Jak robić notatki podczas spotkań Zoom jak profesjonalista

Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie zespołowe, czy rozmowa telefoniczna z klientem, spotkania Zoom stały się istotną częścią życia każdego pracownika zdalnego. Jednak większość ludzi zapomina o dyskusji po zakończeniu spotkania. Niepamiętanie najważniejszych punktów spotkania może sprawić, że będziesz nieefektywny, co może prowadzić do nieproduktywności. Jak więc możesz być na bieżąco ze wszystkimi swoimi spotkaniami online?

Wprowadź notatki ze spotkania. Chociaż nie jest to nowa koncepcja, wiele osób nie ma odpowiedniego systemu robienia notatek, który pomógłby im nadążyć za rozmowami telefonicznymi. Ale jak robisz notatki podczas spotkań Zoom? Dowiedzmy Się.

Notatki ze spotkania a Minuty: jaka jest różnica?

Przez większość czasu ludzie zamiennie używają notatek ze spotkań i protokołów ze spotkań. Jednak nie są to te same rzeczy, a zrozumienie ich różnic może pomóc w zwiększeniu wydajności.

Notatki i protokoły to czynności, które rejestrują istotne punkty omawiane na spotkaniu, ale mają na celu różne rzeczy. Notatki ze spotkań to skrócone informacje o pomysłach, planach, celach, działaniach, terminach wspomnianych na spotkaniu. Możesz modyfikować treść w zależności od celu i intencji.

Z drugiej strony, protokoły posiedzeń są formalnymi szczegółami, które mogą służyć jako dokumentacja prawna posiedzeń, do wglądu audytorów i sądów. Zasadniczo protokoły zawierają informacje, takie jak uczestnicy spotkania i nieobecni, omawiane tematy, godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania, podjęte decyzje i inne. Minuty mają określoną strukturę, w przeciwieństwie do notatek, które można zmienić.

Związane z:Najlepsze szablony protokołów spotkań dla profesjonalistów

Jak robić notatki na spotkaniu Zoom

Oprócz użytku osobistego notatki ze spotkań mogą również służyć jako zasób, z którego mogą korzystać Twoi współpracownicy, zwłaszcza jeśli chcesz udostępnić swoje. Ponieważ mają wszystkie ważne informacje omówione na spotkaniu, może to pomóc w zwiększeniu produktywności Twojego zespołu.

Jednak notatki ze spotkania powinny mieć strukturę. W przeciwnym razie nikt ich nie zrozumie. Oto jak możesz robić notatki ze spotkań jak profesjonalista:

1. Zapoznaj się z podstawami robienia notatek

Podczas robienia notatek należy uwzględnić kilka tematów. Poniżej znajdują się rzeczy, które powinieneś uwzględnić:

WSTĘPNE SPOTKANIE: Przed rozpoczęciem spotkania zapisz szczegóły, które są już dla Ciebie dostępne, abyś nie tracił czasu. Oto one:

• Data i godzina: Pomoże Ci to dobrze uporządkować i uporządkować notatki.
• Uczestnicy i rodzaj spotkania: Czy to rozmowa z klientem, czy spotkanie zespołu? Kto w nim uczestniczył?
• Porządek obrad: Podsumowanie tematu spotkania.
• Pomysły: Czy masz coś, czym chciałbyś się podzielić podczas spotkania? Zapisz je, aby ich nie zapomnieć.

PODCZAS SPOTKANIA: Po rozpoczęciu spotkania możesz skoncentrować się na robieniu notatek na ważnych rzeczach wspomnianych podczas spotkania, takich jak:

• Przedmioty działania: Jeśli podczas spotkania omawiane są jakieś plany, zapisz je. Podaj wymienione szczegóły, takie jak zaangażowane osoby, przydział i obowiązki, harmonogram i termin.
• Fakty: Wszelkie ważne fakty podane podczas spotkania.
• Pytanie i odpowiedź: Nagrywaj pytania zadawane podczas spotkania i ich odpowiedzi, aby w razie potrzeby móc się do nich odnieść.

