5 skutecznych wskazówek dotyczących zarządzania nakładającymi się zadaniami

Spędziłeś tak dużo czasu pracując nad konkretnym zadaniem. Kiedy wykonujesz swoją pracę, odetchniesz z ulgą. Warto było poświęcić czas i wysiłek. Nie mógłbyś być bardziej zadowolony z wyniku.

Ale chwila dobrego samopoczucia jest krótkotrwała, gdy odkryjesz, że ktoś z Twojego zespołu właśnie zakończył pracę nad tym samym zadaniem. Robi się jeszcze gorzej, gdy zdajesz sobie sprawę, że twój kolega z drużyny również wykonał dobrą robotę. Masz przed sobą dwa wspaniałe dzieła, ale możesz użyć tylko jednego. Czas, wysiłek i zasoby poświęcone na jeden z nich to kompletna strata.

Czym są nakładające się zadania?

Nakładające się zadania to zadania, które są wykonywane w tym samym czasie lub sekwencyjnie. Zwykle występują, gdy więcej niż jedna osoba pracuje nad jednym projektem, tworząc wiele wersji, gdy potrzebna jest tylko jedna wersja.

Nakładanie się nie dotyczy wyłącznie zadań; pojawia się również w twoich harmonogramach. Możesz umówić się na dwa różne spotkania w tym samym czasie. I niestety nie można podzielić się na dwie osoby, aby jednocześnie przebywać w różnych miejscach. Musisz więc zrezygnować z jednego z wizyt.

Dlaczego zadania się nakładają?

Zadania domyślnie się nie nakładają. W twoich operacjach istnieją luki, które pozwalają na niezauważenie duplikacji. A dopóki nie zostaną rozwiązane, zadania będą się nakładać, powodując marnotrawstwo zasobów.

Przyjrzyjmy się kilku przyczynom nakładania się zadań.

1. Nieefektywny przepływ pracy

Jak przydzielasz zadania członkom zespołu? Jeśli nie masz odpowiedniej struktury delegowania zadań, istnieje szansa, że ​​to samo zadanie przydzielisz wielu osobom.

Krąg będzie kontynuowany, jeśli członkowie zespołu wybiorą zadania, nad którymi chcą pracować, bez sprawdzania krzyżowego, jeśli ktoś inny już pracuje nad tym samym projektem.

2. Brak współpracy zespołowej

Jako lider zespołu Twoim obowiązkiem jest budowanie ducha zespołu w zespole, aby członkowie mogli współpracować w celu osiągnięcia wspólnego celu.

Brak współpracy tworzy szare obszary. Wiele osób może niezależnie pracować nad pojedynczym zadaniem, nie zdając sobie z tego sprawy. Nawet jeśli współpracują przy kolejnych zadaniach, robią wszystko, co chcą, bez sprawdzania z innymi członkami zespołu.

3. Przeciążenie pracą

Wydajność i przeciążenie pracą nie mieszają się dobrze. Jeśli chcesz, aby pracownicy dawali Ci z siebie wszystko, unikaj przypisywania im zbyt dużej ilości pracy.

Kiedy zmęczenie pojawia się od przeciążenia pracąprzepływ pracy ma tendencję do zmiany. Zamiast postępować zgodnie z należytym procesem, aby upewnić się, że nie powielają zadania, przechodzą do następnego dostępnego.

5 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania nakładającymi się zadaniami

Posiadanie produktywnego zespołu to efektywne zarządzanie. Możesz mieć setki pracowników i nadal być nieproduktywnym, jeśli nie będziesz ich odpowiednio koordynować. Nakładające się zadania mogą zmniejszać wydajność, jeśli nie są sprawdzane.

Zobaczmy, jak się do tego zabrać.

1. Bądź otwarty na zadania

Jedną z podstawowych wartości najsilniejszych zespołów w miejscu pracy jest przejrzystość. Jeśli ufasz członkom swojego zespołu na tyle, aby z nimi pracować, powinieneś być otwarty na zadania, które mają wykonywać.

Każdy pracownik powinien mieć dostęp do informacji o pracy. Ułożenie wszystkich kart na stole informuje ich o zadaniach, nad którymi pracują i z kim pracują. W przypadku braku równowagi w wiedzy na temat pracy koledzy z zespołu mogą pracować nad tymi samymi zadaniami, nie zdając sobie z tego sprawy.

Ludzie mają możliwość szybszego wykonywania zadań, gdy mają o nich wcześniejszą wiedzę. Gdy istnieje równowaga w wiedzy, będzie mało miejsca na nakładanie się zadań lub wcale.

2. Mierz postęp

Czy jest lepszy sposób na poznanie, jak pracownicy wykonują zadania, niż mierzenie ich postępów? Jeśli delegujesz zadania i odchodzisz, nie zdziw się, jeśli nie zostaną wykonane na czas lub nie zostaną wykonane skutecznie.

Sprawdzając, jak przebiega praca, możesz zobaczyć, kiedy zadania są duplikowane. Odpowiednio wczesne wykrycie nadmiarowości pomaga zatrzymać ją, zanim zmarnuje się na nią czas i zasoby.

Ręczne śledzenie wydajności pracowników jest wymagające. Musisz porzucić własne obowiązki i uważnie monitorować każdy krok, jaki podejmują. Ale dzięki narzędziom workflow możesz zautomatyzować proces. W każdym momencie możesz zobaczyć, jak członkowie zespołu angażują się w swoje zadania. Narzędzia takie jak Asana pomoże Ci zwiększyć produktywność i zapobiegaj nakładaniu się zadań.

3. Pielęgnuj skuteczną komunikację

Skuteczna komunikacja zapewnia, że ​​komunikaty są przekazywane w sposób wyraźny, bez zakłóceń zmieniających znaczenia.

Nakładanie się zadań często występuje z powodu braku informacji lub nieporozumień. Kiedy pracownicy nie rozumieją jasno przekazanych im instrukcji, pracują w oparciu o to, co myślą, że powinni zrobić.

Kultywowanie skutecznej komunikacji to nie tylko słowa wypowiadane lub pisane. Wiąże się to również z zapewnieniem odpowiednie narzędzia do komunikacji. Instrukcje pracy powinny być przekazywane zespołowi szybko i bez opóźnień. Gdy pojawiają się nowe wydarzenia, natychmiast poinformuj o nich członków zespołu.

4. Mianowanie kierowników projektów

W zależności od wielkości Twojego zespołu, możesz potrzebować dodatkowych rąk do pomocy przy nadzorowaniu zadań.

Pilnowanie wszystkich nie jest możliwe, jeśli Twój zespół jest duży. Będziesz potrzebować kierowników projektów, którzy będą kontaktować się z pracownikami na poziomie indywidualnym. Kierownik projektu jest w pełni pochłonięty zadaniami, zwracając uwagę na to, co działa, a co nie.

Jeśli ktoś ma pytania dotyczące swoich zadań, z łatwością może zapytać przełożonego. Trudno jest zduplikować zadania na zegarku kierownika projektu, ponieważ jest on świadomy wszystkich aspektów projektu.

5. Zautomatyzuj przepływ pracy

Zadania są łatwiejsze do nakładania, gdy są zarządzane ręcznie. Bez względu na to, jak bardzo starasz się przypisywać zadania i zarządzać nimi, aby zapobiec duplikacjom, rzeczy mogą prześlizgnąć się przez szczeliny.

Przyjęcie narzędzi automatyzacji do delegowania zadań gwarantuje, że żadne pojedyncze zadanie nie zostanie podjęte dwukrotnie. Gdy członek zespołu nad nim pracuje, zadanie jest usuwane z listy.

Automatyzacja jest również skuteczna w przypadku zadań sekwencyjnych. System jest skonfigurowany w taki sposób, że wcześniejsze zadanie jest zakończone, zanim będziesz mógł przejść do następnego.

Niech każdy wysiłek się liczy

Konsekwencje nakładania się zadań są długoterminowe. Czas i zasoby poświęcone na powielanie wysiłków mogą z pozoru wydawać się nieistotne. Ale po skompilowaniu z biegiem czasu zdajesz sobie sprawę, że tak wiele straciłeś.

Posiadanie dwóch osób wykonujących świetną robotę w dwóch wersjach zadania, gdy wszystko, czego potrzebujesz, to jedna wersja, nie czyni żadnej z wersji lepszych. Druga osoba mogła włożyć cały ten wysiłek w inną czynność, aby dać ci dwie wspaniałe prace, które są przydatne.

Czym jest teoria przepływu? Jak to zastosować, aby poprawić swoją produktywność?

Chcesz być w strefie i poprawić swoją produktywność? Oto jak wykorzystać teorię przepływu, aby poprawić swoje zaangażowanie i przyjemność.

Czytaj dalej

O autorze