Jak używać Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint razem do pracy zespołowej

W ostatnim czasie możesz zauważyć wzrost liczby aplikacji do współpracy w obszarze roboczym. Jeśli masz plan na platformę Microsoft 365, nie potrzebujesz żadnych dodatkowych narzędzi do pracy zdalnej. Wszystko, czego potrzebujesz, to Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint do wysoce wydajnej i wolnej od rozpraszania się pracy grupowej w domu lub w biurze.

W tym artykule omówimy, w jaki sposób Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint mogą pomóc w zarządzaniu zadaniami/dokumentami, współpracy zdalnej i prowadzeniu konwersacji.

Microsoft Teams do pracy zespołowej

Microsoft Teams obserwuje podejście 360 ​​stopni do współpracy i komunikacji. Ty i Twój zespół możecie po prostu zająć się wieloma aspektami projektu bezpośrednio z Zespołów. Możesz organizować spotkania zespołowe, indywidualne rozmowy, wysyłać wiadomości, uzyskiwać dostęp do plików i pracować nad błędami.

Poniżej przedstawiono najważniejsze funkcje Microsoft Teams zorientowane na współpracę, które umożliwiają zespołom zdalnym i hybrydowym działanie w pełnym zakresie:

1. Połączenia, spotkania i SMS-y

Microsoft Teams to solidna aplikacja do rozmów i spotkań zespołowych. Możesz planować spotkania w Kalendarzu programu Outlook na spotkania zespołu określonej grupy zespołu.

Każdy członek otrzyma automatyczne powiadomienia, aby nikt nie przegapił żadnych ważnych spotkań projektowych. Zespoły umożliwiają również członkom zespołu ze zdalnych lokalizacji udział w spotkaniu za pośrednictwem połączeń telefonicznych.

Microsoft Teams stosuje format wątków dla tekstów grupowych. Przyciągnij uwagę członków zespołu, oznaczając ich @ podpisać podczas przesyłania wiadomości.

2. Udostępnianie ekranu

Podczas spotkań zespołu kliknij Udostępnij treść przycisk, aby udostępniać różne zasoby komputera. Microsoft Teams umożliwia udostępnianie:

• Komputer stacjonarny do bezproblemowej współpracy z wieloma oknami, wyskakującymi okienkami, powiadomieniami i aplikacjami.
• Konkretne okno, gdy musisz skoncentrować się na jednej konkretnej treści i zachować prywatność aktywności na pulpicie.
• Prezentacje PowerPointa. Widzowie mogą poruszać się po slajdach, jeśli chcą.
• Microsoft Whiteboard do wspólnego projektowania UI/UX, projektowania produktów i wielu innych.

3. Zespoły publiczne i prywatne

Publiczne kanały zespołu umożliwiają swobodną współpracę z kontaktami zewnętrznymi. Na przykład twórz publiczne grupy dla grafików, programistów aplikacji, gdy współpracujesz z programistami klienta.

Kiedy pracujesz nad czymś poza projektem klienta, lepiej stworzyć prywatny kanał zespołu dla członków zespołu. Możesz udostępniać pliki, omawiać pomysły i podejmować decyzje, które wykraczają poza zakres klienta.

OneDrive do pracy zespołowej

OneDrive to usługa przechowywania w chmurze firmy Microsoft zapewniająca doskonałe bezpieczeństwo danych. Narzędzie ułatwia członkom zespołu dostęp do plików i dokumentów projektów z dowolnego miejsca.

Po skonfigurowaniu zespołu w Microsoft Teams OneDrive staje się domyślnym magazynem w chmurze. Do pracy zespołowej w zespole lub między zespołami można skorzystać z następujących funkcji:

1. Przechowywanie i synchronizowanie plików

Możesz utworzyć bibliotekę współdzieloną dla każdego projektu. Następnie dodaj członków zespołu, którzy mają pracować nad projektem. Teraz wszyscy członkowie mają dostęp do wszystkich plików, które tworzysz lub przesyłasz do tej biblioteki.

Aplikacje OneDrive synchronizują Twoje urządzenie z platformą w chmurze i automatycznie zapisują najnowszy plik na dysku lokalnym. Dlatego Ty i Twój zespół możecie pracować nad dokumentami projektu, nawet jeśli internet nie jest dostępny przez jakiś czas. Jednak żadna współpraca w czasie rzeczywistym nie będzie dostępna, gdy urządzenie jest w trybie offline.

2. Kontrolowanie udostępniania i dostępu

Masz pełną kontrolę nad swoimi danymi. Jeśli nie udostępnisz żadnego pliku w dowolnej grupie Microsoft Teams lub udostępnionej bibliotece OneDrive, Twój plik jest całkowicie prywatny. Jeśli potrzebujesz pilnie udostępnić dowolny plik, po prostu przeciągnij i upuść plik do udostępnionej biblioteki lub grupy Teams.

