5 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania przestrzenią cyfrową w celu uzyskania większej wydajności

Witamy w erze cyfrowej, w której internet jest integralną częścią pracy. Możesz pracować i zarabiać na życie, korzystając z komputera, smartfona i połączenia internetowego.

Podłączone urządzenie zapewnia cyfrową przestrzeń roboczą, odpowiednik fizycznego środowiska pracy. Wyszukiwanie plików w dowolnym miejscu to strata czasu i spowalnia Twoją produktywność. Utrzymanie porządku w miejscu pracy usprawnia przepływ pracy.

W tym artykule dowiesz się, jak wykorzystać zorganizowaną przestrzeń cyfrową do wyższej wydajności.

Czym jest przestrzeń cyfrowa?

Przestrzeń cyfrowa to po prostu przestrzeń internetowa wykorzystywana do pracy. Odnosi się również do wszystkiego, co jest wyświetlane na ekranie komputera, telefonu lub dowolnego innego urządzenia cyfrowego. Nawet Twoje strony internetowe, filmy, zdjęcia itp. tworzą przestrzeń cyfrową.

Zbliżmy to do domu. Czytasz ten artykuł w przestrzeni cyfrowej. A to dlatego, że jest na urządzeniu cyfrowym.

Korzyści z zarządzania Twoją cyfrową przestrzenią

Przestrzeń cyfrowa jest częścią naszego życia osobistego i zawodowego. Czasami mamy kilka plików i wiadomości na naszych urządzeniach, radzenie sobie z nimi jest przytłaczające.

Możesz doświadczać stresu komputerowego i zrezygnuj z pracy, gdy informacje na ekranie są zbyt obszerne. Na dłuższą metę wpływa to na Twoją produktywność.

Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom płynącym z zarządzania przestrzenią cyfrową.

1. Poprawiona wydajność i produktywność

Udostępnianie dokumentów online ułatwia pracę grupową i współpracę, niezależnie od fizycznej lokalizacji uczestników. Ale staje się to szkodliwe, gdy zaśmiecasz ekran komputera tymi plikami.

Zarządzanie przestrzenią cyfrową jest nieocenione, jeśli: praca ze stanowiska domowego biura ponieważ jesteś bardziej podatny na zmęczenie. Łatwość znajdowania potrzebnych informacji w zorganizowanej przestrzeni cyfrowej zwiększa Twoją wydajność i produktywność. To jak jazda po wolnej drodze, na której żadne inne samochody nie przeszkadzają Ci w ruchu. Szybciej dotrzesz do celu.

Istnieją bezpłatne narzędzia, których możesz użyć do uporządkowania swojej przestrzeni cyfrowej. Narzędzia takie jak Dokumenty Google, Arkusze Google i Dysk Google ułatwiają przechowywanie dokumentów w chmurze. Możesz uzyskać do nich dostęp, kiedy tylko ich potrzebujesz, zamiast mieć je na ekranie komputera.

2. Czas wolny

Czas spędzony na przedzieraniu się przez zatłoczoną przestrzeń ekranu komputera można lepiej wykorzystać.

Ułatw sobie życie, używając odpowiednich narzędzi cyfrowych do zarządzania przestrzenią cyfrową. Niektóre z tych narzędzi są zautomatyzowane i wymagają niewielkiego lub żadnego nadzoru po ich skonfigurowaniu. Na przykład możesz zaplanować swoje posty w mediach społecznościowych i automatycznie je uruchomić.

Inicjatywy takie jak ta dają więcej czasu na robienie innych rzeczy. Oprócz większej ilości czasu na pracę, masz również wystarczająco dużo czasu na spotkania towarzyskie z przyjaciółmi i rodziną.

3. Utrzymuj koncentrację

Wiele osób ma zbyt wiele przedmiotów w swojej cyfrowej przestrzeni, ponieważ chcą wykonywać wiele zadań jednocześnie. Wierzą, że wielozadaniowość zwiększa ich produktywność, ale w rzeczywistości jest odwrotnie.

Wielozadaniowość spowalnia Twoją produktywność. Może się wydawać, że robisz więcej, ale w rzeczywistości robisz mniej.

Porządkowanie przestrzeni cyfrowej wymaga posiadania otwartych tylko plików lub stron internetowych, z którymi aktualnie pracujesz. Skupiasz się na nich, dopóki nie wykonasz zadania, zanim przejdziesz do następnego.

