Jak połączyć dane Excela z prezentacją PowerPoint

Zawsze chcesz mieć dostęp do najnowszych danych, gdy tworzysz prezentację. W ten sposób możesz upewnić się, że slajdy są dokładne i odzwierciedlają rzeczywistość na ziemi.

Jednak zdarzają się sytuacje, w których musisz utworzyć prezentację, ponieważ Twoi współpracownicy nadal kompilują dane. W jaki sposób możesz zapewnić, że wszelkie zmiany wprowadzone w bazie danych programu Excel zostaną odzwierciedlone w slajdzie programu PowerPoint?

Tutaj pojawia się funkcja Wklej link. Oto, jak z niego korzystać, aby mieć pewność, że w swojej prezentacji zawsze masz najnowsze informacje o bazie danych i wykresach.

Aby połączyć tabelę programu Excel z prezentacją, musi ona najpierw istnieć. Jeśli Twoi koledzy jeszcze jej nie utworzyli, możesz utworzyć tabelę zastępczą, którą możesz wybrać i skopiować, a następnie poprosić kolegów z zespołu o zaktualizowanie jej zawartości. Po dokonaniu wstępnych danych wykonaj czynności opisane poniżej.

1. Wybierz tabelę, którą chcesz skopiować do prezentacji.
2. Kliknij Kopiuj lub naciśnij klawisz kontrolny + C (Komenda + C dla użytkowników komputerów Mac).
instagram viewer
3. otwarty Microsoft PowerPoint.
4. Otwórz prezentację pliku, nad którą pracujesz, jeśli już ją masz; w przeciwnym razie kliknij Pusta prezentacja.
5. Na pustym slajdzie przejdź do Wstążka menu głównego.
6. Kliknij na strzałka w dół pod wklej ikonę.
7. Wybierać Wklej specjalnie…
8. W oknie Wklej specjalnie wybierz Wkleić link Przycisk radiowy.
9. Wybierać Obiekt arkusza Microsoft Excel.
10. naciskać ok.

Po zakończeniu zobaczysz tabelę skopiowaną z programu Excel w prezentacji PowerPoint.

Musisz jednak uzyskać dostęp do źródłowego pliku Excel, aby edytować zawartość lub formatowanie dodanej tabeli. Aby to zrobić, możesz otworzyć plik, w którym go zapisałeś; lub możesz dwukrotnie kliknąć tabelę, a plik źródłowy zostanie automatycznie otwarty.

Związane z: Jak uporządkować swoje arkusze kalkulacyjne w programie Excel

Tworzenie dynamicznego wykresu

Jednym z najłatwiejszych sposobów wizualizacji, porównywania i analizowania danych i trendów jest użycie wykresów. Jeśli jednak chcesz utworzyć wykres z utworzonej właśnie połączonej tabeli programu Excel, musisz najpierw zrobić to z jego pliku źródłowego. Po utworzeniu wykresu możesz go skopiować i połączyć z plikiem PowerPoint. Oto jak to zrobić.

1. Wybierz wykres utworzony w programie Excel.
2. Kliknij Kopiuj lub naciśnij klawisz kontrolny + C (Komenda + C dla użytkowników komputerów Mac).
3. otwarty Microsoft PowerPoint.
4. Przejdź do slajdu, na którym chcesz umieścić właśnie skopiowany wykres.
5. Na Domwstążka menu, Kliknij na strzałka w dół pod wklej ikonę.
6. w Opcje wklejania, możesz wybrać albo Użyj motywu docelowego i danych łącza (L) lub Zachowaj formatowanie źródła i dane łącza (F). To odpowiednio trzecia i czwarta ikona. Pierwsza opcja umożliwia użycie motywu używanego do prezentacji, a druga zachowuje wygląd i działanie źródłowego pliku Excel.
7. Po wklejeniu wykresu możesz go przesuwać zgodnie z własnymi potrzebami.

Związane z: Jak tworzyć zaawansowane wykresy i wykresy w programie Microsoft Excel

Aktualizacja wykresu

Niestety, jeśli musisz wprowadzić zmiany w wykresie, będziesz musiał otworzyć jego dane źródłowe w programie Excel. Jeśli masz dostęp do pliku Excel, możesz po prostu wprowadzać zmiany bezpośrednio i powinien on automatycznie odzwierciedlać wykres PowerPoint.

