10 najlepszych sposobów dla administratorów pakietu Office na maksymalne wykorzystanie Google Workspace

Specjalista ds. administracji musi radzić sobie z dużym obciążeniem pracą i wymagającymi harmonogramami. Jednak odpowiednie aplikacje mogą pomóc im zautomatyzować zadania i sprawić, że procesy będą płynne.

Jeśli korzystasz z Google Workspace w swojej organizacji, możesz używać jego narzędzi do wykonywania typowych obowiązków. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak administratorzy mogą korzystać z Google Workspace.

1. Planuj i organizuj imprezy zespołowe

Przed zorganizowaniem podróży dla współpracowników warto poznać ich preferencje dotyczące hotelu i lotu. Skorzystaj z Formularzy Google, aby przeprowadzić ankietę na temat wyboru lotu i hotelu przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Związane z: Formularze Google a Microsoft Forms: którego należy użyć?

Zarządzając wydarzeniami na wycieczkach dla zespołu, administratorzy mogą tworzyć grupową listę adresową w Gmailu, włączając wszystkich biorących udział w tym wydarzeniu. Oszczędzi im to wysyłania indywidualnych e-maili do każdego uczestnika. Wyślij jednego e-maila do grupy, a wszyscy członkowie otrzymają ważne aktualizacje.

Wielu administratorów musi pracować jako asystenci menedżera. Niezależnie od tego, czy musisz nosić tę czapkę przez ograniczony, czy nieokreślony czas, powinieneś to zrobić z pełnym poświęceniem.

Za pomocą narzędzi Google Workspace, takich jak Gmail, Kontakty i Kalendarz, możesz bezproblemowo korespondować w ich imieniu. Wszystko, co musisz zrobić, to mieć dostęp do swojego konta Google Workspace na swoim komputerze. Możesz też połączyć ich konto e-mail z Gmailem za pomocą protokołu IMAP.

3. Organizuj korespondencję za pomocą filtrowanej skrzynki odbiorczej

Codzienne otrzymywanie setek e-maili w skrzynce odbiorczej może być stresujące. Ale organizując swoją skrzynkę odbiorczą, możesz uporządkować sprawy. Gdy masz Gmaila w ramach Obszar roboczy Google, nie musisz używać żadnego innego klienta poczty e-mail.

Gmail umożliwia tworzenie etykiet dla różnych nadawców, dzięki czemu przychodzące e-maile trafiają do oddzielnych folderów. Możesz też ustawić Gmaila na automatyczne oznaczanie gwiazdką, przekazywanie dalej lub usuwanie określonych wiadomości e-mail, aby Twoja skrzynka odbiorcza była wolna od niepotrzebnych wiadomości e-mail.

4. Bezproblemowe zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą szablonów i podpisów

Wielokrotne wpisywanie tych samych wiadomości e-mail może być nudne i irytujące. Możesz tworzyć szablony dla najczęściej używanych wiadomości w Gmailu. Umożliwia utworzenie do 50 szablonów dla każdego konta, dzięki czemu zaoszczędzisz cenny czas.

Możesz również użyć tej funkcji szablonu, aby zapisać wiele podpisów. Tworząc wiadomość e-mail, wybierz odpowiedni szablon z odpowiednim podpisem w zależności od tego, kogo reprezentujesz.

5. Komunikuj się natychmiast z Google Chat

Niezależnie od tego, czy chcesz skontaktować się z szefem bez przeszkadzania mu przez telefon, czy chcesz porozmawiać z pracownikiem, natychmiastowy czat jest najlepszą opcją. Dzięki Czacie Google możesz zapytać ich o wszystko, a oni mogą natychmiast odpowiedzieć.

Chociaż ludzie mogą nie zawsze być w stanie odebrać telefon, mogą sprawdzić pytania, które zadałeś na czacie. Jeśli są zajęci, mogą wrócić do Ciebie w dogodnym dla nich czasie.

6. Utwórz listę rzeczy do zrobienia i otrzymuj powiadomienia

Tworzenie listy rzeczy do zrobienia dla ważnych zadań jest obowiązkowe, jeśli nie chcesz ich zapomnieć. Dzięki Google Workspace nie ma potrzeby używania oddzielnej aplikacji z listą rzeczy do zrobienia. Korzystając z Google Keep, możesz utworzyć listę zadań, które chcą wykonać. Mogą używać tego narzędzia online podczas spotkań do robienia notatek.

