5 korzyści, które pozwalają zaoszczędzić czas dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Praca zespołowa sprawia, że ​​marzenie działa — z wyjątkiem nieporozumień. Podczas omawiania nowego projektu nadmierna, niedostateczna komunikacja i nieporozumienia mogą zająć dużo czasu.

Prawdopodobnie spędziłeś trochę czasu szukając fragmentów informacji lub plików znajdujących się w naszych skrzynkach odbiorczych, komunikatorach internetowych lub karteczkach samoprzylepnych ze spotkań i rozmów telefonicznych.

Jeśli możesz się powiązać, możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez listę korzyści oszczędzających czas, jakie oferuje ten typ oprogramowania, z przykładami z ClickUp, Notion i Asana. Nawet jeśli pracujesz solo, możesz znaleźć coś na wynos.

1. Koniec z wysyłaniem i wyszukiwaniem przez e-maile

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz zrezygnować z wysyłania e-maili z zadaniami.

Zamiast tego możesz użyć kolumny cesjonariusza w swoim Kliknij w górę tablice projektowe. Dzięki temu możesz przypisać własność projektu komuś innemu.

Po dodaniu opisu projektu, terminu i wszelkich innych szczegółów, które chcesz uwzględnić, po prostu dodaj swojego współpracownika do tej kolumny, a otrzyma powiadomienie lub zobaczy je w swoich zadaniach lista.

Jeśli chcesz, aby więcej niż jedna osoba przejęła własność projektu, możesz włączyć kolumnę wielu cesjonariuszy za pomocą ClickApps ClickUp.

Możesz to włączyć podczas tworzenia swojego obszaru roboczego. Jeśli jednak chcesz dodać go później, przejdź do swojego awatara profilu w lewym dolnym rogu i kliknij go, aby znaleźć KliknijAplikacje w menu.

Stamtąd przewiń opcje, aby znaleźć Wielu cesjonariuszy, włącz go i zaznacz w obszarze roboczym, w którym chcesz go używać.

Kolumna cesjonariusza jest przeznaczona dla osób podejmujących działania w projekcie. Jeśli chcesz wysłać kogoś do projektu, dodaj go jako obserwatora, klikając symbol oka w prawym górnym rogu karty zadania.

Związane z: Pojęcie a Evernote: który jest odpowiedni dla Ciebie?

Teraz osoby, które przypisały zadanie i obserwatorzy, są na bieżąco z późniejszymi aktualizacjami, w tym osoba, która utworzyła zadanie — i nikt nie musi przewijać wiadomości e-mail o długości 50 wątków, aby uzyskać szczegółowe informacje.

2. Mniej niepotrzebnych spotkań

Jeśli kiedykolwiek słyszałeś, jak ktoś powiedział, że spotkanie mogło być e-mailem — może to być również strona w Notion.

Zamiast gromadzić się lub przeprowadzać burzę mózgów dla mniejszych projektów i pomysłów, utwórz nową stronę i współpracuj w niej.

Jeśli jesteś nowy w Notion, Zadania zespołowe szablon pozwoli Ci zacząć. Aby utworzyć nową stronę w widok tablicy tego szablonu, kliknij przycisk dodawania u dołu kolumny. Jeśli wolisz widok listy, po prostu dodaj nowy wiersz do swojej listy.

Przed dodaniem członków zespołu wypełnij właściwości, takie jak termin i priorytet, a także szczegóły i pomysły, które masz. Dołącz monit dla współpracowników o dodanie ich przemyśleń i sugestii, a następnie dodaj ich jako cesjonariuszy.

Możesz również nazwać tę właściwość kolegami z drużyny, jeśli wolisz coś bardziej neutralnego.

Przykładowy obraz wykorzystuje objaśnienie, aby wyróżnić cel strony. Poniżej każdy może dodawać informacje za pomocą tekstu, nagłówków, obrazów, załączników, linków i wielu innych przydatnych poleceń.

Ponadto, jeśli Ty lub współpracownik przypadkowo usuniesz coś znaczącego, możesz wyświetlić poprzednie wersje strony, klikając ikonę zegara w prawym górnym rogu.

