Jak archiwizować elementy w Notion

Być może zauważyłeś, że Notion, w przeciwieństwie do niektórych innych programów do zarządzania projektami, nie ma opcji archiwizacji. Nie oznacza to jednak, że nie możesz tego zrobić.

W rzeczywistości istnieje wiele sposobów przechowywania poprzednich zadań i projektów bez konieczności przełączania się na inne oprogramowanie. W tym artykule przedstawimy trzy opcje, ale najpierw omówimy, dlaczego archiwizacja jest ważna.

Dlaczego warto archiwizować elementy w Notion

Niektórzy lubią minimalistyczne podejście do zarządzania projektami i zadaniami oraz usuwają elementy po ich zakończeniu. Inni lubią trzymać się notatek do każdego projektu, którego kiedykolwiek dotknęli.

Oba podejścia są w porządku. Jednak wielu prawdopodobnie zgodzi się, że łatwiej jest pracować z oprogramowaniem wolnym od bałaganu.

Z drugiej strony wyszukiwanie starych notatek projektu tylko po to, aby zdać sobie sprawę, że je usunąłeś, nigdy nie jest zabawne. Tutaj przydaje się archiwizacja.

Kiedy archiwizujesz element, pozbywasz się rzeczy, które nie są już aktualne, ale nadal masz do nich dostęp na wypadek, gdybyś ich później potrzebował.

Jeśli zastanawiasz się, dlaczego ktoś może chcieć zachować stare informacje, notatki i dane z poprzednich projektów mogą być niezwykle pomocne w planowaniu kolejnych projektów. Możesz również użyć go do rozwiązywania problemów, jeśli pojawi się problem lub udostępnić szczegóły innym osobom, które mogą później mieć pytania dotyczące procesu lub wyniku.

Związane z: Jak zacząć z Notion: podstawowe wskazówki i triki

Ponadto prowadzenie ewidencji swojej pracy może pomóc w innych obszarach, takich jak wyznaczanie celów, pisanie studiów przypadku lub przedstawianie swojej pracy w przeglądzie wyników.

1. Zarchiwizuj swoje przedmioty w Notion, usuwając

Jednym ze sposobów na zarchiwizowanie swoich przedmiotów w Pojęcie jest ich usunięcie. Chociaż może to brzmieć na stałe, wszystko, co usuniesz w aplikacji, trafia do kosza, zanim zdecydujesz się go na dobre pozbyć.

Aby znaleźć elementy w koszu, otwórz go, klikając ikonę w lewym dolnym rogu. Pojawi się panel, w którym możesz użyć paska wyszukiwania u góry lub przewinąć listę, aby znaleźć to, czego szukasz.

Pamiętaj, że ta metoda może działać lepiej dla kogoś, kto nie robi dużo archiwizacji.

Jedną z głównych wad tej metody jest to, że elementy i strony będą trudne do znalezienia, jeśli masz wiele o tej samej nazwie. Tam też dzieje się wszystko, a nie tylko ważne rzeczy, więc będziesz miał wiele do przejrzenia, jeśli nie pamiętasz dokładnie nazwy.

Co więcej, nie możesz zmienić ani uporządkować kosza na śmieci poza przełączaniem między wszystkie strony oraz na bieżącej stronie. Jest to jednak najszybszy sposób na archiwizację elementów, jeśli szukasz natychmiastowego rozwiązania.

Jeśli obawiasz się przypadkowego usunięcia wszystkiego z kosza, Notion umożliwia usunięcie tylko jednego elementu na raz. Dodatkowo pyta, czy jesteś pewien przed wykonaniem akcji.

2. Utwórz stronę archiwum ogólnego w Notion

Jeśli wolisz nie wysyłać swoich elementów do kosza, możesz utworzyć ogólną stronę archiwum, która będzie pełniła funkcję typu catch-all. To zachowa wszystko, co chcesz zachować na później, bez względu na temat.