Możesz ustawić różne kontrole dostępu do plików projektu i dokumentów. Załóżmy, że pracujesz nad blogiem na nadchodzący Dzień Bezpieczeństwa Komputerowego. Potrzebujesz kreatywnego wkładu zespołu.

Możesz ręcznie udostępnić link do treści kilku członkom zespołu i nie udostępniać go niepotrzebnie całemu zespołowi. Następnie możesz ograniczyć pobieranie treści, zapewnić dostęp tylko do recenzji i tak dalej.

3. Współtwórca tagowania

Redaktorzy treści, wydawcy, kierownicy projektów mogą zmniejszyć obciążenie zadaniami, wdrażając tagowanie dokumentów. Jeśli edytujesz wersję roboczą bloga i chcesz, aby autor dodał kilka danych historycznych do treści, możesz po prostu wspomnieć o nich w dokumencie za pomocą @ podpisać.

Autor lub twórca treści otrzyma automatyczną wiadomość e-mail z linkiem do pliku i komentarzem. Nie ma potrzeby ścigania twórcy treści za pomocą aplikacji do obsługi wiadomości lub połączeń głosowych. Oszczędza to Tobie i Twojemu zespołowi mnóstwo czasu.

4. Edycja w czasie rzeczywistym

Możesz skrócić czas tworzenia i zatwierdzania treści, przełączając się na edycję w czasie rzeczywistym. W przypadku projektów treści o dużej objętości Twój zespół powinien przyjąć to podejście.

Ty i Twój zespół projektowy możecie otworzyć ten sam plik programu Excel, Word lub PowerPoint w przeglądarce. Wszelkie zmiany wprowadzone przez twórców treści, redaktorów i osoby zatwierdzające są widoczne dla wszystkich współpracowników.

SharePoint do pracy zespołowej

Możesz użyć Microsoft SharePoint jako domyślnego portalu intranetowego dla dowolnego projektu. Możesz bezpiecznie wdrażać zadania, raporty, przepływy pracy i elementy dostarczane dowolnego projektu online bez zarządzania serwerem zaplecza.

Oto lista funkcji programu SharePoint, których chcesz używać do pracy zespołowej z całkowicie zdalnym lub hybrydowym zespołem roboczym:

1. Zarządzanie zawartością

W programie SharePoint można bez trudu zarządzać danymi projektu, takimi jak dokumenty, pliki, obrazy, zasoby projektowe, kontakty telefoniczne, kontakty e-mail i filmy. Możesz utworzyć oddzielne segmenty dla każdego pliku w witrynie programu SharePoint.

Możesz dodać program do wyszukiwania oparty na metadanych, aby członkowie zespołu mieli łatwy dostęp do plików z dowolnego miejsca. Użytkownicy mogą również uzyskiwać dostęp do plików z urządzeń przenośnych, ponieważ SharePoint to elastyczna aplikacja mobilna.

2. Strona komunikacyjna

Możesz używać SharePoint do komunikacji wizualnej. Na przykład utwórz różne witryny komunikacyjne w intranecie dla odbiorców, takich jak członkowie zespołu, klienci, dostawcy i tak dalej.

Teraz jednym kliknięciem możesz publikować aktualizacje dotyczące projektu, produktu lub usługi na wyżej wymienionych witrynach. Witryny do komunikacji w programie SharePoint można wykorzystać do publikowania pulpitów nawigacyjnych stanu projektu i zbierania komentarzy od klientów.

Witryny SharePoint umożliwiają również łatwe dodawanie wydarzeń kalendarza, osi czasu i zadań do zarządzania projektami.

3. Udostępnianie i kontrola uprawnień

W programie SharePoint można ustawić różne reguły i poziomy udostępniania. Na przykład członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do edycji, współpracownicy zewnętrzni uzyskać dostęp do wyświetlania, a klienci uzyskać pełną kontrolę nad witryną projektu w programie SharePoint.

W witrynach programu SharePoint dostępne są różne kontrolki uprawnień, które można wykorzystać do łatwego dostępu do zawartości przy odpowiednich zabezpieczeniach. Możesz wybrać pełną kontrolę, projektowanie, edycję, wkład i odczyt.

Wydajna i niedroga współpraca

Korzystanie z tych wszystkich funkcji pracy grupowej w Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint to pestka.

Teraz możesz zacząć od zadań projektowych, zarządzania dokumentami, tablic w czasie rzeczywistym i współpracy zespołowej z dowolnego miejsca.

9 najlepszych sposobów zarządzania zespołem w Microsoft Teams

Dzięki Microsoft Teams możesz tworzyć plan, organizować pracę i bezproblemowo współpracować jako lider zespołu. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć!

Czytaj dalej

O autorze