Związane z: Wskazówki dotyczące robienia lepszych notatek w programie Microsoft OneNote

2. Nie nagrywaj wszystkiego, co słyszysz

Robienie notatek nie polega na uchwyceniu wszystkiego, o czym wspomniano podczas Powiększ spotkanie. Zapisanie całego spotkania jest podejściem oldschoolowym; zawodowcy już tego nie robią. Jeśli spróbujesz starej metody, najprawdopodobniej się nie powiedzie. Dzieje się tak, ponieważ cały proces jest czasochłonny i niweczy główny cel robienia notatek. Wprowadzi również w błąd Ciebie lub każdego, kto go przeczyta, ponieważ będzie zawierał zbędne informacje, które są niepotrzebne.

Zamiast tego rejestruj tylko słowa kluczowe i działania. Zasadniczo chwytasz słowa kluczowe i tworzysz podsumowanie punktu i wszystkiego, co należy z tym zrobić. Możesz zapoznać się z podstawami robienia notatek, aby notatki były zwięzłe i łatwe do zrozumienia.

3. Utwórz szablon

Aby cały proces robienia notatek był szybszy, musisz stworzyć szablon. Oszczędza to czas na zastanawianie się, który szczegół i gdzie się znajduje. Jednocześnie nie musisz poświęcać więcej czasu na edycję go po spotkaniu, ponieważ jest już sformatowany.

Możesz utworzyć szablon, który odpowiada Twoim potrzebom, lub zastosować różne strategie sporządzania notatek. Na przykład możesz wypróbować metodę ćwiartek i podzielić notatki na cztery sekcje: pytania, zadania do wykonania, przydzielone i notatki. Jeśli jesteś osobą wizualną, mapa myśli może być idealnym szablonem.

Oprócz strategii możesz również użyć aplikacje do robienia notatek aby ułatwić Ci uporządkowanie wszystkiego. Niektóre aplikacje mają już gotowy szablon do użycia, więc nie musisz myśleć o jego tworzeniu lub znalezieniu.

Związane z: Czyste i proste aplikacje do robienia notatek, które działają w trybie offline

4. Określ swój cel

Jeśli chcesz odnieść sukces w pisaniu notatek ze spotkań Zoom, najważniejszą rzeczą, którą musisz wziąć pod uwagę, jest Twój cel. Zadaj sobie pytanie: dlaczego piszesz notatki? Czy chcesz to wykorzystać, aby być wydajnym i rozwijać swoją karierę? Czy piszesz notatki w ramach swojej pracy? Chcesz się nimi podzielić? Czy robisz to, aby być bardziej zorganizowanym? Co chcesz z tego wyciągnąć?

Zdefiniowanie celu związanego z robieniem notatek pozwala być bardziej zmotywowanym do robienia tego lepiej. Jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć, pisanie notatek ze spotkań staje się spacerkiem po parku, ponieważ lepiej zrozumiesz, jaki jest pożądany rezultat. Pamiętaj, że notatki ze spotkań powinny pomóc ci stać się lepszym w twojej karierze. To nie jest tylko coś, co robisz; może znacząco pomóc w rozwoju i stać się znacznie bardziej efektywnym w pracy.

Czy to praktyczne, aby zawsze robić notatki podczas spotkań Zoom?

Nie zawsze musisz robić notatki podczas spotkań. Musisz jednak nauczyć się oceniać znaczenie każdego odbieranego połączenia. Na przykład, jeśli jest to tylko połączenie wyrównawcze i nie wymieniono żadnych ważnych szczegółów, możesz pominąć notatki i skupić się na samym połączeniu.

Mimo to robienie notatek jest podstawową umiejętnością, której powinieneś się nauczyć, aby rozwijać swoją karierę. Oprócz poprawy wydajności może prowadzić do lepszej retencji, co może poprawić pamięć długotrwałą. Buduje również odpowiedzialność i zwiększa wydajność twoich kolegów z drużyny, pozwalając im stać się bardziej świadomymi tego, co mają robić. Na koniec nadaje kierunek, dzięki czemu wiesz, na czym skupić swoją uwagę.

Cyfrowe a cyfrowe Notatki papierowe: których należy użyć?

Twoje nawyki związane z robieniem notatek mogą być sercem Twojej produktywności. Czy lubisz korzystać ze starej szkoły z papierowymi notatkami lub wolisz cyfrowe aplikacje do robienia notatek?

Czytaj dalej

O autorze