Zalety i ograniczenia używania makr w Arkuszach Google

Jeśli jesteś częstym użytkownikiem Arkuszy Google na co dzień, musisz wiedzieć, że powtarzalne zadania zajmują dużo czasu. Musisz sformatować komórki, teksty, liczby, wykresy, obramowania i tak dalej.

Dzięki aplikacji App Script i nagrywaniu opartemu na GUI możesz zautomatyzować zadania, uruchamiając makra. Chociaż uruchomienie makra jest łatwe, może nie być wykonalne lub akceptowalne we wszystkich przypadkach. Rozumiejąc zalety i wady makr Arkuszy Google, możesz z nich korzystać wydajnie i bezpiecznie.

Dlaczego warto używać makr Arkuszy Google?

Załóżmy, że musisz zarządzać tysiącami danych w kilku arkuszach roboczych. Arkusze te mogą obejmować budżet roczny, listy rzeczy do zrobienia, budżet miesięczny, śledzenie inwestycji, planowanie zdarzeń, harmonogram, inwentaryzacje produktów i tak dalej.

Ostatecznie wszystkie te Arkusze Google będzie zawierać różne formatowanie tekstów, liczb, dat, godzin i wielu innych. Możesz także tworzyć kolorowe kolumny, wiersze i teksty, aby uzyskać lepszą widoczność danych.

Wyeliminujesz wiele powtarzających się kroków, jeśli dokładnie zarejestrujesz wszystkie interakcje interfejsu użytkownika Arkuszy Google, które wykonujesz za pomocą Rejestratora makr. Zrób to raz dla każdego arkusza i przypisz skrót klawiaturowy do makra.

Związane z: Jak zautomatyzować powtarzalne zadania w Arkuszach Google za pomocą makr

Teraz użyj skrótu klawiaturowego, aby sformatować nowo wprowadzone dane. Oto kilka prostych makr, od których możesz zacząć:

• Formatowanie wielu tabel w arkuszu.
• Twórz tę samą wizualizację danych z podobnych zestawów danych wielokrotnie.
• Przekształć formuły w wartości, a następnie wyeksportuj dane do innych narzędzi.
• Posortuj dane na wszystkich arkuszach według jednolitej zasady.
• Bez wysiłku odkryj kolumny i wiersze w arkuszu.
• Przypisz jednolite kolory zakładek do wszystkich arkuszy określonego pliku.
• Makra pozwalają błyskawicznie zresetować filtry.

Możesz zaimplementować makra, aby skrócić czas spędzany na organizowaniu i obliczaniu danych. Zalety makr Arkuszy Google podniosą Twoją pewność siebie i motywację.

Jakie są zalety używania makr w Arkuszach Google?

Makro jest jednym z szybkie hacki do Arkuszy Google aby poprawić wrażenia użytkownika Arkuszy Google. Zwiększa wydajność i możliwość zarządzania większą ilością danych, jednocześnie skracając ogólny czas realizacji. Oto kilka istotnych zalet używania makr w arkuszu kalkulacyjnym:

1. Automatyzacja

Możesz w pełni zautomatyzować przetwarzanie danych w Arkuszach Google za pomocą makr. Wszystko, co musisz zrobić, to zaplanować strategię wprowadzania danych, formatowania, organizacji, obliczeń i wizualizacji.

Teraz wykonuj zadania krok po kroku, rejestrując każde zadanie w osobnym makrze. Przypisz do makr unikalne skróty klawiaturowe. Możesz również utworzyć słownik dla tych skrótów i umieścić je w arkuszu w celach informacyjnych.

W przypadku pracy z bazami danych na małą skalę makra Arkuszy Google mogą łatwo obniżyć koszt dodatkowego członka zespołu lub kosztownych narzędzi.

Związane z: Jak utworzyć bazę danych w programie Microsoft Access: przewodnik krok po kroku

2. Bezbłędne przetwarzanie danych

Błąd ludzki jest nieunikniony w arkuszach kalkulacyjnych. Błędy mogą się mnożyć, jeśli wiele osób pracuje nad tym samym arkuszem. Dlatego implementacja makr zminimalizuje zadania wykonywane ręcznie, takie jak wprowadzanie danych, formatowanie danych i obliczenia danych.

Gdy liczba zadań wykonywanych ręcznie jest minimalna, można oczekiwać bezbłędnego przetwarzania danych we wspólnym arkuszu kalkulacyjnym.

3. Zastosuj zasady walidacji i zgodności danych

Jeśli Twoja praca wymaga rygorystycznych wymagań dotyczących zgodności, możesz użyć makr. Użyj makr, aby natychmiast zastosować wiele reguł zamiast ręcznie przypisywać reguły do ​​każdego arkusza.