5 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania przestrzenią cyfrową

Istnieje tendencja do stresu związanego z zagraconą przestrzenią cyfrową. Tracisz motywację w połowie drogi do pracy. Prawdopodobnie myślisz, że jesteś leniwy, ale może tak nie być. Ludzki mózg nie funkcjonuje tak dobrze w zdezorganizowanym środowisku.

Jeśli chcesz zarządzać swoją przestrzenią cyfrową, pomocne będą poniższe wskazówki.

1. Twórz różne foldery do różnych celów

Podczas przeglądania Internetu możesz natknąć się na kilka materiałów pomocnych w Twojej pracy. Im więcej pobierasz tych elementów, tym bardziej zaśmiecone staje się Twoje urządzenie.

Dobrym sposobem na utrzymanie przestrzeni cyfrowej w czystości jest tworzenie folderów do zapisywania podobnych treści. Zamiast rozrzucać pojedyncze elementy wszędzie, masz tylko kilka folderów. Oszczędza to również stresu związanego z ogólnym wyszukiwaniem na urządzeniu w celu znalezienia pojedynczego elementu. Kiedy czegoś potrzebujesz, wiesz, gdzie to zdobyć.

2. Skorzystaj z opcji Ulubione

Opcja „ulubione” pomaga znaleźć aplikacje, foldery lub pliki, których częściej używasz na swoim urządzeniu.

Niektóre wyszukiwarki również korzystają z tej opcji, aby wyświetlać częściej odwiedzane witryny. Zamiast wpisywać je w całości, po prostu klikasz je na swojej stronie głównej.

3. Usuń treści, których już nie potrzebujesz

Nie ma sensu mieć na urządzeniu zdjęć, filmów, plików lub aplikacji, których już nie potrzebujesz. Przypomina to sprzątanie biura lub domu. Pozbywasz się starych i uszkodzonych przedmiotów.

Robiąc to, robisz miejsce na nowe rzeczy bez tworzenia bałaganu. Jeśli nalegasz na posiadanie zarówno starych, jak i nowych elementów na swoim urządzeniu, nie będziesz miał miejsca na oddech.

4. Utwórz kopię zapasową swoich danych

Zarządzanie przestrzenią cyfrową wiąże się z pozbyciem się nieistotnych plików lub dokumentów. W związku z tym możesz w dowolnym momencie zdecydować o sformatowaniu lub usunięciu plików na swoim urządzeniu. Ryzykujesz utratę ważnych informacji, jeśli nie wykonasz już ich kopii zapasowej.

Tworzenie kopii zapasowej danych przydaje się również w przypadku utraty urządzenia. Tworzenie kopii zapasowych w chmurze staje się jeszcze bardziej wartościowe, ponieważ w dowolnym momencie możesz uzyskać zdalny dostęp do swoich plików.

5. Utrzymuj swoją skrzynkę odbiorczą w czystości

Gdy do Twojej skrzynki odbiorczej trafia kilka wiadomości, łatwo jest ją zaśmiecać. Przeczytaj ważne wiadomości i usuń je, jeśli nie są już przydatne do umieszczania nowych wiadomości.

Gmail ułatwił użytkownikom zarządzanie skrzynką odbiorczą dzięki najnowszym aktualizacjom. Możesz wyciszyć lub wstrzymać wiadomości i e-maile, aby uniknąć rozpraszania się.

Czysta skrzynka odbiorcza poprawia wskaźnik odpowiedzi. Pomaga wyraźnie zobaczyć różne kategorie wiadomości. Możesz czytać nieprzeczytane wiadomości i odpowiadać na te, na które nie odpowiedziałeś.

Pracuj z łatwością w zorganizowanej przestrzeni cyfrowej

Spędzasz znacznie więcej czasu w swojej cyfrowej przestrzeni, niż myślisz. Mija kilka godzin, a ty nadal wykonujesz to samo zadanie. Bałagan w Twojej przestrzeni przyczynia się do wydłużenia czasu. Sekundy spędzone na nawigowaniu między folderami, plikami i kartami to w połączeniu bardzo długi czas.

Nie trzeba daleko szukać, aby dostrzec korzyści płynące z efektywnego zarządzania przestrzenią cyfrową. Wypróbuj sam. Utrzymuj swoją cyfrową przestrzeń w czystości podczas pracy na swoim urządzeniu, a zobaczysz różnicę. Nie tylko będziesz pracować szybciej, ale także będziesz swobodniej.

Czy Twój pulpit jest zagracony? Co to mówi o Twojej osobowości?

Zaśmiecony pulpit może wiele powiedzieć o Twojej osobowości. Dowiedz się, jakim jesteś typem osoby i czy jest to dla Ciebie dobre!

Czytaj dalej

O autorze