9 najlepszych porad dotyczących formatowania arkuszy Google do tworzenia profesjonalnie wyglądających arkuszy kalkulacyjnych

Jest tak wiele sposobów na to, aby Arkusze Google wyglądały pięknie, aby zachwycały wizualizacjami danych. Większość aplikacji do arkuszy kalkulacyjnych skupia się na części obliczeniowej, pozostawiając wizualizację i formatowanie danych użytkownikowi.

Dlatego jeśli nie sformatujesz dokładnie arkusza kalkulacyjnego, widzowie mogą uznać go za nudny, ponieważ proste i proste dane nie są interesujące. To samo dotyczy Arkuszy Google.

Oto kilka wskazówek dotyczących formatowania, których możesz użyć, aby zaprojektować arkusz Arkuszy Google, tak aby odbiorcy uznali go za profesjonalny i natychmiast go zrozumieli.

1. Wybierz odpowiednią czcionkę dla czytelności

Krój pisma ma kluczowe znaczenie dla arkusza roboczego, ponieważ zależy od niego czytelność, profesjonalny wygląd i długość komórki. Do Arkusze Google, nie możesz się pomylić, jeśli wybierzesz dowolną czcionkę bezszeryfową.

Czcionki bezszeryfowe zwiększają przejrzystość i estetykę arkusza roboczego. Musisz również ograniczyć użycie czcionek do maksymalnie dwóch różnych czcionek. Możesz zarezerwować jeden krój pisma dla tekstów nagłówka kolumny (Roboto), a drugi dla rzeczywistych danych (Roboto Mono) w wierszach.

Dla lepszego zrozumienia możesz użyj narzędzia do parowania czcionek Google.

2. Uwzględnij wystarczającą ilość białej przestrzeni

Ważne jest, aby pozostawić wystarczającą ilość pustego miejsca wokół tabel, wykresów, obrazów, rysunków i tabel przestawnych. Twoi odbiorcy będą preferować obfite białe miejsca w arkuszu. Spacja zwiększa czytelność tekstów i liczb w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym.

Możesz usunąć Linie siatki i używaj strategicznych Granice zgodnie z planem wizualizacji danych, ponieważ dodatkowo zwiększy to odstęp w arkuszu. Możesz także szukać zakresów, aby używać liczb całkowitych zamiast liczb dziesiętnych.

3. Postępuj zgodnie z jednolitym stylem wyrównania danych

Wyrównanie w poziomie odgrywa znaczącą rolę w prowadzeniu odbiorców przez dane. Jeśli użyjesz zbyt wielu odmian wyrównania, zwłaszcza w przypadku długich danych, odbiorcy będą mieli trudności z powiązaniem nagłówka i kolumny danych. Możesz przestrzegać tych podstawowych zasad:

1. Lewo Wyrównanie w poziomie dla kolumny danych zawierającej tekst lub elementy traktowane jako teksty.
2. Prawidłowy Wyrównanie w poziomie dla kolumny, która będzie zawierać liczby. Możesz to również zrobić dla liczb z ułamkami dziesiętnymi.
3. Nagłówki kolumn powinny mieć podobny Wyrównanie w poziomie jak kolumna pod nimi.

Możesz także użyć Zawijanie tekstu, aby odpowiednio zwizualizować długie teksty w kolumnach lub wierszach.

4. Użyj kontrastujących odcieni dla naprzemiennych rzędów

Odbiorcy z łatwością zrozumieją dane, jeśli wprowadzisz naprzemienny schemat kolorów dla każdego wiersza. Idealnie sprawdzają się kolory jasnoszary i biały lub jasnoniebieski i biały. Nie musisz tego robić ręcznie dla każdego rzędu.

Możesz użyć Naprzemienne kolory polecenie w Arkuszach Google. Uzyskać dostęp do Format na pasku narzędzi i wybierz Naprzemienne kolory aby aktywować funkcję. W panelu po prawej stronie możesz dostosować odcienie, kolor nagłówka, kolor stopki i tak dalej.

5. Zmień rozmiar linii siatki, aby zwiększyć czytelność

Arkusze Google oferują zorganizowaną strukturę dużych porcji danych, takich jak teksty, e-maile, adresy URL i dane liczbowe. Dlatego wielu specjalistów zajmujących się danymi używa Arkuszy do przechowywania lub prezentowania danych.

