Przygotowanie 1 Nigdy nie planuj spotkania bez celu. Jeśli możesz osiągnąć to, co musisz osiągnąć za pomocą wiadomości e-mail lub notatki, lepiej oszczędź sobie i swoim współpracownikom trochę czasu. 2 Rozpocznij od jednej ważnej czynności, ostatecznego celu spotkania. Jaki jest twój cel lub pożądany rezultat? Dlaczego się zwołujesz? Co musi być zrobione? 3 Po ustaleniu celu spotkania, zastanów się, jaki rodzaj spotkania byłby najlepszy — jeden na jednego? Sesja pomiędzy dwoma małymi zespołami? Czy po prostu ty, lider, rozmawiasz z kilkoma kluczowymi graczami o swoim planie gry? 4 Kiedy już zdecydujesz się na swój główny cel, nakreśl wszystko, co musi się wydarzyć, aby wesprzeć ten wynik. Uprość plan jako całość na mniejsze elementy działania; wszystko konkretne, namacalne i możliwe do przypisania do kohorty. 5 Wiele biur korzysta już z pracy zdalnej i popularnych aplikacji do spotkań wirtualnych, takich jak Zoom, Skype czy Google Meet. Jeśli Ty lub Twoja firma jesteście nowicjuszami w świecie zdalnych sal konferencyjnych, zbierzcie rozeznanie i wybierzcie najlepszą aplikację do wirtualnych spotkań dla swoich potrzeb. 6 Zdecyduj, jak długo powinno trwać spotkanie; z reguły spotkanie nie powinno trwać dłużej niż godzinę. Stwórz prosty harmonogram na czas trwania spotkania, dzieląc całkowity czas przydzielony na odrębne, zdefiniowane bloki, z których każdy poświęcony jest czemuś konkretnemu. 7 W przypadku spotkania, które naprawdę musi przekroczyć godzinę, odpowiednia może być krótka przerwa w środku. Zaplanuj pięć minut, jeśli zapowiada się długa trasa. 8 Jeśli Twoje biuro domowe lub miejsce pracy nie są jeszcze wyposażone do wirtualnego spotkania, upewnij się, że wszystko jest w dobrym stanie przed dniem spotkania. Jasne, neutralne tło i silne źródło światła tworzą profesjonalną miniaturę. 9 Przygotuj z wyprzedzeniem arkusz porządku dziennego, do którego uczestnicy będą się odwoływać podczas prowadzenia wirtualnego spotkania. Ten arkusz pomoże im pozostać z tobą, gdy mówisz; Pomoże ci to również sprecyzować twoją wizję spotkania i uporządkować własne myśli. 10 Oficjalny pokaz slajdów lub prezentacja PowerPoint może również zaoszczędzić czas, zwłaszcza jeśli masz wiele faktów, statystyk lub liczb do udostępnienia w tym ograniczonym czasie. 11 Jeśli zasób można udostępnić cyfrowo, zawsze szybciej jest dostarczyć listę hiperłączy, dokumentację i referencje dla Twojego zespołu, niż by nauczyć ich wszystkiego, co będą musieli wiedzieć podczas spotkania samo. Jeśli wymagana jest bardziej zaangażowana sesja szkoleniowa, należy ją zaplanować osobno iw grupach, jeśli to możliwe. 12 Zidentyfikuj wszelkie przeszkody i niewiadome, nad którymi nadal pracujesz. W razie potrzeby zaplanuj trochę czasu na otwartą dyskusję. Przedstaw kilka różnych możliwości, do których możesz dążyć, jeśli droga przed Tobą jest niejasna. 13 Daj sobie listę kontrolną, do której możesz się odwołać, gdy oddasz swoją przemowę. Powinna to być lista wszystkiego, co musisz przekazać swojemu zespołowi, a także elementów akcji i wszystkiego, co do nich prowadzi. Przepis ten gwarantuje, że w danej chwili nic nie zostanie zapomniane.
