8 najlepszych sposobów korzystania z aplikacji Google Workspace do zarządzania projektami

Wiele organizacji korzysta z Google Workspace jako pakietu biurowego do współpracy. Nie są jednak świadomi, że te same aplikacje mogą być również przydatne do zarządzania projektami.

Korzystając z aplikacji Google Workspace, możesz w pełni je wykorzystać i pominąć potrzebę włączania dodatkowych narzędzi do zarządzania projektami. Z tego artykułu dowiesz się, jak w pełni wykorzystać aplikacje Google Workspace do zarządzania projektami.

1. Współpraca i śledzenie zadań projektowych

Większość projektów wymaga współpracy między członkami zespołu. Nawet jeśli masz rozproszony zespół pracujący nad projektem, w chmurze Aplikacje Google Workspace może pomóc w łatwej współpracy. Możesz użyć Arkuszy do planowania projektu i tworzenia wykresów Gantta do zarządzania zadaniami i terminami.

Członkowie zespołu muszą regularnie aktualizować swoje postępy w arkuszu kalkulacyjnym. Dzięki temu arkusz zawsze zawiera aktualne informacje. Może również pełnić funkcję narzędzia do śledzenia zadań lub czasu pracy zespołu.

Dzięki Kalendarzowi Google możesz dowiedzieć się o wolnych i zaangażowanych godzinach dla każdego członka zespołu. Udostępnianie notatek kolegom z zespołu i utrzymywanie porządku za pomocą Lista rzeczy do zrobienia jest to wykonalne w Google Keep.

2. Bezproblemowa komunikacja zespołowa

Nie trzeba dodawać, że Gmail jest jednym z najlepszych dostawców usług poczty e-mail na świecie. Jeśli korzystasz z Google Workspace, nie musisz zastanawiać się dwa razy nad zapewnieniem elastycznej i przejrzystej komunikacji między członkami zespołu. Gmail jest tutaj, aby ułatwić bezproblemową komunikację w zespole.

Możesz utworzyć listę e-mailową „Grupy” i dodać wszystkich członków zespołu w tej grupie. Następnie możesz używać tylko jednego adresu e-mail do udostępniania informacji, zasobów i aktualizacji całemu zespołowi.

Osoby pracujące nad wieloma projektami jednocześnie mogą oznaczać e-maile związane z różnymi projektami. W ten sposób wiadomości e-mail z różnymi etykietami będą przechowywane w osobnych folderach. Możesz także oznaczyć gwiazdką ważne e-maile, aby je szybko znaleźć.

3. Planowanie zasobów zespołu dla projektu

Menedżerowie projektów często mają trudności z przypisywaniem i planowaniem zadań członkom zespołu dla nowego projektu, podczas gdy inne projekty są w toku. Jeśli korzystają z Google Workspace, aplikacja Kalendarz może zaoferować proste rozwiązanie tego problemu.

Członkowie zespołu mogą oznaczać swoje zadania i harmonogramy we wspólnym kalendarzu. Dzięki temu każdy będzie wiedział, kto jest zajęty do której daty i odpowiednio przydzieli nowe zadania. Zespoły mogą go używać do monitorowania terminów i kamieni milowych oraz otrzymywania przypomnień.

Możesz tworzyć oddzielne kalendarze zespołu do śledzenia wakacji, spotkań i sesji szkoleniowych.

4. Udostępniaj i przechowuj dane cyfrowe

Współczesne projekty wymagają bezpiecznego przechowywania plików i dokumentów zawierających dane o znaczeniu krytycznym. Jednocześnie członkowie projektu powinni mieć do nich dostęp 24/7. Aplikacja Dysk Google służy do przechowywania wszystkich plików, dokumentów, obrazów i filmów związanych z projektami.

Ta aplikacja do przechowywania plików w chmurze może bezpiecznie przechowywać Twoje pliki. Jeśli wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w plikach, zostaną one natychmiast zsynchronizowane. W ten sposób każdy inny członek zespołu może uzyskać dostęp do zaktualizowanej zawartości.

Kontrola udostępniania i dostępu na Dysku Google sprawia, że ​​wspólna praca jest bezproblemowa. Na przykład możesz udostępnić klientowi kopię roboczą pliku do zatwierdzenia z uprawnieniami tylko do wyświetlania dokumentu.

Poza tym możesz tworzyć oddzielne dyski współdzielone dla różnych zespołów projektowych i udostępniać je im w celu szybkiego dostępu.

