5 najlepszych aplikacji, których możesz użyć do pisania skutecznych podsumowań spotkań

Czy kiedykolwiek czułeś się rozczarowany, ponieważ nie mogłeś zanotować ważnych szczegółów na spotkaniu? Może się to zdarzyć z kilku powodów, od bycia zbyt zajętym, przez rozpraszanie się współpracownikami lub brak narzędzi do pisania.

Posiadanie skutecznej aplikacji do pisania podsumowań spotkań pomaga z łatwością uchwycić istotne informacje na spotkaniu.

Czytaj dalej, ponieważ omawiamy wspólne funkcje, na które należy zwrócić uwagę w aplikacji do pisania podsumowań spotkań i identyfikujemy te najskuteczniejsze.

Funkcje aplikacji do pisania podsumowań spotkań

Głównym celem aplikacji podsumowującej spotkanie jest robienie notatek podczas spotkania za pomocą inteligentnych urządzeń. Po zakończeniu wydarzenia informacje są podsumowywane i przechowywane w urządzeniu, aby pomóc członkom zespołu nadążać za wszystkim, co omówiono lub uzgodniono.

Na przykład możesz przeprowadzić spotkanie inauguracyjne projektu i zapisz szczegóły spotkania za pomocą skutecznego narzędzia podsumowującego spotkanie. Większość z tych aplikacji ma pewne funkcje, dzięki którym dokumentacja jest łatwiejsza i bardziej dostępna. Funkcje te obejmują:

1. Dobry interfejs

Interfejs skutecznej aplikacji podsumowującej spotkania jest łatwo dostępny i nie jest skomplikowany. Posiadanie dobrych interfejsów promuje szybką nawigację zarówno dla ekspertów technicznych, jak i nietechnicznych. Ponieważ pisanie spotkań musi być szybkie, użytkownicy nie powinni tracić czasu na wyszukiwanie elementów w aplikacji.

Dobra aplikacja podsumowująca spotkania została zaprojektowana tak, aby umożliwić: organizować produktywne wirtualne spotkania i nadal zwracaj uwagę na wszystko, co omówiono.

2. Właściwe oznaczenie

Większość z tych aplikacji ma odpowiednie oznaczenie odpowiedzialności. Obejmują one tytuł spotkania, datę spotkania, program spotkania, czas trwania spotkania i miejsce spotkania. Te funkcje ułatwiają tworzenie dokumentacji nowych i istniejących spotkań w celu szybkiego odnalezienia.

3. Dodanie członków zespołu

Ponieważ zespoły współpracują ze sobą, efektywna aplikacja do pisania podsumowań spotkań umożliwia dodanie wielu użytkowników do wprowadzania danych. Każdy, kto ma dostęp do dokumentu, może w razie potrzeby wyświetlać, czytać i wprowadzać zmiany w spotkaniu. Takie funkcje zapobiegają konieczności drukowania wydruków ostatniego spotkania dla Twojego zespołu.

4. Integracja innych aplikacji

Inną funkcją niektórych z tych aplikacji jest ich integracja z innymi aplikacjami zwiększającymi produktywność. Możesz dodać aplikacje, takie jak Zoom, iCal, Kalendarz Google i kilka innych, aby służyć jako doskonałe narzędzie do przypomnienia lub harmonogramu spotkań lub zmiany harmonogramu.

5 aplikacji, których możesz użyć do napisania skutecznego podsumowania spotkania

Ludzki mózg może zapamiętać tylko tyle, zwłaszcza jeśli trzeba pomyśleć o kilku rzeczach. Korzystanie z odpowiedniej aplikacji podsumowującej spotkania zapewnia, że ​​żadne informacje nie zostaną pominięte ani zapomniane.

Teraz, gdy znasz już niektóre funkcje dostępne w aplikacjach podsumowujących spotkania, oto kilka, które możesz rozważyć.

Hiperkontekst został stworzony z myślą o współpracujących zespołach zaangażowanych w osiąganie wyznaczonych celów poprzez skuteczną komunikację podczas spotkań.

Dzięki Hypercontext możesz śledzić każdą minutę spotkania i przypisywać obowiązki członkom zespołu jako liderowi zespołu lub menedżerowi. Pomaga również w promowaniu zdrowych rozmów między Tobą a członkami Twojego zespołu, proponując różne pytania związane z programem spotkania.

Jeśli jesteś kierownikiem wyższego szczebla w swoim miejscu pracy, Hypercontext może pomóc Ci wypełnić lukę między Tobą a pracownikami, którzy nie mają do Ciebie bezpośredniego dostępu. Pomaga lepiej zrozumieć nowych i zdalnych pracowników w celu budowania produktywnych relacji roboczych.

Masz możliwość zintegrowania Hypercontext z innymi aplikacjami lub narzędziami, takimi jak Kalendarz Google, Slack, Microsoft Teams, Google Meet, Zapier i Outlook.

Cennik:

• Darmowy plan podstawowy.
• Wersja Pro, która kosztuje 5,60 USD za osobę miesięcznie za abonament roczny i 7 USD za miesięczną płatność.
• Wersja biznesowa, która kosztuje 8,80 USD za osobę miesięcznie za abonament roczny i 11 USD za miesięczną opłatę.