Zaprasza 14 Oceń listę elementów do działania i zwizualizuj zespół, który musisz zbudować, aby skutecznie i wydajnie się nimi zająć. Kto musi uczestniczyć? Jaki jest powód, dla którego każdy z uczestników został uwzględniony? 15 Zaproś tylko tych, których potrzebujesz. Chociaż nie powinieneś czuć się ograniczony do jednej konkretnej liczby, zawsze opłaca się, aby lista gości była jak najkrótsza, nie zapominając o kimś ważnym. 16 Zapraszaj swoją listę uczestników z dużym wyprzedzeniem, kiedy tylko jest to możliwe. Spotkania w ostatniej chwili są w porządku, gdy jest to konieczne lub w nagłych wypadkach; planując bardziej złożone, zorganizowane projekty, jednak zawsze powinieneś mieć na uwadze kilka tygodni do przodu. Dzien z 17 Zanim zaczniesz, oczyść swój obszar z potencjalnych rozrywek, zwłaszcza jeśli dostrajasz się z domu. 18 Zjedz wcześniej lunch lub szybką przekąskę i wypij szklankę wody przy sobie. 19 Podobnie jak w przypadku każdego innego spotkania zawodowego, Twój wygląd powinien być kulturalny i przyjazny w biurze. 20 Sprawdzenie mikrofonu, kamery i Wi-Fi przed spotkaniem to jeden ze sposobów na uniknięcie niefortunnych problemów technicznych podczas pokazu. Jeśli używasz laptopa, upewnij się, że jesteś podłączony do prądu, napełniony sokiem i gotowy do walki. 21 Twoja kamera internetowa powinna spotkać Cię na wysokości oczu. Spróbuj ścisnąć okno jak najbliżej oka kamery internetowej. Chcesz, aby Twój kanał był wygodny do oglądania tych, z którymi będziesz się spotykać. Kontakt wzrokowy pomaga. 22 Jeśli jesteś zdenerwowany lub nigdy nie brałeś udziału w zdalnym spotkaniu online, poćwicz wcześniej przed kamerą, tak aby nikt nie oglądał. Twój uśmiech na ekranie prawdopodobnie będzie wyglądał i czuł się zupełnie inaczej niż twój prawdziwy; Emocje przed kamerą to umiejętność, ale po kilku wirtualnych spotkaniach nie będziesz nawet musiał o tym myśleć. 23 Wycisz telefon; wyłącz powiadomienia na pulpicie i wszystko inne, co może powodować hałas podczas spotkania. Jeśli to możliwe, zorganizuj trochę czasu tuż przed spotkaniem, aby odpowiedzieć na wiadomości z ostatniej chwili lub skontaktować się z czymś ważnym, co aktywnie monitorujesz. 24 Powinieneś mieć pod ręką aplikację do robienia notatek lub bloczek papieru i długopis do robienia szybkich notatek i zadań. Powinieneś być obecny, zaangażowany i zainteresowany tym, kto mówi i co się mówi. Podczas 25 Jeśli jesteś organizatorem spotkania, szybko przejdź do sedna. Rozpocznij szybko i punktualnie i powiedz, co należy powiedzieć, zanim zaczniesz doskonalić swój pierwszy element działania. 26 W razie potrzeby może być konieczne wyznaczenie kogoś do spisania protokołu ze spotkania. Niektóre typy oprogramowania do współpracy będą w stanie zrobić to za Ciebie. Dokumentacja to najszybszy sposób na szybkie przyłapanie osób nieobecnych na zajęciach i sprawia, że wszyscy zaangażowani są odpowiedzialni za to, co faktycznie zostało powiedziane i udostępnione. Staraj się go nie pomijać, jeśli to możliwe. 27 W zależności od wielkości i charakteru spotkania, prezentacje mogą być w porządku. W razie potrzeby zaplanuj specjalny blok czasu na prezentacje na początku spotkania. 