Jak szybko napisać skuteczny e-mail (4 narzędzia AI, których możesz użyć)

W przeciwieństwie do zwykłych wiadomości tekstowych pisanie e-maili jest inne. Ludzie często zastanawiają się nad tworzeniem wiadomości e-mail od zera. Zastanawiasz się, co uwzględnić, czego unikać, a Bóg wie, czy to, co obecnie piszesz, jest w ogóle słuszne?

Będąc usługodawcą, codziennie muszę pisać dziesiątki maili. A to sprawia, że ​​jestem idealną osobą do odpowiedzi na Twoje pytania.

Dzięki odpowiednim informacjom szybsze pisanie skutecznych wiadomości e-mail staje się tak proste, jak pisanie wiadomości w aplikacji do czatowania. Następnie możesz również użyć narzędzi AI, aby przyspieszyć ten proces. Oto jak.

10 wskazówek, jak szybciej pisać skuteczne e-maile

1. Traktuj wiersz tematu jako podsumowanie wiadomości e-mail

Kiedy musisz wysłać e-mail, pierwszą rzeczą, z którą musisz się uporać, jest: pisanie mocnego tematu. Jest to pierwsza rzecz, którą widzi Twój odbiorca, a każda wiadomość e-mail z kiepskim tematem lub bez wiersza tematu może zostać usunięta lub trafić do folderu spamu.

W związku z tym możesz potrzebować dodatkowej minuty, aby to przemyśleć i napisać. Najłatwiejszym sposobem, aby Twoje tematy nie były ogólne lub niejasne, jest traktowanie ich jako nagłówków. Wszystko, co musisz zrobić, to podsumować swój e-mail w zwięzły, ale informacyjny sposób.

2. Pozdrów ich

Po wierszu tematu musisz nadać ton swojemu e-mailowi ​​i zrobić wrażenie na odbiorcy. Powitanie ich, formalnie lub nieformalnie, to doskonały sposób na zrobienie tego. Jeśli jesteś zdezorientowany, wybierz formalny sposób.

Oto różne sposoby powitania odbiorców:

• Witaj: To jest dla bezpośrednich i przyjaznych rozmów.
• Cześć: To proste i uprzejme.
• Droga: To trochę nienaturalne, ale możesz go użyć podczas kontaktu z dyrektorem.

3. Dodaj zdanie otwierające

Po przywitaniu się z odbiorcą musisz poczuć swędzenie, aby porozmawiać o tym, o czym jest Twój e-mail, ale zatrzymaj się na chwilę. Zanim cokolwiek powiesz, napisz zdanie otwierające, aby rozpocząć e-mail z dobrym przepływem.

Jednym z najlepszych sposobów na to jest dodanie linii otwierającej.

Oto kilka przykładów, których możesz użyć bezpośrednio:

• Pozwól, że się przedstawię.
• Miło słyszeć od Ciebie.
• Mam nadzieję, że czujesz się dobrze.
• Kontaktuję się w sprawie ____
• Dziękuję za aktualizację.
• melduję się ____
• Gratulujemy (ostatniego osiągnięcia).

4. Przedstaw się

Jeśli wysyłasz do kogoś wiadomość e-mail po raz pierwszy, musisz się przedstawić, zanim zaczniesz mówić o czymkolwiek innym.

Mimo że ludzie zwykle rozmawiają godzinami, zaczynają się pocić, gdy zostaną poproszeni o przedstawienie się. Nie martw się. Nie musi tak być. Aby to ułatwić, użyj jednego z poniższych formatów.

• Nazywam się (Imię i nazwisko) i jestem (Twoja obecna rola).
• Nazywam się (Imię i nazwisko) i pracuję dla firmy (branży) o nazwie (Nazwa firmy).

Najlepszą praktyką jest zamieszczenie tylko jednego lub dwóch zdań o sobie i nic więcej.

5. Szybko dotrzyj do punktu

Najlepszym sposobem na upewnienie się, że e-mail jest wartościowy dla odbiorcy, jest szybkie dostarczenie wymaganych informacji. Innymi słowy, szybciej przejdź do sedna.

Przywitałeś się ze swoim odbiorcą, napisałeś pierwszą linijkę/przedstawiłeś się, teraz napisz, dlaczego do niego wysyłasz e-mail. Jeśli musisz omówić wiele rzeczy, ustal je priorytetowo i rozpocznij e-mail od najważniejszej rzeczy. Może to być odpowiedź na pytanie lub złożenie prośby.

Związane z: Hacki do Gmaila, które pomogą Ci zrobić więcej

6. Dołącz jeden wielki pomysł

Jeśli Twój e-mail okaże się nieco długi, weź wskazówkę ze zwykłego pisania treści i dodaj na końcu wniosek lub wielki pomysł.

Skoncentruje się na tym, co najważniejsze. Na przykład potrzebujesz najpierw czegoś zrobić lub potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi, aby kontynuować projekt itp. Możesz również dodać wniosek, mówiąc coś takiego: Głównym wnioskiem z naszej dyskusji jest [____].

7. Zachowaj zwięzłość

Przeciętny profesjonalista otrzymuje ponad sto e-maili dziennie. Oznacza to, że większość osób, z którymi się kontaktujesz, jest zajęta. Bez względu na to, jak bardzo mogą cię polubić, prawdopodobnie nie będą gotowi na żadne wędrówki. Dlatego postaraj się, aby e-maile były krótkie i słodkie.

Inną wadą długich e-maili jest to, że czasami stają się niejasne, odbiegają od głównego tematu, a nawet mogą powodować nieporozumienia.

