Jak napisać propozycję projektu

Możesz być pracownikiem, który chce, aby zarząd działał zgodnie z twoimi pomysłami, właścicielem małej firmy próbującym pomóc klientowi w określony sposób lub startupem, który chce pozyskać pieniądze od inwestorów.

Jedną rzeczą, którą musisz zrobić w tym procesie, jest napisanie propozycji projektu, aby uzyskać aprobatę dla lepszej sprawy. W ten sposób otrzymujesz niezbędne zasoby, narzędzia lub budżet, aby przekształcić swój pomysł w coś niezwykłego.

Więc zrozummy, jak napisać propozycję projektu, którą decydenci lubią i akceptują.

Jaki jest idealny format propozycji projektu?

Zanim przejdziemy do sedna pisania propozycji projektu, rzućmy najpierw trochę światła na jego definicję.

Dokument, którego używasz do zaproponowania projektu i wyjaśnienia jego celu, wyników oraz planu krok po kroku, aby osiągnąć ten cel, nazywa się propozycją projektu.

Oto format propozycji projektu, którego należy przestrzegać, przesyłając go do wyższych władz.

1. Okładka

Pierwszą rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest okładka do napisania tytułu projektu. Za nim znajduje się spis treści na następnej stronie, aby ułatwić przeglądanie dokumentu.

2. Podsumowanie wykonawcze

Drugą rzeczą dotyczącą propozycji projektu powinno być streszczenie. Powinieneś podać najważniejsze punkty, które kierownictwo chciałoby wiedzieć o twoim projekcie. Na przykład:

• Problem, który rozwiążesz.
• Twoje proponowane rozwiązanie tego problemu.
• Zarys twojego planu.
• Wynik tego projektu.

Następnie zakończ wszystko w podsumowaniu na końcu podsumowania.

3. Opis Projektu

Będzie to największa sekcja propozycji projektu, w której omówisz wszystko.

Tło: W tej sekcji opowiadasz o projektach, które wykonałeś w przeszłości, osiągniętych wynikach i dlaczego jesteś odpowiednią osobą lub zespołem do pracy nad tym projektem. Aby podkreślić swój punkt widzenia, możesz dodać, jak możesz spraw, aby projekt zakończył się sukcesem na podstawie wniosków wyciągniętych z poprzednich zadań, nad którymi pracowałeś.

Plan prac nad projektem: Tutaj możesz opisać krok po kroku proces, w jaki zamierzasz rozwiązać konkretny problem, którym się zajmujesz.

Związane z: Najlepsze wskazówki, jak wyróżnić raporty z projektów

Wymagania projektowe: W tej sekcji opisujesz budżet, zasoby lub narzędzia potrzebne do ukończenia projektu. Jeśli to możliwe, możesz również opisać, na co trafią pieniądze lub jakich zasobów lub narzędzi będziesz potrzebować do wykonania danego zadania.

Autoryzacja/Monitoring Projektu: To miejsce, w którym opisujesz, kto będzie decydował o projekcie i jak Twoja organizacja lub zespół będzie wszystko monitorował.

4. Załączniki

Wreszcie jest to miejsce, w którym można umieścić dodatkowy materiał, którego nie ma w ofercie. Mogą to być ważne dane lub inne szczegóły, których kierownictwo może użyć, aby dowiedzieć się więcej o Twoim projekcie i jego wymaganiach.

Jak napisać dobrą propozycję projektu

Równie ważne, jak wiedza o tym, jak złożyć wniosek we właściwym formacie z prawidłowymi informacjami, musi być również przekonujący, aby został zatwierdzony. Oto kilka punktów, które powinieneś rozważyć, zaczynając od propozycji projektu.

• Zanim cokolwiek napiszesz, upewnij się, że znasz swoich odbiorców. Dowiedz się, z jakimi terminami rezonują, jaki rodzaj tonu byłby dla nich lepszy, a następnie napisz odpowiednio.
• Skoncentruj się na dostawie. Upewnij się, że wszystko przekazujesz w sposób przekonujący, jasny i prosty.
• Aby uniknąć nieporozumień, unikaj używania swojej kreatywności w formacie. Zamiast tego postępuj zgodnie z konwencjonalną metodą. Chociaż, jeśli kierownictwo już dało ci format, upewnij się, że ściśle go przestrzegasz.
• Wreszcie, edytuj i sprawdzaj swoją propozycję projektu aby zapobiec błędom pisarskim lub gramatycznym.

Jakie są siedem części w propozycji projektu?

Teraz, gdy omówiliśmy, jakiego formatu należy przestrzegać podczas pisania propozycji projektu i różnych sposobów, aby była przekonująca. Rozumiemy, jakie części musisz uwzględnić w swojej propozycji projektu.

1. Problem

W tej sekcji opisujesz problem, którym się zajmujesz, lub cel swojej propozycji projektu.

Chociaż, kiedy to piszesz, pamiętaj, że ludzie, z którymi się kontaktujesz, są zajęci. Upewnij się więc, że wszystko przedstawiasz jasno, zwięźle i w oparciu o solidne fakty. Jeśli to możliwe, unikaj dodawania swoich opinii i zwiększania długości sekcji.

