Jak przezwyciężyć przeciążenie współpracą w swoim miejscu pracy

Kiedy pojawia się nowy projekt, często zdarza się, że twój zespół spotyka się, aby omówić, jak najlepiej go rozwiązać. Jeśli zostanie to zrobione we właściwy sposób, może zdziałać cuda dla twojego wyjścia.

Jednak podczas gdy starasz się z całych sił czerpać korzyści z tego rodzaju pracy zespołowej, możesz nieumyślnie przeciążyć siebie i stworzyć problem zwany „przeciążeniem współpracą”.

W tym artykule omówimy wskazówki i narzędzia, których możesz użyć, aby uniknąć przeciążenia współpracą.

Co to jest przeciążenie współpracy?

Przeciążenie współpracą występuje, gdy ludzie tak często angażują się w kontakt ze współpracownikami, że utrudnia to produktywność i negatywnie wpływa na samopoczucie pracowników.

Może to być spowodowane kilkoma czynnikami, takimi jak zbyt wiele niepotrzebnych spotkań, nadmierne e-maile, dostęp do kilku cyfrowych narzędzia, zbyt wiele osób jednocześnie pracujących nad tym samym projektem lub być dostępnymi przez cały czas, aby odpowiadać współpracownikom zapytania.

Kiedy tak się dzieje, członkowie zespołu mogą zostać przytłoczeni i ugrzęznąć w zadaniach związanych z komunikacją i podejmowaniem decyzji.

Zwykle skutkuje to zmniejszoną wydajnością i produktywnością pracy. W niektórych przypadkach wszystkie te wspólne zadania stają się rozproszeniem, które uniemożliwia poszczególnym osobom wykonywanie pracy, którą muszą wykonać samodzielnie.

W końcu granice między pracą a życiem osobistym zacierają się, ponieważ pracownicy są zmuszani do zabierania niedokończonej pracy do domu, co prowadzi do wypalenia.

Niewłaściwe narzędzia mogą prowadzić do zamieszania, frustracji i przeciążenia współpracą. I odwrotnie, odpowiednie narzędzia mogą sprawić, że Twój zespół będzie bardziej wydajny i produktywny.

Pierwszym krokiem do przezwyciężenia przeciążenia współpracą jest wybór odpowiednich narzędzi do pracy. Nie wszystkie rozwiązania cyfrowe są sobie równe, a niektóre lepiej nadają się do konkretnych zadań niż inne.

Na przykład jest ich wiele powody, dla których warto używać narzędzi do współpracy zamiast poczty e-mail, w tym oszczędność czasu, lepszy dostęp do informacji i zwiększenie wydajności, żeby wymienić tylko kilka.

Mając to na uwadze, wybierając narzędzia do współpracy dla swojego zespołu, pamiętaj, aby wybrać przyjazne dla użytkownika narzędzia ułatwiające adopcję oraz umożliwiające integrację z innymi aplikacjami do współpracy płynnie.

Na przykład narzędzie do czatu zespołowego, takie jak Luźny może być świetny do wewnętrznej komunikacji między współpracownikami, podczas gdy narzędzie do zarządzania zadaniami, takie jak Asany może pomóc Ci śledzić, kto co robi i kiedy. Oba rozwiązania programowe łączą się ze sobą płynnie, co pozwala: unikaj zmiany kontekstu i popraw produktywność zespołu i współpracy.

2. Utwórz przejrzysty przepływ pracy

Niezbędne jest stworzenie prostego przepływu pracy, aby uniknąć zbyt wielu osób pracujących nad tym samym projektem. Dobrze zdefiniowany proces może zapobiec nieporozumieniom i zapewnić, że wszyscy znają swoją rolę i oczekiwania. Umożliwia to również pracownikom lepsze zarządzanie czasem poza pracą.

Asana doskonale nadaje się do tej pracy. Możesz łatwo tworzyć zadania od podstaw i przypisywać je członkom zespołu lub możesz wykorzystać jedno z jego licznych szablony.

Na przykład, jeśli Twój zespół często zajmuje się zapytaniami dotyczącymi obsługi klienta, opracuj szablon ich obsługi, tak aby każdy wykonywał ten sam proces za każdym razem. Pomoże to zmniejszyć zmęczenie podejmowaniem decyzji i poprawić jakość końcowego wyniku. Ponadto korzystaj z list kontrolnych, aby pomóc członkom zespołu w utrzymaniu porządku i organizacji, co zminimalizuje szanse na zapomnienie o zadaniach.