Możesz bez wysiłku wdrożyć zasady zgodności i walidacji danych w wielu projektach bez marnowania czasu i pieniędzy.

4. Ogranicz pracę domysłów

Makra i Formularze Google mogą pomóc w rozszerzeniu możliwości arkuszy roboczych. W przypadku arkuszy do pracy grupowej użyj dedykowanych Formularzy Google do wprowadzania danych. Przypisz też kilka makr do formatowania i obliczeń.

Członkowie Twojego zespołu mogą teraz bez wysiłku wprowadzać nowe dane i formatować arkusz zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. Nie muszą też czekać na twoje instrukcje.

5. Eliminuje otępienie

Ty lub członkowie Twojego zespołu wkrótce będziecie wyczerpani, jeśli będziecie musieli ręcznie wprowadzać dane, formatować komórki lub obliczać wartości itd. Praca ręczna również wymaga dodatkowego skupienia. W ten sposób twoja siła robocza staje się bardziej nieproduktywna.

Automatyczne makra pomagają pracować szybciej i eliminują nudę w pracy. Ty i Twoi pracownicy możecie łatwo skupić się na ważnych zadaniach, które przynoszą dochód.

6. Łatwe rozwiązywanie problemów

Jedno makro może przechowywać wiele interakcji interfejsu użytkownika. Tak więc, jeśli zauważysz nietypowe formatowanie, organizację danych lub obliczone wartości, będziesz wiedział, gdzie rozwiązać problem.

Jeśli nie używasz makr, będziesz musiał wykonać mnóstwo kroków, aby rozwiązać problemy.

7. Integracja Aplikacji Google

Podstawowym programem makr jest App Script. Możesz nauczyć się zaawansowanych skryptów, aby zintegrować Arkusze Google z innymi usługami Google Workspace, takimi jak Dokumenty, Dysk, Formularze itd.

Za pomocą makr możesz przenosić, kopiować lub usuwać pliki na Dysku Google z Arkuszy Google.

Czy jest jakaś wada makr Arkuszy Google?

Kilka wad uniemożliwia pełne wdrożenie makr w dowolnym projekcie. Oto wady makr Arkuszy Google:

1. Problemy z bezpieczeństwem skryptu aplikacji

Nieznane makra mogą stanowić zagrożenie dla całego arkusza Google. Hakerzy mogą tworzyć złożone skrypty makr, które mogą wykraść dane z Twojej pracy lub na dobre zniszczyć bazę danych.

2. Makra nie eksportują/importują automatycznie

Nie możesz wykonywać makr z jednego arkusza do drugiego. Musisz przejść przez złożony proces importowania makr, kopiując jego skrypt.

3. Krzywa uczenia się

Aby opanować korzystanie z makr, musisz zapoznać się z artykułami pomocy i szkoleniami dotyczącymi Arkuszy Google. Musisz także zaplanować interakcje w interfejsie użytkownika Arkuszy Google, aby tworzyć skuteczne makra.

4. Konflikty skrótów klawiaturowych

Istnieje co najmniej dziesięć skrótów klawiaturowych Arkuszy Google, które mogą zakłócać działanie skrótów makr. Ponieważ te skróty również zaczynają się od Ctrl + Alt + Shift.

Dlatego musisz stworzyć unikalne skróty do makr. Zapisz je również na przyszłość.

5. W ciężkich makrach mogą występować błędy

Czasami możesz nie uwzględnić wszystkich interakcji interfejsu użytkownika w jednym makrze. Makro z rozbudowanymi krokami może spowolnić przetwarzanie danych lub nawet nie działać wcale. Możesz podzielić kroki na wiele makr.

Makra Arkuszy Google do szybkiej i bezbłędnej pracy

Każda technologia ma zawsze wady i zalety, a makra Arkuszy Google nie są wyjątkiem. Jednak jego zalety ważą więcej niż wady.

Dlatego wielu ekspertów Arkuszy Google używa makr w swoich arkuszach roboczych, aby zapewnić bezbłędną pracę w szybkim środowisku pracy. Wdrażając makra, możesz także stać się potężnym użytkownikiem Arkuszy Google.

4 skrypty Google, które zwiększają wydajność Arkuszy Google

Arkusze Google są świetne po wyjęciu z pudełka, ale mogą być jeszcze potężniejsze, jeśli użyjesz skryptów Arkuszy Google, aby zwiększyć ich możliwości.

Czytaj dalej

O autorze