Jeśli nie masz otwartego pliku Excel, możesz kliknij prawym przyciskiem myszy na wykresie PowerPoint, a następnie wybierz Edytuj dane > Edytuj dane w Excelu w menu kontekstowym. Możesz także wybrać Edytuj dane > Edytuj dane aby otworzyć małe okno, jeśli potrzebujesz tylko dokonać drobnych zmian.

Jeśli wprowadzone zmiany nie zostaną automatycznie odzwierciedlone na wykresie programu PowerPoint, możesz go ręcznie zaktualizować. Aby to zrobić, kliknij swój wykres, przejdź do Wstążka menu Projekt wykresu, a następnie kliknij Odśwież dane. Spowoduje to pobranie najnowszych informacji z połączonego pliku Excel i zaktualizowanie informacji wyświetlanych na wykresie PowerPoint.

W przeciwieństwie do tabeli danych programu Excel wszelkie zmiany wprowadzone w projekcie wykresu w programie Excel nie będą miały wpływu na wykres w programie PowerPoint. Z tego powodu musisz sfinalizować projekt i działanie wykresu, z którego kopiujesz, w programie Excel przed skopiowaniem go do prezentacji.

Alternatywnie możesz niezależnie wprowadzać zmiany projektowe w wykresie PowerPoint. Oznacza to, że możesz zmienić wygląd wykresu prezentacji bez wpływu na wykres skopiowany z programu Excel.

Aby wprowadzić te zmiany, kliknij swój wykres, a następnie przejdź do Wstążka menu Projekt wykresu. Możesz wybrać, jak będzie wyglądać wykres pod Style wykresów. Jeśli uważasz, że obecny typ wykresu nie pasuje do Twojej prezentacji, możesz go nawet zmienić.

Kliknij Zmień typ wykresu aby otworzyć nowe okno. Stamtąd możesz wybrać dowolny typ wykresu w lewej kolumnie.

Związane z: Jak zrobić wykres liniowy w programie Excel

Czasami nie pamiętasz, czy tabele i wykresy w prezentacji są połączone z plikiem Excel. Może się też zdarzyć, że połączyłeś dane programu PowerPoint z arkuszem kalkulacyjnym, ale nie pamiętasz, gdzie je zapisałeś.

Możesz sprawdzić plik PowerPoint bezpośrednio, jeśli jest połączony z dowolnym plikiem i gdzie te pliki się znajdują. Aby to zrobić, kliknij Plik w wstążka menu. W otwartym menu pełnoekranowym przejdź do Informacje w lewej kolumnie.

Pod Informacje okno, na prawa ręka kolumna, przejdź do Powiązane dokumenty. Kliknij Otwórz lokalizację pliku aby zobaczyć, gdzie są zapisywane połączone pliki.

Jeśli przeniosłeś połączone pliki Excela, kliknij Edytuj łącza do plików. Pojawi się okno Łącza pokazujące każdy połączony obiekt i dołączoną do niego lokalizację pliku. Okno daje cztery możliwości:

• Aktualizuj teraz: Zaktualizuj dane obiektu do najnowszych zmian w podłączonym pliku.
• Otwarte źródło: otwiera połączony plik Excel.
• Zmień źródło…: Otwiera okno Eksploratora plików, aby zmienić połączony plik.
• Przerwij link: usuwa łącze z prezentacji.

Zawsze bądź na bieżąco

Ta fajna funkcja pojawiła się po raz pierwszy w pakiecie Microsoft Office 2010 i od tego czasu jest dostępna dla wszystkich użytkowników pakietu Office. Tak więc za każdym razem, gdy tworzysz prezentację opartą na niekompletnych danych, nie musisz już martwić się ręcznym aktualizowaniem jej w przyszłości.

Kopiując informacje z programu Excel, a następnie wklejając je do prezentacji jako element połączony, masz gwarancję, że najnowsze dane zostaną automatycznie zaktualizowane w pliku programu PowerPoint.

10 wskazówek PowerPointa dotyczących przygotowania profesjonalnej prezentacji

Skorzystaj z tych wskazówek programu Microsoft PowerPoint, aby uniknąć typowych błędów, utrzymać zaangażowanie odbiorców i stworzyć profesjonalną prezentację.

Czytaj dalej

O autorze