8. Okazuj szacunek i hojność

Piękno pisania pełnych szacunku i uprzejmych e-maili polega na tym, że możesz się z kimś nie zgadzać, przedstawiać alternatywne opinie, a nawet prosić o przysługę, ale ich przeczytanie nadal będzie brzmieć dobrze.

Jeśli planujesz zrobić coś takiego w swoim e-mailu, rozważ najpierw podziękowanie odbiorcy lub pochwalenie jego pracy lub pomysłów. Następnie przedstaw swoją opinię bez bezpośredniego stwierdzenia, co zrobili, co było złe lub całkowicie błędne.

9. Dodaj zdanie zamykające

Twoja końcowa linia zależy od rodzaju odpowiedzi, której oczekujesz od osoby, do której wysyłasz e-maila. Możesz zdecydować się na zakończenie wiadomości e-mail oświadczeniem lub pytaniem zamkniętym, w zależności od kontekstu. Jednak za wszelką cenę unikaj zamykania pytaniem otwartym.

Dzieje się tak głównie dlatego, że oświadczenie i pytanie zamknięte nadają kierunek rozmowie, utrzymują porządek i zapewniają odpowiedź.

Jednak pytanie otwarte niepotrzebnie zwiększa wątek dyskusji. Dodatkowo, jeśli kontaktujesz się z kimś bardzo zajętym, Twój e-mail może zostać całkowicie zignorowany.

Oto przykład pytania zamkniętego.

Porozmawiajmy o tym dalej podczas rozmowy telefonicznej. Która godzina jest dla Ciebie najlepsza? [Czas 1] [Czas 2] [Czas 3]

Ułatwia to proces decyzyjny Twojemu odbiorcy.

Z drugiej strony oto przykład pytania otwartego.

Możemy omówić to dalej przez telefon. Więc kiedy jesteś wolny?

Wywiera to presję na odbiorcę, aby sprawdził swój kalendarz przed odpowiedzią, co utrudnia podjęcie działań.

Dodatkowo, dobrym pomysłem może być dodanie oświadczenia do wiadomości e-mail. Na przykład:

Czekamy na kontakt z Tobą/pracę z Tobą. Miłego dnia. Dziękuję Ci.

10. Wycofać się

Na koniec możesz zakończyć wiadomość e-mail dowolnym z tych zwrotów potwierdzających, w zależności od kontekstu wiadomości e-mail.

• Serdeczne pozdrowienia
• Pozdrowienia
• Z poważaniem
• To, co najlepsze
• Twoje zdrowie
• Wszystkiego najlepszego

Wszystkie te wskazówki wystarczą, aby pomóc Ci komponować i odpowiadaj na wszystkie e-maile we właściwy sposób.

Jeśli szukasz nowych projektów lub nowej pracy lub jeśli Twoja obecna praca wymaga wysyłania wielu e-maili dziennie, te narzędzia AI mogą być pomocne.

To narzędzie pomaga tworzyć niestandardowe wiersze otwarcia na podstawie danych z profilu Twoich odbiorców na LinkedIn. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać adres URL LinkedIn odbiorcy w narzędziu, a wyświetli on unikalne wiersze otwarcia na podstawie szczegółów jego profilu.

Narzędzie kosztuje 36 USD miesięcznie za maksymalnie 200 linii otwierających.

SmartWriter.ai pomaga zbierać dane z profilu publicznego odbiorcy i wiadomości, w których jest wspomniany. Pomaga tworzyć spersonalizowane e-maile dla osób, z którymi się kontaktujesz.

Możesz go używać do wysyłania zimnych e-maili lub wiadomości LinkedIn w celu uzyskania pomocy. Subskrypcja narzędzia zaczyna się od 49 USD miesięcznie.

Jeśli rozpoczynasz nowy biznes i potrzebujesz finansowania, Snazzy.ai może być dla Ciebie idealnym narzędziem. Pomaga w tworzeniu szablonów e-maili do prezentacji VC lub aniołów biznesu.

Ale najpierw musisz utworzyć konto na platformie. Aby rozpocząć wysyłanie e-maili, wprowadź odbiorców, do których kierujesz reklamy, słowa kluczowe, których szukasz, oraz opis swojej oferty. I zaoszczędzi Ci mnóstwo czasu, dostarczając spersonalizowaną pierwszą wersję roboczą.

Następnie możesz go nieco poprawić, aby zapewnić doskonałość. Subskrypcja zaczyna się od 25 USD miesięcznie.

To kolejne narzędzie AI, które pomoże Ci wymyślić idealny haczyk dla Twoich odbiorców. Aby rozpocząć korzystanie z Lyne.ai, wprowadź CSV potencjalnych klientów wraz z ich służbowymi adresami e-mail lub adresami URL profili LinkedIn.

Możesz również zdecydować, ile zdań chcesz napisać na początek, na przykład 1-2 zdania lub 3-4 zdania itp. Subskrypcja zaczyna się od 99 USD miesięcznie.

Pisanie e-maili nigdy nie było łatwiejsze

Jeśli kiedykolwiek zebranie wszystkich punktów w celu napisania dobrego e-maila było dla Ciebie trudne, Twoja walka kończy się dzisiaj.

Skorzystaj z tych wskazówek lub narzędzi, aby szybciej napisać kolejną skuteczną wiadomość e-mail!

4 najlepsze aplikacje pocztowe dla systemu Windows, o których nigdy nie słyszałeś

Wszyscy znamy klasyczne aplikacje poczty e-mail systemu Windows, z których każdy lubi korzystać, więc co powiesz na niektóre, o których nigdy wcześniej nie słyszałeś?

Czytaj dalej

O autorze