8 najlepszych typów raportów z zarządzania projektami, które powinieneś znać

Raporty dotyczące zarządzania projektami odnoszą się do ogólnego przeglądu, który zawiera krytyczne dane związane z projektem w łatwym do zrozumienia formacie. Skupiają się one na różnych aspektach projektu i rzucają światło na obecny stan, możliwe lub istniejące problemy oraz ich rozwiązania.

Dowiedz się o najpopularniejszych typach raportów dotyczących projektów, które mogą zapewnić Twoim zespołom wgląd w czasie rzeczywistym.

1. Panel projektu/zdrowie

Pulpit nawigacyjny projektu lub raport o kondycji informuje o tym, jak przebiega projekt i co zespół może zrobić, aby poprawić wydajność. Zwykle przedstawiasz ten raport klientowi lub innym interesariuszom. W ten sposób mogą wizualizować informacje, takie jak postęp i rentowność.

Pomaga również określić, czy projekt nie jest właściwy i co możesz zrobić, aby przywrócić go na właściwe tory.

Raport pulpitu nawigacyjnego projektu powinien zawierać cały portfel, w tym stan projektu (stan projektu w kolor zielony, żółty lub czerwony), postępy w realizacji projektu, opłacalność projektu porównując budżet i koszt i

Progres projektu zgodnie z harmonogramem.

2. Zadania i status projektu

Jeśli zajmujesz się zarządzaniem projektami, jest to najczęstszy rodzaj raportu, który musisz przygotować. Być może będziesz musiał sporządzać ten raport co tydzień lub co miesiąc. Ma na celu pokazanie, jak daleko zaszedł zespół, aby osiągnąć cele projektu.

Jeśli musisz regularnie przygotowywać takie raporty, lepiej zautomatyzować proces, aby zaoszczędzić czas i wysiłek. Do wypełnienia raportu można użyć danych narzędzia do zarządzania zadaniami.

Możesz również użyć standardowego szablonu raportu. Pomoże Ci to pominąć pracę związaną z tworzeniem raportu stanu za każdym razem od zera.

3. Dostępność zasobów i umiejętności

Raporty o dostępności zasobów są niezbędne dla każdego kierownika projektu. Korzystając z tego raportu, możesz przydzielać i delegować zadania odpowiedniemu członkowi zespołu. Pokazuje, który członek zespołu jest zajęty i kiedy.

Jeśli planujesz ułożyć grafik na nowy projekt lub szukasz kogoś wolnego na delegowanie zadań, sprawdź dostępność w tym raporcie. Możesz także zlokalizować członków pracujących na pełnych obrotach, którzy mogą potrzebować pomocy.

W ten sposób możesz zapewnić równomierną dystrybucję zadań, aby uzyskać wyższą wydajność i szybsze wyniki.

4. Ryzyka projektowe

Każdy projekt wiąże się z pewną liczbą zagrożeń. Dlatego raport dotyczący ryzyka powinien zawierać wszystkie dostrzegane i rzeczywiste zagrożenia związane z projektem. Może być konieczne przesyłanie tego raportu raz w miesiącu.

Zachęć jednak swoich kolegów z drużyny, aby rejestrowali w czasie rzeczywistym wszystkie zagrożenia, o których mogą pomyśleć. Pomoże Ci zebrać wszystkie dane w jednym miejscu, gdy będziesz musiał utworzyć raport.

Oprócz wyszczególnienia wszystkich zagrożeń, raport może zawierać szczegółowe informacje tylko na temat zagrożeń wysokiego poziomu oraz podsumowanie tego, jak planujesz zarządzać zagrożeniami niskiego poziomu. Możesz zapisać ryzyko w arkuszu kalkulacyjnym, ale lepiej skorzystać z narzędzia do zarządzania projektami.

5. Budżet i wydatki

Musisz stworzyć raport budżetowy do różnych celów. Raport budżetowy, który sporządzasz na koniec projektu dla swojego klienta, jest najczęstszym. Możesz także wielokrotnie tworzyć raport z wydatków, gdy projekt jest w toku.