Związane z: Jak uporządkować swoje listy rzeczy do zrobienia za pomocą elementów akcji

Później administratorzy mogą również udostępniać dokument Keep innym odpowiednim stronom. Mogą używać Kalendarza Google i dodawać zadania jako zdarzenia, aby otrzymywać przypomnienia o zadaniach. Co więcej, ta aplikacja pozwala dostosować czas przypomnienia dla każdego zadania lub wydarzenia.

7. Koordynuj wnioski dotyczące obiektów

Jako administrator biura często trudno jest śledzić wszystkie wnioski dotyczące placówki składane przez pracowników. Korzystając z Formularzy Google, możesz zebrać wszystkie prośby w jednym miejscu. Utwórz formularz dla zgłoszeń serwisowych, takich jak konserwacja i catering.

Udostępnij go wszystkim pracownikom, a gdy ktoś go zapełni, szybko otrzymasz powiadomienie e-mail i adres. Możesz zapewnić dostęp do danych Formularzy innym pracownikom administracyjnym, aby wiele osób mogło przeglądać żądania w dogodnym dla nich czasie.

Administratorzy mogą zarządzać prośbami i śledzić wypełnione i oczekujące prośby za pomocą Arkuszy Google.

8. Dostęp do plików 24/7 z dowolnego miejsca

Jako administrator biura, Twoje obowiązki nie mogą być ograniczone do ustalonej godziny pracy. Twoja organizacja może chcieć, abyś natychmiast uzyskał dostęp lub udostępnił określony plik, nawet poza godzinami pracy. Dlatego nie można polegać na komputerach osobistych do przechowywania kluczowych dokumentów biurowych.

Używaj Dysku Google do przechowywania plików i dokumentów, aby mieć do nich dostęp zawsze i wszędzie. Umożliwia także udostępnianie dokumentów współpracownikom.

Niezależnie od tego, czy spóźnisz się do biura, czy potrzebujesz koordynować pracę z administratorami pracującymi na innej zmianie, korzystanie z dysku współdzielonego dla członków zespołu zapewni bezpieczny i bezproblemowy dostęp.

9. Natychmiastowe udostępnianie plików i współpraca

Chcesz od razu udostępnić dokumenty? Utwórz dokument i arkusz kalkulacyjny w Google Workspace i natychmiast udostępnij je dowolnej liczbie osób. Możesz przypisywać role podczas udostępniania, aby zapewnić bezpieczeństwo i integralność pliku.

Aplikacje takie jak Dokumenty Google i Arkusze Google pozwalają również komunikować się bezpośrednio z dokumentu. Jeśli chcesz, aby wielu administratorów pracowało nad plikiem w czasie rzeczywistym, nic nie może być lepsze niż aplikacje Dokumenty, Arkusze i Prezentacje w Google Workspace.

Te aplikacje obsługują pracę zespołową i pokazują, który członek zespołu wprowadził zmiany w dokumencie.

10. Koordynuj dostępność spotkań i szkoleń

Koordynacja dostępności pracowników na szkolenia i spotkania nie powinna już stanowić problemu. Kalendarz narzędzia Google Workspace pozwala dowiedzieć się, kiedy wszyscy są dostępni i zaplanować spotkania.

Administratorzy mogą nawet tworzyć osobne kalendarze dla wydarzeń, spotkań, szkoleń, wakacji dla zespołów. Dzięki temu pracownicy mogą również dostosowywać swoje osobiste harmonogramy zgodnie z wydarzeniami wymienionymi w kalendarzu.

Google Workspace dla administratorów pakietu Office

Obowiązkiem administratora biura jest koordynowanie i nadzorowanie wszystkiego, co dzieje się w organizacji. Chociaż obciążenie pracą często może mieć swoje konsekwencje, korzystanie z odpowiednich aplikacji może ułatwić administratorom wykonywanie zadań.

Firmy już korzystające z Google Workspace nie potrzebują dodatkowych narzędzi do wykonywania większości zadań administracyjnych. Teraz, gdy wiesz, jak korzystać z narzędzi Google Workspace, możesz zarządzać zespołami, nawet jeśli pracują z lokalizacji zdalnych.

10 najlepszych wskazówek, jak efektywnie zarządzać zdalnym zespołem

Trudno Ci zarządzać zespołem pracującym zdalnie? Wypróbuj te najlepsze wskazówki dotyczące zorganizowanego zdalnego zarządzania zespołem.

Czytaj dalej

O autorze