5. Twórz raporty i prezentacje

Szukasz narzędzia do tworzenia efektownych i wyjaśniających raportów? Czy chcesz uwzględnić w tych raportach różne wykresy i wykresy? Arkusze Google to aplikacja dla Ciebie. Pomaga udostępniać dowolne dane liczbowe w najbardziej odpowiednim stylu. Pozwala także na wspólną pracę nad raportem.

Prezentacja to kolejna ważna część projektów. ten Prezentacje Google to doskonałe narzędzie do tworzenia prezentacji w Google Workspace. Możesz go użyć do podzielenia się swoją wizją, opisania wydajności zespołu i wizualizacji ważnych danych.

Podczas pracy zdalnej można również udostępniać prezentacje Google Slides podczas wideokonferencji, korzystając z funkcji udostępniania ekranu w Google Meet.

6. Przyjmowanie projektu online

Witryny to aplikacja Google Workspace, za pomocą której tworzysz wysokiej jakości witryny bez znajomości programowania lub projektowania. Witryn Google możesz używać do realizacji projektu, wydarzenia lub zespołu.

Witryn Google możesz używać jako centrum do przechowywania wszystkich dokumentów, aktualizacji, osi czasu, kalendarzy i elementów dostarczanych. Umożliwi wszystkim członkom zespołu dostęp do wszystkich informacji związanych z projektem z jednego miejsca.

7. Spotkania i rozmowy zespołu

Zespoły pracujące nad projektem muszą być w stałym kontakcie. Oprócz e-maili mogą używać czatu Google Workspace do czatu, a aplikacji do rozmów wideo Google Meet do wirtualnych spotkań.

Oprócz bezpośrednich wiadomości do poszczególnych członków Czat Google obsługuje również rozmowy grupowe, dzięki czemu zespoły mogą płynnie współpracować z odległych miejsc. Korzystając z czatu, możesz także udostępniać pliki innym osobom i pracować nad zadaniem.

Google Meet obsługuje zarówno rozmowy głosowe, jak i wideo, dzięki czemu możesz łączyć się ze współpracownikami w dowolnym momencie. Zawsze możesz pracować nad dokumentem obok siebie podczas spotkania w Google Meet, co przenosi współpracę na wyższy poziom.

Podczas spotkania możesz także używać aplikacji Keep do robienia notatek i pisania protokołów. Możesz łatwo udostępniać te notatki i dołączać je do innych dokumentów.

8. Zarządzanie dokumentami i współpraca

Zespoły pracujące nad projektami muszą zarządzać licznymi dokumentami. Sytuacja staje się problematyczna, gdy muszą współpracować nad tymi dokumentami. Ręczna dystrybucja dokumentów i ich osobna edycja może utrudnić pracę zespołu i spowodować opóźnienia w projekcie.

Związane z: Powody, dla których projekty się opóźniają i jak ich uniknąć

Użytkownicy Google Workspace mogą wypróbować Dokumenty i Arkusze do zarządzania dokumentami. Wiele osób może uzyskiwać dostęp do tych dokumentów i jednocześnie nad nimi pracować. Bez względu na to, jakie zmiany wprowadzisz w dokumentach i arkuszach kalkulacyjnych, będą one widoczne w czasie rzeczywistym.

Możliwe jest również komentowanie i oferowanie opinii na temat tych samych dokumentów. Dzięki funkcji historii wersji możesz łatwo śledzić, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumentach.

Łatwe zarządzanie projektami dzięki Google Workspace

Przedsiębiorstwa często używają wielu aplikacji i narzędzi do zarządzania różnymi aspektami projektu. Jeśli korzystasz już z aplikacji Google Workspace, mogą one również pomóc w zarządzaniu projektami.

Teraz, gdy wiesz, jak używać aplikacji do zarządzania zadaniami związanymi z projektami, administracja projektami stanie się łatwiejsza. Istnieją jednak inni dostawcy obiektów przestrzeni roboczej oprócz Google, których możesz chcieć sprawdzić.

6 najlepszych obszarów roboczych, które nie pochodzą od Google ani Microsoft

Microsoft i Google nie są jedynymi firmami, które zapewniają wyposażenie pakietu przestrzeni roboczej. Oto niektóre z najlepszych alternatyw, które możesz sprawdzić!

Czytaj dalej

O autorze