Przejrzysty przepływ pracy i dobrze zdefiniowane role są niezbędne, aby uniknąć przeciążenia współpracą. Dzięki odpowiednim narzędziom i zrozumieniu, jak najlepiej je wykorzystać, możesz zapewnić zespołowi wydajną współpracę bez poczucia przytłoczenia.

3. Utwórz centralne repozytorium danych

Jednym z praktycznych sposobów przezwyciężenia przeciążenia współpracą jest: zakładanie wewnętrznej wiki aby scentralizować wszystkie Twoje pliki i informacje. Ułatwi to osobom fizycznym dostęp do wszystkiego, czego potrzebują w jednym miejscu, bez za każdym razem odwracanie uwagi innych kolegów lub przechodzenie przez kilka platform, aby znaleźć to, kim są szukam.

Możesz to zrobić za pomocą narzędzia takiego jak Tettra. To narzędzie umożliwia szybkie i łatwe tworzenie, uzyskiwanie dostępu i udostępnianie stron zespołowi. Umożliwia także wielu użytkownikom jednoczesne dodawanie i dostęp do informacji oraz rozbudowaną funkcję wyszukiwania, która pozwala znaleźć to, czego szukasz.

Mając wszystkie istotne informacje w jednym miejscu, członkowie zespołu mogą łatwo znaleźć to, czego potrzebują, bez przeszukiwania wielu e-maili. Co więcej, integruje się z przestrzenią roboczą Slack, dzięki czemu zawsze masz pod ręką najbardziej aktualne informacje.

4. Skorzystaj z komunikacji asynchronicznej

Komunikacja asynchroniczna to świetny sposób na poprawę produktywności i zmniejszyć przeciążenie współpracy. Na przykład, zamiast prosić kogoś o natychmiastową odpowiedź przez e-mail lub wiadomość błyskawiczną, gdy potrzebujesz odpowiedzi tylko w późniejszym terminie, wyślij mu SMS-a i poproś o odpowiedź, gdy będzie miał czas.

Ten rodzaj komunikacji może być korzystny, jeśli godziny pracy Twojego kolegi nie pokrywają się z Twoim, na przykład pracując zdalnie w różnych strefach czasowych. Umożliwi to obu stronom wykonanie swojej pracy bez ciągłego przerywania sobie nawzajem, gdy nikt nie potrzebuje natychmiastowej odpowiedzi.

Korzystając z komunikacji asynchronicznej, możesz oszczędzić sobie otrzymywania niekończących się powiadomień o wiadomościach każdego dnia, jednocześnie utrzymując produktywne interakcje w zespole przez cały czas. Możesz posunąć się dalej, wykorzystanie cichych spotkań do bardziej angażującej współpracy.

5. Rozpoznaj efektywną współpracę

Chociaż możesz użyć powyższych technik, aby uniknąć przeciążenia współpracą, ważne jest, aby rozpoznać efektywną pracę zespołową, aby zachęcić i zmotywować pracowników do dalszej produktywnej współpracy.

Możesz to łatwo zrobić za pomocą narzędzi takich jak Premia które pozwalają menedżerom rozpoznawać pracowników za każdym razem, gdy robią wszystko, co w ich mocy, razem w ramach danego zadania. Bonusly integruje się ze Slackiem, umożliwiając częste i terminowe rozpoznawanie.

Efektywna współpraca jest w zasięgu

Współpraca może być w wielu przypadkach realnym rozwiązaniem, ale nadmierne poleganie na niej może być problematyczne. Przeciążenie współpracą może być prawdziwym wyzwaniem w miejscu pracy.

Jednak dzięki tym wskazówkom możesz pozbyć się niepotrzebnych zakłóceń, jednocześnie zachęcając do produktywnych interakcji w miejscu pracy. Rozpoznając oznaki przeciążenia współpracą i podejmując kroki w celu ich rozwiązania, możesz utrzymać harmonijną współpracę zespołu w celu osiągnięcia wspólnych celów.

6 najlepszych darmowych narzędzi do współpracy online do pracy w domu

Współpraca online z klientami i zespołami może być skomplikowana. Korzystaj z tych niezawodnych bezpłatnych narzędzi podczas pracy w domu.

Czytaj dalej

O autorze