Beenote to oprogramowanie do zarządzania spotkaniami stworzone z myślą o dyrektorach, kierownikach projektów i członkach zarządu. Umożliwia dokumentowanie różnych faz spotkań. Obejmuje to etap inicjacji planowania, działania i działań następczych.

Aplikacja Beenote umożliwia zainicjowanie aktywnej współpracy między Tobą a uczestnikami (pracownikami) bez fizycznego kontaktu. Umożliwia także zapisywanie wspólnych notatek, decyzji i zadań podczas spotkania, które zostaną automatycznie połączone z protokołem spotkania.

Możesz skutecznie monitorować postępy członków zespołu podczas projektu pod kątem odpowiedzialności.

Cennik:

• Płatność Beenote zależy od liczby użytkowników.
• Płatność jest naliczana co miesiąc, ale z fakturą roczną.
• Każdy pakiet ma bezpłatny okres próbny.

nTask to wydajna aplikacja do zarządzania projektami z licznymi funkcjami zarządzania zespołem, w tym zarządzanie spotkaniami, zarządzanie zadaniami, zarządzanie ryzykiem, śledzenie czasu i śledzenie problemów.

Dzięki nTask możesz planować i zarządzać spotkaniami ze swoim zespołem w podróży, bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Możesz ustalać plan spotkania, rejestrować punkty dyskusji, ustalać działania uzupełniające i przygotowywać spotkania cykliczne.

Związane z: Najlepsze funkcje nTask do bezproblemowego zarządzania projektami

Podczas procesu nagrywania umożliwia oszacowanie i weryfikację protokołu spotkania przed publikacją. Gwarantuje to, że Ty i Twój zespół znajdujecie się na tej samej stronie dotyczącej szczegółów spotkania.

Inną wyjątkową cechą nTask jest to, że daje Ci możliwość wysłania protokołu spotkania pocztą elektroniczną do uczestników lub członków zespołu, którzy nie są częścią tablic nTask.

Cennik:

• Ma podstawowy darmowy plan.
• Plan premium kosztuje 3 USD miesięcznie na użytkownika.
• Biznesplan jest dostępny za 8 USD miesięcznie na użytkownika.

Magic Minutes oferuje platformę, na której można sporządzać notatki ze spotkań, a także tworzyć zadania, które można przydzielić członkom zespołu z zaplanowanymi datami i wyjaśnieniami.

Możesz tworzyć agendy natychmiast lub ustawiać je z wyprzedzeniem, aby zagwarantować, że Twoje spotkania będą skoncentrowane bez rozpraszania uwagi. Możesz łatwo dodawać zdjęcia lub zrzuty ekranu do minut, aby wszystko było bardziej zrozumiałe — pomaga to w zademonstrowaniu swoich punktów i uchwyceniu momentów sesji tablicy.

Po spotkaniu zapis minut można wysłać członkom pocztą e-mail lub wyświetlić bezpośrednio na ich pulpicie nawigacyjnym podczas korzystania z Magic Minutes. Aby upewnić się, że cel spotkania jest pomysłowy, możesz umówić się na spotkanie uzupełniające. Proste dotknięcie przycisku aktywuje tę funkcję. Wszyscy członkowie zostaną zaproszeni, w razie potrzeby poprosisz również o raporty.

Cennik:

• Magic Minutes oferuje bezpłatny plan spotkań z uczestnikami. Mogą wyświetlać i wykonywać funkcje, ale nie mogą tworzyć ani prowadzić spotkań.
• Jego plan premium wynosi 12 GBP miesięcznie na użytkownika.
• Jego plan zespołowy to 6 GBP miesięcznie na użytkownika

To, co sprawia, że ​​Meeting Booster jest wyjątkowy, to centralizacja wszystkiego w protokołach ze spotkania. Oferuje funkcje wyszukiwania i scalania, które umożliwiają wyszukiwanie określonych protokołów ze spotkań i wybieranie tematów, notatek lub zadań. Wyniki można następnie połączyć w jeden skonsolidowany dokument. To sprawia, że ​​proces oceny przebiega bez wysiłku i zwiększa efektywność Twoich spotkań.

Cennik:

• Oferuje bezpłatną wersję próbną. Użytkownicy mogą później wybrać płatną opcję.

Napisz skuteczne podsumowania spotkań w celach informacyjnych

Spotkania to krytyczne wydarzenia, podczas których podejmowane są ważne decyzje i wdrażane są plany. Należy zwrócić uwagę na omówione punkty w celach informacyjnych. W przeciwnym razie członkowie zespołu mogą w przyszłości oferować sprzeczne informacje lub pomysły.

Aby upewnić się, że spotkanie jest odpowiednio kontynuowane, najlepiej jest użyć odpowiedniej aplikacji podsumowującej spotkanie, aby skutecznie przechwytywać i podsumowywać istotne informacje.

7 najlepszych aplikacji AI Meeting Assistant, których powinieneś używać

Aplikacje asystentów spotkań mogą zautomatyzować zadania związane ze spotkaniami i usprawnić przepływy pracy. Oto niektóre z najlepszych, które powinieneś wypróbować.

Czytaj dalej

O autorze