Jednak komórki Arkuszy Google domyślnie oferują przestrzeń do 100 × 21 pikseli. Nie oznacza to, że część długich SMS-ów lub e-maili będzie musiała pozostać ukryta. Możesz ręcznie dostosować szerokość i wysokość komórki. Możesz spróbować:

1. naciskać Ctrl + A aby wybrać cały arkusz.
2. Kliknij dwukrotnie granicę dwóch Litery kolumn. Na przykład między literami kolumny A i B.
3. Arkusz automatycznie dostosuje szerokość komórki w zależności od danych.
4. Możesz także kliknąć dwukrotnie granicę dwóch Wiersz liter aby automatycznie dostosować wysokość komórki.

6. Dodaj formatowanie warunkowe

Formatowanie warunkowe umożliwia automatyczne wyróżnianie danych i oszczędza czas na formatowanie ręczne. Jeśli dane w komórce spełniają dowolny wstępnie ustawiony warunek, Arkusze automatycznie sformatują zawartość tej komórki.

W menu formatowania warunkowego Arkuszy Google znajdziesz do 18 warunków. Ale możesz także utworzyć warunek niestandardowy. Kilka wstępnie zdefiniowanych warunków to: Tekst zawiera, Data jest, Większe niż, Mniejsze niż i tak dalej.

Powyższy obrazek pokazuje automatyczną identyfikację wyników poniżej 80% za pomocą Formatowanie warunkowe polecenie pod Format menu paska narzędzi Arkuszy Google.

Związane z: Szalone formuły Arkuszy Google, które są niezwykle przydatne

7. Użyj odpowiednich nagłówków dla tabel

Możesz sprawić, że Twoje tabele danych będą wyglądały profesjonalnie za pomocą odpowiednich nagłówków. Teksty nagłówków pomagają również odbiorcom we wstępnym zrozumieniu danych.

Możesz użyć pogrubionej czcionki w tekście nagłówka tabeli, gdzie wszystkie litery powinny być pisane wielkimi literami. Możesz używać wielkich liter dla nagłówków dodatkowych w tabeli, ale nie używaj a Pogrubiony grubość czcionki.

Jednostki miary napisz małymi literami i trzymaj je w nawiasach. Nie zapomnij dodać kontrastów Kolor wypełnienia oraz Kolor tekstu dla wiersza nagłówka.

Użyj Format farby polecenie, aby wyeksportować formatowanie do różnych nagłówków tabeli. Kliknij raz na Format farby zastosować formatowanie w jednej komórce lub w zakresie komórek.

8. Zablokuj wiersze i kolumny zgodnie z potrzebami

W przypadku długich i dużych zestawów danych przewijanie może stanowić problem. Ponieważ nagłówek się przewija, odbiorcy mogą wkrótce zapomnieć o nagłówkach kolumn. Aby pomóc widzom, możesz zamrozić określone kolumny i wiersze, aby nagłówki pozostały na swoim miejscu, i możesz łatwo przewijać długie zestawy danych.

Aby przypiąć zestaw wierszy lub kolumn, wypróbuj następujące rozwiązania:

1. Kliknij komórkę, w której chcesz zablokować wiersze i kolumny.
2. Następnie kliknij Pogląd na pasku narzędzi, a następnie najedź kursorem na Zamrażać.
3. Teraz wybierz liczbę rzędów do zamrożenia od góry.
4. Alternatywnie wybierz Do kolumny przypiąć kolumnę.

9. Twórz kolorowe wykresy

Po prostu wybierz zakres danych, które chcesz uwzględnić na wykresie i przejdź do Wstawić na pasku narzędzi. Teraz kliknij Wykres aby wstawić jeden automatycznie. Aby uzyskać lepszą widoczność, możesz spersonalizować kolory wykresu.

Kliknij dwukrotnie dowolne białe miejsce na wykresie, aby wyświetlić Edytor wykresów panel po prawej stronie. Teraz możesz spersonalizować wiele opcji, takich jak Styl wykresu, Seria, Legenda, i tak dalej.

Związane z: Jak zrobić mapę 3D w programie Excel

Arkusze kalkulacyjne nie muszą być nudne

Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami dotyczącymi stylu/formatowania, będziesz mógł szybko i łatwo dostosować swoje arkusze Arkuszy Google. Możesz też utworzyć pusty szablon z tymi pomysłami na formatowanie dla zwykłych zadań wykonywanych w Arkuszach.

Ponadto utwórz makra do stylizacji / formatowania i używaj ich za każdym razem, gdy tworzysz nowy arkusz w tym samym arkuszu.

Zalety i ograniczenia używania makr w Arkuszach Google

Poznaj zalety i wady makr Arkuszy Google, aby jak najlepiej je wykorzystać.

Czytaj dalej

O autorze