwiązań cyfrowych, takich jak Śpij jak Android, Noisli, lub pzizz.

• Odpowiednie odżywianie: Pozyskiwanie wystarczającej ilości składników odżywczych z pożywienia to kolejny doskonały sposób na zwiększenie poziomu energii w ciągu dnia. Jedzenie owoców, warzyw i zdrowych przekąsek doda Ci energii do pracy na pełnych obrotach. Możesz użyć te aplikacje spożywcze ułatwiające zdrowe odżywianie.

• Ćwiczenie: Regularne treningi mogą pomóc w zwiększeniu poziomu energii. Co więcej, ćwiczenia również zmniejszają stres, zwiększają przepływ krwi do mózgu i poprawiają plastyczność mózgu. Co najważniejsze, jest to świetny sposób na utrzymanie energii przez cały dzień. Jeśli szukasz praktycznego towarzysza fitness, na którym możesz polegać FitOn.

• Motywacja: Silna motywacja do tego, co robisz, to kolejny świetny sposób, aby poczuć energię i osiągnąć więcej. Kiedy zaczynasz dzień z wystarczającą motywacją, nic Cię nie powstrzyma, jeśli chodzi o produktywność. To powiedziawszy, będziesz musiał znajdź sposoby na zwiększenie motywacji do robienia więcej.

3. Stężenie

Załóżmy więc, że masz wystarczająco dużo czasu i energii, ale jesteś bombardowany rozpraszaniem i przerywaniem. Cóż, jasne jest, że odbije się to na Twojej produktywności.

Koncentracja jest trzecim filarem produktywności i odnosi się do Twojej zdolności do skupienia się na tym, co robisz w danym momencie, bez padania ofiarą rozproszenia.

Według badanie z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine potrzeba średnio 23 minut, aby ktoś odzyskał równowagę i mógł produktywnie wrócić do pracy. Kiedy o Twoją uwagę walczy wiele zadań, skoncentrowanie się na tym, co robisz, może okazać się niezwykle trudne.

Jak więc możesz poprawić swoją koncentrację?

• Unikaj wielozadaniowości: Wielozadaniowość od dawna jest odradzana z wielu powodów. Zaburza koncentrację, ogranicza zdolność dobrego zarządzania czasem i powoduje stres. Kiedy masz dużo na głowie, ważne jest, aby znaleźć sposoby, aby Twoja praca była łatwiejsza w zarządzaniu, na przykład opanowanie jednozadaniowości w celu poprawy produktywności.

• Ćwicz uważność: Ćwiczenie uważności pozwala ci pozostać obecnym w chwili. Oznacza to, że jesteś w stanie wyeliminować rozpraszacze i skupić się na zadaniu. Uważność też może ci pomóc unikaj przełączania kontekstu, co ułatwi Ci poprawę koncentracji. Możesz użyć narzędzi takich jak Zegar statystyk lub Przestrzeń nad głową.

• Popraw swoje środowisko pracy: Istnieje kilka sposobów na ulepszenie środowiska pracy, aby czerpać korzyści z lepszej koncentracji. Po pierwsze, upewnij się, że pracujesz w cichym otoczeniu. Istotne jest również ograniczenie wyskakujących okienek z powiadomieniami i uporządkowanie stacji roboczej.

Wreszcie, możesz rozważyć używanie aplikacji do unikania rozpraszania uwagi, takich jak Wzmacniacz ostrości oraz Wolność.

4. Wiedza, umiejętności

Nasza zdolność do wykonywania zadań jest napędzana energią, ale wiedza mówi nam, jak z niej korzystać. Będziesz mieć trudności z wykonaniem zadania, nie wiedząc, jak to zrobić lub nie wiedząc, jakich narzędzi użyć.

Dzieje się tak, ponieważ istnieje wiele sposobów na osiągnięcie tego samego wyniku lub wykonanie zadania. Na przykład przycięcie podwórka za pomocą nożyc do trawy zajęłoby więcej czasu i energii niż przy użyciu kosiarki.

Dlatego niezbędne jest poznanie najlepszych praktyk i narzędzi do wszystkiego, co musisz osiągnąć. To powiedziawszy, możesz rzucić sobie wyzwanie, aby stale sprawdzać, jak wykonujesz swoją pracę i jak możesz to robić wydajniej.

Istnieje wiele sposobów na poszerzenie wiedzy zawodowej. Jeśli napotkasz szczególnie trudne zadanie lub nowy projekt, poszukaj samouczków, przewodników i odpowiednich narzędzi na platformach takich jak YouTube lub odpowiednich forach internetowych, społecznościach i witrynach internetowych.

Możesz także zapisać się na kurs online za pośrednictwem witryn takich jak Coursera, Udostępnianie umiejętności, oraz Udemy dopracować swoje umiejętności. Tworzenie wewnętrznej wiki w Twojej organizacji może być również świetnym sposobem na zapewnienie lepszego dostępu do informacji.

Osiągnij szczytową produktywność dzięki TECK Framework

Zarządzając tymi czterema filarami i optymalizując je, będziesz na najlepszej drodze do zwiększenia produktywności. Są szanse, że w niektórych obszarach będziesz naturalnie wyróżniał się i walczył z innymi.

Po zidentyfikowaniu swojego najsłabszego filaru możesz wykorzystać powyższe strategie i narzędzia, aby go wzmocnić. A kiedy wszystkie będą silne, będą ze sobą współpracować i sprawią, że Twój przepływ pracy będzie znacznie bardziej produktywny.

5 sposobów na zwiększenie produktywności i zrobienie więcej w krótszym czasie

Chcesz zwiększyć swoją produktywność i zrobić więcej w krótszym czasie? Oto kilka skutecznych sposobów, z których możesz skorzystać.

Czytaj dalej

O autorze