Aby to zrobić, kliknij Nowa strona w lewym dolnym rogu i odpowiednio nazwij swoje archiwum. Następnie znajdź przedmiot lub stronę, którą chcesz tam wysłać, i wybierz trzy kropki, aby wyświetlić menu opcji.

Wybierać Przenieś do w menu opcji i wybierz stronę archiwum z listy. Przedmiot zniknie, a znajdziesz go teraz w swoim archiwum.

Ponieważ Notion nie umieszcza tych elementów za Ciebie, musisz je przeciągnąć i upuścić tam, gdzie chcesz. Aby szybciej znaleźć zarchiwizowane elementy, spróbuj umieścić kilka nagłówków na stronie i odpowiednio je uporządkować.

Jeśli to pomoże, możesz oznaczyć kolorami swoje tytuły i wymienione strony, aby znaleźć je jeszcze szybciej. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać jeden lub wielokrotność przytrzymując klawisz Shift, kliknąć prawym przyciskiem myszy, wybrać kolor i wybrać żądany odcień z listy.

Szerokie możliwości personalizacji Notion, między innymi powodów, niech będzie jednym z najlepszych. Pamiętaj, że nie ma dobra ani zła, jeśli chodzi o organizowanie Twojej strony, o ile działa to dla Ciebie.

3. Archiwizuj na stronie w Notion

Jeśli istnieje strona, z której korzystasz intensywnie, możesz utworzyć archiwum na stronie, które pomoże Ci śledzić stare elementy. W ten sposób możesz po prostu przeciągnąć i upuścić elementy, które chcesz zachować na później, a wszystkie będą związane z tym samym tematem.

Aby to zrobić, umieść kursor obok nazwy strony na pasku bocznym i wybierz ikonę plusa, aby szybko dodać nową stronę na dole bieżącej.

W przeciwnym razie możesz nacisnąć ukośnik na klawiaturze, aby wyświetlić polecenia i dodać nową stronę. Używanie poleceń przeniesie Cię bezpośrednio na nową stronę, więc możesz dodaj szablon lub zacznij go dostosowywać.

Teraz wszystko, co musisz zrobić, to przeciągnąć i upuścić elementy do archiwum, klikając je kursorem i przeciągając nad stronę archiwum. Będziesz wiedział, że wejdzie, gdy blok strony podświetli inny kolor.

Podobny do Przenieś do opcja, rzeczy, które przenosisz, nie będą w porządku, gdy je wrzucisz. Jednak szybko organizuje się elementy w nagłówkach, w których można grupować podobne projekty.

Związane z: Przydatne funkcje nawigacyjne w Notion, aby utrzymać porządek

Inne sugestie dotyczące uporządkowania starych danych mogą być alfabetyczne lub według dat. Możesz nawet spróbować posortować je w tabeli zamiast na liście. Wszystko sprowadza się do rodzaju danych, z którymi pracujesz i tego, co jest dla Ciebie najlepsze.

Zachowaj porządek w Notion dzięki archiwizacji

Teraz, gdy masz kilka opcji archiwizacji w Notion, nadszedł czas, aby zacząć sprzątać swoje strony lub przekopywać kosz w poszukiwaniu ważnych danych, które możesz chcieć przechowywać w innym miejscu. Ukrywając projekty i zadania, które nie są aktualnie istotne, będziesz w stanie szybciej znaleźć poszukiwane przedmioty, jednocześnie ograniczając rozpraszanie uwagi.

Notion to świetne miejsce do organizowania wszystkich osobistych i związanych z pracą zadań i projektów dzięki łatwemu dostosowywaniu i rozbudowanym funkcjom. Chociaż nie ma wbudowanego systemu archiwizacji, jego wszechstronność ułatwia tworzenie własnego obejścia.

100+ skrótów klawiaturowych Notion dla Windows i Mac

Notion to doskonałe miejsce do pracy typu „wszystko w jednym”. Dowiedz się, jak nawigować i używać go jak profesjonalista, korzystając z tych przydatnych skrótów klawiaturowych.

Czytaj dalej

O autorze