Pomoże zespołowi w ustaleniu, czy koszt projektu wymyka się spod kontroli. W takich przypadkach możesz od razu kontrolować koszty i nie musisz się dziwić, jeśli wydatki przekroczą limit budżetu po zakończeniu projektu.

Raport budżetu i wydatków powinien zawierać szacunkowy budżet dla każdego zadania lub segmentu projektu oraz rzeczywisty koszt. Pamiętaj, aby rejestrować wszystkie wydatki w czasie rzeczywistym, aby uniknąć problemów z połączeniem wszystkich wydatków podczas tworzenia raportu.

6. Śledzenie czasu

Wielu klientów dokonuje płatności według czasu spędzonego na projekcie. Dla nich obowiązkowe jest generowanie raportów czasowych po zakończeniu projektu. Raport pokazuje, ile czasu członkowie zespołu zainwestowali w zadania związane z projektem.

Raport ten pokaże również całkowity czas spędzony na każdym zadaniu oraz ilość czasu zainwestowanego przez każdego członka zespołu. Oprócz tego możesz wykorzystać śledzenie czasu, aby poprawić wydajność zespołu i indywidualną produktywność.

Po przeanalizowaniu czasu, jaki koledzy z zespołu spędzają na różnych zadaniach, możesz łatwo dowiedzieć się, kto może wydajniej wykonywać pracę. Później możesz przydzielić ludziom zadania, które mogą wykonać szybko i sprawnie.

7. Błędy i problemy

Chociaż może nie być możliwe posiadanie projektu bez żadnego problemu lub błędu, zdecydowanie możesz pracować, aby ograniczyć liczbę do minimum.

Przygotowanie szczegółowego raportu o zidentyfikowanych błędach i problemach zapewni szybkie rozwiązanie tych problemów, aby dostarczyć projekt na czas. Błąd projektu lub raport o problemie powinien zawierać kluczowe informacje, takie jak numer problemu lub błędu, data identyfikacji, problem zgłoszony przez, opis, priorytet, rozwiązanie i status błędu.

Regularne aktualizacje takich raportów w trakcie cyklu życia projektu będą: zminimalizować rozproszenie i zapobiec frustracji klienta. Uchroni Cię to również przed ryzykiem opóźnienia projektu i kar.

8. Analiza wariancji

Raport o odchyleniach to świetny sposób na sprawdzenie, czy projekt jest na dobrej drodze. W tym raporcie analizujesz i porównujesz różnicę między oszacowaniem a wynikiem różnych aspektów projektu. W tym raporcie użyj standardowej metryki do pomiaru obu danych.

Ten raport pomoże Ci określić, czy jesteś z wyprzedzeniem, kończy się lub zgodnie z harmonogramem. W raporcie możesz porównać budżet, zasoby, zakres lub harmonogram.

Jednak kierownicy projektów zwykle wybierają ten raport, aby przeanalizować budżet, wydatki i trendy pracy w projekcie. Czas generowania takich raportów różni się w zależności od projektu. Chociaż klienci mogą potrzebować tego raportu na koniec projektu, warto tworzyć go okresowo w trakcie cyklu życia projektu, aby uzyskać lepszy wgląd.

Który raport chcesz utworzyć następny?

Teraz, gdy znasz typy raportów, które możesz tworzyć dla projektów, wraz z ich funkcjami, możesz łatwo wybrać dowolny w oparciu o swoje potrzeby. Jeśli korzystasz z aplikacji do raportowania, tworzenie raportów nie będzie trudne i czasochłonne.

Dobrą rzeczą jest to, że większość platform do zarządzania projektami działa również jako narzędzia raportowania.

8 najlepszych narzędzi do raportowania dla kierowników projektów

Narzędzia do raportowania upraszczają proces tworzenia raportów dla zakończonych projektów lub wydajności zespołu wewnętrznego. Oto niektóre z najlepszych w użyciu!

Czytaj dalej

O autorze