3. Nie ma potrzeby wielokrotnego wyjaśniania projektu

Nie potrzebujesz zbyt wielu kolumn ani właściwości, aby upewnić się, że szczegóły Twojego zadania są jasne i spójne. W rzeczywistości prawdopodobnie możesz ujść na sucho, używając tylko osoby przypisanej, terminu i priorytetu.

Związane z: Kreatywne sposoby na maksymalne wykorzystanie asan

Przed dodaniem współpracowników jako cesjonariuszy lub współpracowników do zadania w zarządzaniu projektami oprogramowania, wypełnij informacje w każdej kolumnie i otwórz kartę lub stronę zadania, aby wypełnić opis.

Oto, jak to wygląda przy użyciu prostego układu w darmowa wersja Asany.

Dzięki przejrzystemu układowi i etykietom każdy po dodaniu będzie wiedział, kto jest cesjonariuszem lub współpracownikiem. Oprócz szczegółów otrzymają również jasne instrukcje dotyczące terminu wykonania zadania, poziomu priorytetu zadania oraz projektu lub sekcji, do której zadanie ma wkład.

4. Unikasz odpowiedzi na to samo pytanie przy powtórce

Jeśli ktoś prosi o wyjaśnienie przez Slack lub e-mail, nie każdy ma dostęp do odpowiedzi. Jeśli zapytają w sekcji komentarzy do odpowiedniego zadania w oprogramowaniu do zarządzania projektami, wszyscy to zobaczą.

Oto przykład korzystania z ClickUp.

To, co jest doskonałe w komentarzach ClickUp, to to, że każdy z nich tworzy nowy wątek. Jeśli otrzymasz dwa pytania, możesz odpowiedzieć na nie osobno, wybierając Odpowiadać pod komentarzem. Możesz także przypisać kogoś do pytania, jeśli uważasz, że może mieć lepszą odpowiedź.

Publiczne pytanie i odpowiedź powinny zapobiegać pojawianiu się tych samych pytań. Ale jeśli ponownie otrzymasz pytanie i nie jest to szybka odpowiedź, możesz wskazać współpracownikowi właściwy kierunek, przypisując go również do odpowiedzi.

5. Znacznie mniej ścigania innych za ich pracę lub szukania plików

Ponieważ oprogramowanie do zarządzania projektami wspiera współpracę, masz mnóstwo narzędzi do komunikowania się ze współpracownikami. Jeśli chcesz szybko zaktualizować status, wystarczy oznaczyć je w komentarzu — w Notion. Możesz to zrobić za pomocą Na znaku (@) i wyświetlając ich nazwę w pasku wyszukiwania.

Nie musisz także przeszukiwać e-maili ani prosić współpracowników o przesłanie Ci dokumentu, ponieważ mogą dodać je bezpośrednio w kopii strony projektu. Jeśli jednak chcesz, aby dokumenty pojawiały się za każdym razem w tym samym miejscu, możesz dodać kolumnę dokumentu do swojego strona tablicy projektu.

Kolumna dokumentu działa cuda, jeśli masz kolegę z zespołu, który notorycznie prosi o ponowne przesłanie pliku za każdym razem, gdy straci z nim kontakt. Możesz uprzejmie powiedzieć im, że jest tam na tablicy projektu, jeśli znowu stracą z tym kontakt.

Zwiększ swoją produktywność dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Praca zespołowa jest fajna, zwłaszcza gdy projekt przebiega płynnie. Zarządzając swoimi zadaniami w oprogramowaniu do zarządzania projektami, możesz zmniejszyć tarcia i zaoszczędzić dużo czasu Tobie i Twoim współpracownikom, utrzymując wszystko w jednym miejscu.

Nawet jeśli pracujesz sam, nadal będziesz wiedzieć, gdzie znaleźć wszystkie potrzebne informacje i dokumenty. Wybór oprogramowania zależy od Ciebie. Dzięki wielu dostępnym doskonałym opcjom z dużym prawdopodobieństwem znajdziesz taką, która będzie działać dla Ciebie i Twojego zespołu.

Notion, ClickUp i Asana to świetny wybór, jeśli szukasz sugestii na początek.

ClickUp a Asana: co jest lepsze do zarządzania projektami?

Istnieje wiele opcji oprogramowania do zarządzania projektami, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci wybrać między Asaną a ClickUp.

Czytaj dalej

O autorze