2. Rozwiązanie

W sekcji rozwiązania, zamiast przedstawiać oczywiste, wyróżnij go, mówiąc dokładnie, w jaki sposób rozwiążesz ten problem i dlaczego odniesiesz sukces.

Aby było to bardziej skuteczne, skup się na punkcie widzenia decydentów (lub czytelników). Przeprowadź burzę mózgów, o czym muszą myśleć podczas czytania, co mogą chcieć wiedzieć w następnej kolejności lub jakie pytanie mogą zadać po przeczytaniu tego lub innego punktu. Następnie możesz napisać to dalej w oparciu o to, czego się nauczysz.

Dodatkowo twórz kopię zapasową faktów i badań.

3. Cele

Kiedy rozwiązujesz problem lub nie możesz się doczekać osiągnięcia określonych wyników, zapewniasz sukces, określając cele. I to właśnie zrobisz w tej sekcji — ustaw cele SMART (konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe).

Pamiętaj, że Twoje cele muszą podkreślać jakość Twojej propozycji. W końcu są sposobem na przekonanie kierownictwa, że ​​jest to wykonalne i może rozwiązać problem, którym się zajmujesz.

4. Artykuły

Wyniki są kryteriami sukcesu, które opisują kierownictwu, co zostanie osiągnięte dzięki temu projektowi i jak zakończy się sukcesem. Postaraj się, aby były one również na czas, podobnie jak cele. Na przykład X% większa sprzedaż w tym okresie świątecznym.

5. Plan i strategie

Następnie opisujesz, jakie podejście zastosujesz, aby osiągnąć cele i osiągnąć te rezultaty. Uwzględnij proces krok po kroku i omów szczegółowo strategie, które tutaj zastosujesz.

Ponadto pokaż, dlaczego to podejście będzie odpowiednie i skuteczne.

6. Budżet projektu

Opisz koszt całego projektu. Ile środków będziesz potrzebować, jakich zasobów i narzędzi będziesz potrzebować? Pamiętaj, aby omówić wszystkie szczegóły.

7. Wniosek

Na koniec podsumuj wszystko — problem, rozwiązanie, Twoje pomysły, korzyści z projektu i wszystko inne w tej sekcji. Upewnij się, że podkreślisz fakty, aby Twoja propozycja projektu została zatwierdzona.

Jakie są rodzaje propozycji projektów?

Formalnie nabyty

Kiedy twój klient składa pisemną lub formalną prośbę o projekt, składasz formalnie zamówioną propozycję. Tę propozycję najłatwiej napisać, ponieważ wiesz dokładnie, czego potencjalny klient szuka w projekcie, co uwzględnić i jakim formatem się kierować.

Nieformalnie na zamówienie

Ta propozycja projektu jest stosunkowo trudna, ponieważ w przeciwieństwie do poprzedniej prośba jest tutaj ustna lub z konieczności nieformalna. Nie masz specyfikacji, co dostarczyć, więc może być konieczne przeprowadzenie pewnych badań.

Dobrowolny

Te propozycje projektów są najtrudniejsze do napisania. Są jak miotanie na zimno. Przesyłasz je, gdy znajdziesz klienta, który może potrzebować rozwiązania jakiegoś problemu.

Jeśli pracujesz nad tego typu propozycją projektu, masz dużo badań i przekonywania do zrobienia.

Kontynuacja

Propozycje projektów kontynuacyjnych są pisane jako aktualizacja już zatwierdzonego projektu. W tym miejscu wymieniasz kroki, budżet i wszystkie wymagania oraz prosisz o zatwierdzenie kontynuacji planu.

Jeśli Twój klient potrzebuje jakichś dużych zmian w projekcie, to jest czas, kiedy zgłosi taką prośbę.

Uzupełniający

Jeśli pracujesz nad projektem i dowiadujesz się, że możesz potrzebować więcej zasobów, niż szacowałeś, piszesz i przesyłasz uzupełniającą propozycję projektu. Zawiera prośbę o dodatkowe zasoby, wyjaśniając dokładnie, dlaczego ich potrzebujesz i ile czasu zajmie ukończenie projektu.

Odnowienie

Jeśli pomyślnie ukończyłeś niektóre projekty dla klienta, a teraz potrzebujesz większego wsparcia, aby je kontynuować, piszesz propozycję projektu odnowienia.

Propozycja projektu jest łatwiejsza

Pisanie propozycji projektu może wydawać się zastraszającym zadaniem, ale jeśli masz odpowiednie informacje, łatwiej jest zacząć.

A teraz, kiedy już wiesz, jak napisać propozycję z odpowiednim formatem, wtrąceniami i jakością, aby uzyskać zatwierdzenie, wszystko gotowe! Śmiało i napisz swoją pierwszą propozycję projektu.

8 najlepszych typów raportów z zarządzania projektami, które powinieneś znać

Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy częścią zespołu zarządzającego projektami, musisz wiedzieć o najpopularniejszych typach raportów. Tutaj jest kilka z nich!

Czytaj dalej

O autorze