Zalety i wady korzystania z komunikacji tekstowej w wirtualnym miejscu pracy

Wysyłanie SMS-ów jest modne w interakcjach społecznych i stopniowo nabiera rozpędu w miejscu pracy. Zespoły wirtualne odchodzą od rozmów telefonicznych na rzecz komunikacji tekstowej w celu usprawnienia przepływu pracy. Ale czy osiągają pożądane rezultaty?

Istota komunikacji zostaje pokonana, jeśli wiadomości nie są skutecznie przekazywane. Jeśli zamierzasz przyjąć komunikację tekstową, musisz rozważyć zalety i wady, aby wiedzieć, w co się pakujesz.

Pod koniec dnia chcesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje potrzebne do rozwoju. Czytaj dalej, gdy omawiamy dynamikę komunikacji tekstowej między wirtualnymi zespołami.

Co to jest komunikacja tekstowa?

Komunikacja tekstowa to proces komunikowania się za pomocą słów pisanych za pomocą urządzenia mobilnego. Obejmuje wiadomości SMS, czaty WhatsApp i komunikację e-mail.

Skuteczna komunikacja zwiększa motywację i zaangażowanie pracowników. Są zainspirowani, aby dać z siebie wszystko w osiąganiu celów organizacyjnych. Jeśli wysyłanie SMS-ów wprawia ich w taki stan umysłu, jest to mile widziany rozwój.

Zalety komunikacji tekstowej w wirtualnym miejscu pracy

Popularność wirtualnego miejsca pracy wzrosła w ostatnich czasach wykładniczo. Organizacje nie skupiają się na fizycznej obecności członków zespołu w biurze, ale na ich zdolności do wykonywania pracy z dowolnego miejsca.

Oprócz różnych narzędzi komunikacji wewnętrznej do współpracy, używają komunikacji tekstowej, aby jak najlepiej wykorzystać swoje wirtualne zespoły.

Komunikacja tekstowa usprawnia przepływ pracy zespołów zdalnych w następujący sposób:

1. Zbuduj zaufanie

Zaufanie w miejscu pracy to podstawa. Ułatwia wydajność zespołu, tworząc sprzyjające środowisko do współpracy w wirtualnym miejscu pracy.

Wysyłanie wiadomości do kolegów pokazuje pewien poziom zaufania do ich oceny. Wskazuje również na twoją chęć szukania pomocy, dzielenia się opiniami i omawiania problemów ze współpracownikami.

Komunikacja tekstowa ma znaczący wpływ na wydajność zespołu. Można to uznać za gwóźdź, który łączy współpracę między Tobą a Twoim personelem.

2. Oszczędzaj koszty

Na całym świecie osoby prywatne i organizacje poszukują tańszych opcji ekonomicznych. Praca wirtualna może być uciążliwa ze względu na zobowiązania finansowe i brak odpowiedniego zarządzania czasem w codziennych czynnościach.

SMS-y są tanie. Gdy wysyłasz wiadomości tekstowe za pomocą aplikacji takich jak WhatsApp i SMS, aby przekazać wiadomości współpracownikom, dowiadujesz się, że jest to tańsze i zajmuje mniej czasu.

3. Stwórz wygodę

Elastyczny czas jest jednym z wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania zdalnymi zespołami. Wysyłanie SMS-ów daje ci rodzaj wolności, której nie daje dzwonienie. Pozwala odpowiadać na otrzymane wiadomości w najbardziej dogodnym dla Ciebie czasie.

W przypadku połączeń jesteś pod presją, aby odpowiadać w czasie rzeczywistym. Możesz nie dać najlepszej odpowiedzi. Z drugiej strony wysyłanie SMS-ów daje dużo czasu na przygotowanie przemyślanych odpowiedzi na otrzymane wiadomości.

4. Zapewnij prywatność i większą dostępność

Mimo, że praca szybko staje się sprawą wirtualną, musisz mieć pewność swojej prywatności. Komunikacja tekstowa gwarantuje, że Twoja prywatność nie zostanie naruszona.

Szum w tle zakłóca znaczenie wiadomości. Możesz nie słyszeć wyraźnie drugiej osoby lub przeoczyć kluczowe punkty jej wiadomości. Wysyłanie SMS-ów sprawia, że ​​hałas lub słaba jakość dźwięku nie mają znaczenia dla interakcji.

Jedną z istotnych zalet SMS-ów jest to, że są one dostępne dla osób niedosłyszących.

Związane z: Najlepsze narzędzia komunikacji wewnętrznej w Twoim miejscu pracy

Wady komunikacji tekstowej w wirtualnym miejscu pracy

Komunikacja tylko tekstowa nie jest bez obaw. Ponieważ korzystasz z omówionych powyżej korzyści, po drodze możesz napotkać kilka przeszkód. W przypadku niektórych organizacji te problemy są łamaniem umów, które sprawiają, że komunikacja wyłącznie tekstowa jest niekorzystna. Spójrzmy.

1. Słaba komunikacja

Personalizacja ma znaczenie podczas komunikacji, zwłaszcza ze współpracownikami. Wiele cyfrowych narzędzi pomaga wirtualnym zespołom pozostać w kontakcie. Jednak niektórym z tych narzędzi brakuje personalizacji tradycyjnych interakcji twarzą w twarz w miejscu pracy.

W komunikacji tekstowej brakuje mowy ciała, tonu i innych sygnałów niewerbalnych, na których możesz polegać, aby projekt zakończył się sukcesem. Brak tych elementów zwiększa prawdopodobieństwo błędnej interpretacji.

Ponadto wiadomo, że niektórzy ludzie są powściągliwi w korzystaniu z tekstowych kanałów cyfrowych ze względu na pozostawiane przez nie ślady. To sprawia, że ​​jest bardzo mało prawdopodobne, aby brali udział w spotkaniach lub swobodnie odpowiadali na teksty.

2. Mylna interpretacja

W przypadku wysyłania wiadomości tekstowych interpretacja wiadomości przez odbiorcę może różnić się od intencji nadawcy. Wiadomości mogą być łatwo źle zrozumiane lub wyrwane z kontekstu, ponieważ nadawca nie jest w stanie na miejscu wyjaśnić swojej intencji.

Przydzielając zadania w wirtualnym miejscu pracy, liderzy powinni pamiętać o pojawiających się negatywach, takich jak nieporozumienia, założenia i nietrafne wnioski. Kiedy członkowie zespołu czują się atakowani przez wysyłane do nich wiadomości, odpychają się w każdy możliwy sposób, co wpływa na ogólną wydajność.

3. Niechęć do działania

Etyka pracy różni się wśród członków zespołu. W wirtualnym miejscu pracy, w którym liderzy zespołów mają ograniczone możliwości egzekwowania instrukcji, niektórzy pracownicy mogą nie traktować poważnie komunikacji tekstowej. Ludzie mogą ignorować żądania wiadomości tekstowych lub opóźniać odpowiedzi w wirtualnym otoczeniu.

Zdefiniuj podstawę komunikacji między członkami zespołu. Ustaw limity czasu na odpowiedzi i odpowiedzi, aby wiadomości nie zalegały zbyt długo.

4. Konflikt preferencji pokoleniowych

Wykorzystanie samego tekstu jako środka komunikacji z wirtualnymi zespołami ujawnia lukę między sposobem, w jaki pokolenia wykorzystują różne narzędzia komunikacji. Podczas gdy starsze pokolenie może czuć się dobrze w komunikacji twarzą w twarz, milenialsi i pokolenie Z woleliby otrzymywać lub wysyłać wiadomości tekstowe. Różnica w preferencjach może utrudniać przepływ pracy.

Utrzymuj prostą komunikację tekstową

Wiele problemów związanych z wirtualnym miejscem pracy wynika z przeszkód komunikacyjnych spowodowanych przez zespoły pracujące w różnych lokalizacjach. Prowadzi to do niższych poziomów zaufania i wyższych poziomów konfliktów niż pracownicy pracujący razem.

Jako lider musisz zachować czujność przy ocenie pracy członków zespołu i dostarczaniu bieżących informacji zwrotnych w celu rozwiązania problemów. Świetnym sposobem na to jest opanowanie umiejętności komunikowania się tak prosto, jak to możliwe. Nie zostawiaj miejsca na nieporozumienia lub założenia podczas pisania SMS-ów. Powiedz to jak najdokładniej, aby każdy mógł otrzymać wiadomość bez zawracania sobie głowy.

7 wskazówek i narzędzi do komunikacji z klientami i zespołami w czasie rzeczywistym

Niezależnie od tego, czy jesteś pełnoetatowym, czy freelancerem, umiejętność komunikowania się w sprawach związanych z pracą pomaga zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Dowiedz się więcej!

Czytaj dalej

O autorze