Jak korzystać z komunikacji tekstowej w celu poprawy wydajności pracy wirtualnej?

Wirtualne zespoły nie mają możliwości interakcji twarzą w twarz, jak ich odpowiedniki w biurze. Opierają się na różnych narzędziach do komunikowania się ze sobą ze swoich odległych lokalizacji.

Ze względu na różnice w lokalizacjach i strefach czasowych rozmowy telefoniczne nie zawsze są najlepsze. Wysyłanie SMS-ów jest lepszą alternatywą, ponieważ członkowie zespołu mogą wysyłać wiadomości w dowolnym momencie, nie przeszkadzając sobie nawzajem. Ale komunikacja wyłącznie tekstowa też nie jest idealna. Trafia w cel, jeśli nie bierze się pod uwagę pewnych czynników.

W tym artykule omówimy, w jaki sposób zespoły wirtualne mogą efektywniej wykorzystywać komunikację tekstową.

Jak SMS-y poprawiają umiejętności komunikacyjne

SMS-y wprowadzają inny nastrój do stołu komunikacyjnego. Istnieją dwa główne sposoby, w jakie komunikacja tekstowa poprawia komunikację. Przyjrzyjmy się im.

Istnieją dwa główne sposoby, w jakie komunikacja tekstowa poprawia komunikację.

1. Popraw umiejętności czytania i pisania

Używanie skrótów i emotikonów to trend w wysyłaniu SMS-ów, zwłaszcza w przypadku nieformalnych czatów. Ta metoda pisania SMS-ów odciąga Cię od używania poprawnego angielskiego.

Komunikując się ze swoim szefem, współpracownikiem lub partnerem biznesowym, nie komunikujesz się z nimi tak, jak z przyjaciółmi lub drugą połówką. Musisz pisać w poprawnym języku angielskim, co wymaga całkowitego ponownego przeczytania i przekształcenia. Pomaga to również zachować bardziej formalny ton w komunikacji.

2. Zachęcaj do jasnej komunikacji

Komunikacja tylko tekstowa tworzy również jasne umiejętności komunikacyjne. Komunikując się za pomocą tekstu, jesteś zmuszony trzymać się punktu komunikacji. Ponieważ twoja intencja dotyczy celów biznesowych, nie ma miejsca na wygórowane słowa lub zdania.

7 wskazówek dotyczących korzystania z komunikacji tekstowej w pracy wirtualnej

Ponieważ SMS-y są istotną częścią pracy zdalnej, ważne jest, aby zrozumieć, jak sprawić, by była jeszcze bardziej efektywna. Jeśli zrobisz to w niewłaściwy sposób, Twój zespół cierpi na przerwy w komunikacji, które zakłócają przepływ pracy. Oto kilka wskazówek, dzięki którym Twoje wiadomości będą proste i zrozumiałe.

1. Unikaj używania skrótów

Bez względu na to, jak blisko jesteś ze swoimi partnerami biznesowymi lub współpracownikami, komunikacja z nimi nie powinna być nieformalna. Używanie w wiadomościach zbędnych skrótów lub skrótów obrazuje nieprofesjonalne spojrzenie.

Nie musisz być bardzo sztywny w swoich wiadomościach, ale używanie skrótów takich jak „U” zamiast „Ty” w rozmowie związanej z pracą jest nieetyczne. Może to być poważnym problemem dla większości osób, które oczekują ujednoliconych i ustrukturyzowanych wiadomości tekstowych.

2. Używaj odpowiednio czapek

Duże litery są odpowiednie do określonych celów na piśmie. Używanie wielkich liter w całym zdaniu jest jednym z pułapek, których należy unikać podczas wysyłania SMS-ów. Ponieważ jesteśmy przyzwyczajeni do czytania tekstu małymi literami, nie jest łatwo czytać tekst w całości wielkimi literami.

Tekst pisany wielkimi literami nadaje również ostry ton Twojej wiadomości. Wygląda na to, że jesteś zły lub krzyczysz na słuchawkę. Jeśli masz publikować w mediach społecznościowych, pisanie tekstu wielkimi literami sprawia, że ​​wyglądasz na osobę poszukującą uwagi.

3. Zrób dobry czas

Komunikacja tekstowa daje Ci przywilej odpowiedzi na wiadomość w dogodnym dla Ciebie czasie. Nie powinno to jednak odbywać się kosztem odbiorcy.

Na przykład niewłaściwe jest wysyłanie wiadomości tekstowych w środku nocy lub we wczesnych godzinach porannych, chyba że wyraźnie powiedzą ci, że to nie problem. Nie powinieneś oczekiwać szybkiej odpowiedzi na tego rodzaju wiadomość. Wszystkie wiadomości związane z pracą najlepiej wysyłać w godzinach pracy.

4. Unikaj długich zdań

Najbardziej dobrze napisana gramatyka staje się nudna, jeśli jest zbyt długa i nie łamie akapitów. Rozpiętość uwagi ludzi może być mniejsza niż u złotej rybki. Obszerna wiadomość tekstowa może sprawić, że będą przeglądać treść zamiast ją czytać.

Przeglądanie może spowodować, że przegapią ważne szczegóły w wiadomości, zmieniając intencję nadawcy.

5. Używaj emotikonów tylko wtedy, gdy jest to konieczne

Emoji nie są złe. W rzeczywistości mają wpłynął pozytywnie na sposób, w jaki się komunikujemy. Emotikony pomagają trafnie wyrażać określone emocje.

Wysyłając tekst związany z pracą, nie musisz całkowicie eliminować używania emotikonów w swoim tekście. Zamiast tego powinieneś wiedzieć, kiedy warto z nich korzystać, aby nie wywołać złego wrażenia. Jeśli nie jesteś pewien, kiedy ich użyć, pomiń je.

6. Nie rób założeń

W SMS-ach istnieje tendencja do zakładania, kiedy i jak odbiorca zareaguje na Twoją wiadomość. Może to negatywnie wpłynąć na twój nastrój, ponieważ ich reakcja może być zupełnie inna.

Bez względu na to, jak późno odbierze odpowiedź, nigdy nie zakładaj, co myśli. Poczekaj, aż usłyszysz od nich. Możesz wysłać przypomnienie, jeśli jest pilne.

7. Sprawdź swoją wiadomość

Nie spiesz się z naciśnięciem „wyślij” bez korekty wiadomości. Bardzo łatwo jest nie zauważyć drobnych błędów w swoim zapisie, więc nie spiesz się, aby złapać i poprawić błędy ortograficzne i gramatyczne.

Rozwiązanie problemów spowodowanych przez źle napisany SMS, czat lub e-mail zajmuje więcej czasu niż prawidłowe za pierwszym razem. Masz dość ręcznego sprawdzania wiadomości? Gramatyka jest bardzo pomocny w tym zakresie.

3 najlepsze narzędzia do komunikacji tekstowej, których możesz użyć

Rosnąca popularność pracy zdalnej spowodowała wprowadzenie w ostatnich latach kilku narzędzi workflow. Niektóre z tych narzędzi świetnie sprawdzają się, dając wirtualnym zespołom możliwość rozwoju w pracy dzięki komunikacji tekstowej. Przyjrzyjmy się kilku z nich.

Przede wszystkim aplikacja do przesyłania wiadomości dla firm, Slack umożliwia członkom zespołu zebranie się pod jednym dachem w celu pracy. Oferuje możliwość komunikacji jeden na jednego między dwoma członkami, a także komunikacji grupowej z trzema lub więcej członkami.

Jeśli pracujesz nad projektami z kilkoma wybranymi, możesz ograniczyć komunikację w obrębie tych osób w dedykowanej przestrzeni zwanej kanałami. Członkowie w pokoju mogą swobodnie komunikować się, nie martwiąc się, że inni członkowie zespołu uzyskają dostęp do ich wiadomości.

Microsoft Teams to oparte na czacie narzędzie przepływu pracy do komunikacji biznesowej. Nadaje się dla zespołów wirtualnych, umożliwia członkom zespołu współpracę nad zadaniami z możliwością udostępniania plików roboczych i dokumentów.

Zaspokajając różne potrzeby komunikacyjne zespołów wirtualnych, członkowie zespołu mogą rozmawiać ze sobą indywidualnie, a także rozmawiać w grupie podczas współpracy nad projektami. Członkom zespołu można przyznać różne poziomy dostępu na podstawie ich zaangażowania w projekty.

Basecamp to narzędzie do komunikacji i przepływu pracy online. Dobry wybór dla zespołów wirtualnych, umożliwia współpracę zespołową przy użyciu komunikacji tekstowej.

Możesz delegować zadania konkretnym pracownikom i komunikować się z nimi indywidualnie. W tym samym duchu członkowie zespołu mogą współpracować przy zadaniach i otwarcie komunikować się ze wszystkimi w pętli tego, co się dzieje. Oferuje również przypomnienia o zadaniach, które motywują członków zespołu do dotrzymywania terminów.

Skoncentruj się na ważnych informacjach dzięki komunikacji tekstowej

Odbieranie wielu telefonów związanych z pracą pochłania więcej czasu niż myślisz. W końcu mówisz o bezproduktywnych rzeczach długo po przekazaniu wiadomości.

W przypadku komunikacji tekstowej piszesz tylko ważne szczegóły, które są potrzebne. Każdy otrzymuje informacje potrzebne do efektywnego wykonywania pracy. Jest mało miejsca na nieporozumienia lub nie ma go wcale, ponieważ słowa są wyraźnie napisane, aby wszyscy mogli je zobaczyć.

Zalety i wady korzystania z komunikacji tekstowej w wirtualnym miejscu pracy

Czy narzędzia komunikacji tekstowej są właściwym rozwiązaniem dla Twojego miejsca pracy? Oto kilka zalet i wad do rozważenia.

Czytaj dalej

O autorze