28 Przypisywanie ról do każdego elementu działania będzie oczywiście jedną z najważniejszych części każdego wirtualnego spotkania. Ponownie, powinieneś już wiedzieć, jakie są te role i kto będzie je pełnić przed rozpoczęciem spotkania. 29 Ustal harmonogram i zrób to wizualnie, jeśli to możliwe. Niech wszyscy wiedzą, kiedy będziesz w następnej kolejności dotykać bazy. Inteligentnie przypisuj terminy. Rozpocznij z odpowiednim wyprzedzeniem, aby każdy miał wystarczająco dużo czasu na odniesienie sukcesu. 30 Zminimalizuj bezcelową paplaninę, zwłaszcza na początku spotkania. Kiedy już nabierzesz rozpędu, zwykle nie będziesz musiał kontynuować mikrozarządzania. 31 Krótkie podsumowanie na koniec, przegląd każdej roli i celu, to jeden ze sposobów na wzmocnienie wyniku spotkania. 32 Zanim spotkanie zostanie przerwane, upewnij się, że wszyscy wstają od stołu ze wszystkim, czego potrzebują, aby iść naprzód. Każdy powinien znać swoją rolę i czego się od niego oczekuje przed podpisaniem umowy. Na koniec poświęć kilka minut, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania i oczyścić powietrze z zamieszania. 33 Jeśli masz wolny czas na zapleczu i nikt nic nie mówi, zadzwoń wcześnie. Potwierdź, że wszyscy są na tej samej stronie i idź dalej. Później 34 Jeśli zostałeś przydzielony przez siebie lub przełożonego do działania, wskocz na niego. Natychmiast rozpocznij pracę nad elementami działań krótkoterminowych. Zacznij planować dalsze rzeczy. 35 Jeśli jeszcze go nie masz, nowy kalendarz grupowy może być wygodnym sposobem planowania kolejnych spotkań w przyszłości. Będzie to szczególnie pomocne, jeśli ten zespół będzie często współpracował, przynajmniej w przewidywalnej przyszłości. 36 Jeśli postępujesz zgodnie z instrukcjami lub rozkazami, śledź wszelkie napotkane problemy lub pojawiające się pytania. Zapytania, które nie są pilne, mogą być zazwyczaj umieszczane na liście, którą dodajesz na bieżąco. Oczywiście, jeśli naprawdę utkniesz, zawsze powinieneś natychmiast wycofać się, aby stanąć na nogi. 37 Zapamiętaj wszystkie swoje „wygrane”, nawet małe rzeczy, zanim faktycznie ukończysz swój element działania jako całość. Są świetnym sposobem na śledzenie postępów i mogą zapewnić bardzo potrzebny wzrost morale w chwilach frustracji. 38 W miarę jak Ty i Twoi współpracownicy robicie postępy, na horyzoncie pojawią się nowe cele i wyzwania. Role będą ewoluować i pojawią się nowe cele — aby utrzymać wszystko razem w czasie rzeczywistym, niezbędna jest otwarta linia komunikacji. Kiedy członek zespołu odniesie sukces, powinien wiedzieć, co go czeka. Zawsze dawaj każdemu coś do zrobienia i dokąd pójść. Przyszły 39 Kontynuuj wszystko. Jeśli aranżujesz przedsięwzięcie, zaglądaj ponownie tak często, jak to konieczne, zwłaszcza jeśli ktoś wydaje się mieć problemy. 40 Pomyśl o spotkaniu w swoim czasie. Co poszło dobrze? Co się ciągnęło? Zastanów się, co działa dla Ciebie i Twojego zespołu, a co nie. Rób, co możesz w przyszłości, aby uniknąć wpadnięcia w te same pułapki.
5 aplikacji oszczędzających czas, aby mieć lepsze spotkania zarówno online, jak i offline
Czy to wirtualnie, czy osobiście, Twój czas można spędzić wydajniej i wydajniej, jeśli użyjesz odpowiednich narzędzi do organizowania spotkań i zarządzania nimi.
Zapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować
