Robienie rzeczy (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): która jest najlepsza platforma produktywności?

Chociaż każdy dzień może wydawać się żonglerką, ważne jest, aby zachować perspektywę. Jednak rozrywek jest mnóstwo. Czasami może się wydawać, że toczysz nieustanną walkę o skupienie się na celach, które są dla Ciebie najważniejsze. A co by było, gdyby istniał system, który pomógłby wyeliminować czas spędzany na mniej ważnych czynnościach?

Tutaj przydają się frameworki produktywności, takie jak Getting Things Done (GTD) i Zen to Done (ZTD). Zapewniają lepsze zrozumienie przepływu pracy, usprawniają komunikację i skracają czas poświęcany na nieefektywne praktyki pracy. Przyjrzyjmy się obu tym systemom.

Czym są ramy Get Things Done (GTD)?

„Getting Things Done” (GTD) to technika zarządzania czasem opracowana przez guru produktywności Davida Allena. Podstawowa idea metodologii wywodzi się z koncepcji, że nasze umysły są jak zagracona przestrzeń pełna niedokończonych zadań i projektów, które musimy zrealizować.

Celem GTD jest pomoc ludziom w uporządkowaniu ich życia poprzez metodyczne definiowanie zadań, rozkładanie ich na kroki, które można wykonać, monitorowanie postępów i wreszcie wykonywanie ich.

Jak korzystać z ram GTD

GTD składa się z pięciu prostych praktyk, które pozwalają pozbyć się bałaganu z mózgu, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co ważne. Poniżej wymieniono pięć kroków:

Zdobyć: Pierwszym ważnym krokiem jest zebranie i przechwycenie wszystkich oczekujących zadań w zewnętrzne narzędzia do zarządzania zadaniami lub aplikacje z listą rzeczy do zrobienia, albo po prostu zapisując je na kartce papieru. Zadania te mogą mieć charakter osobisty lub zawodowy, na przykład e-maile, spotkania lub SMS-y. Ten krok jest kluczowy, ponieważ zbyt wiele zadań w głowie może wpłynąć na koncentrację i energię.

Wyjaśniać: Następnym krokiem jest rozbicie wszystkich zadań na wykonalne i wykonalne elementy działania, które można rozszyfrować z absolutną klarownością. Pomoże ci to zidentyfikować praktyczne i wykonalne elementy, a także pozbyć się tych, które nie są istotne.

Zorganizować: Trzecim krokiem jest ustalenie priorytetów zadań i kategoryzacja ich według ich złożoności, kontekstu lub pilności wymaganych działań. Dzięki tej technice możesz zdecydować, czy zadania należy wykonać od razu, przechowywać na później, czy całkowicie odrzucić. Większość użytkowników GTD używać folderów i list zadań do zarządzania i organizowania zadań odpowiednio.

Recenzja: Powinieneś od czasu do czasu sprawdzać i analizować swój przepływ pracy. Pomaga zidentyfikować zadania, które wymagają Twojej uwagi. Dogłębna analiza przepływów pracy może mieć duży wpływ na ogólną wydajność, dlatego ważne jest, aby nie przegapić żadnego rytmu podczas określania kolejnych czynności do wykonania.

Angażować się: Teraz, gdy wszystko jest w porządku, ostatnim krokiem jest zaangażowanie lub rozpoczęcie pracy nad wybranymi zadaniami w kolejności priorytetów.

Zalety metody GTD

Model obejmuje przechwytywanie wszystkich informacji z zewnątrz i podejmowanie działań później, w zaplanowanym czasie lub w przypadku wystąpienia zewnętrznego wyzwalacza. Korzyści z GTD można podsumować w następujący sposób:

Więcej skupienia, mniej bałaganu: GTD pomaga prowadzić rejestr wszystkich projektów i planów. Możesz tworzyć zadania z terminami, łączyć notatki z wydarzeniami w kalendarzu, organizować zadania hierarchicznie, przeciągając i upuszczanie ich do folderów oraz wyświetlanie przypomnień z wizualnymi metodami powiadomień przy użyciu odpowiednich narzędzia.

Utrzymuj zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym: Łatwo jest znaleźć równowagę w swoim życiu, jeśli potrafisz właściwie śledzić swoje zobowiązania i zadania. Wydajny system organizacji, taki jak GTD, uwalnia Cię od niepokoju związanego z zarządzaniem czasem i zasobami.

Związane z: Nieskomplikowane aplikacje do zrobienia, aby skoncentrować się na zadaniach i załatwić sprawy

Kreatywność: GTD pomaga lepiej organizować pracę i życie, dzięki czemu możesz znaleźć czas na podążanie za swoją pasją i rozwijanie kreatywnych pomysłów i zajęć. Z biegiem czasu zauważysz wzrost pewności w podejmowaniu decyzji, a także lepsze zdrowie i jakość relacji.

Co to jest struktura Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done to podejście do osobistej produktywności stworzone przez Leo Babauta. Zen to Done składa się z dziesięciu nawyków zwiększających produktywność, które poprawią Twój sposób pracy i uprościją Twoje życie. Zbudowany w oparciu o podstawowe zasady GTD, może pomóc w wydajnym zarządzaniu wszystkimi podstawowymi zadaniami i projektami.

Jak korzystać z ZTD Framework

Zen to Done (ZTD) zaleca wprowadzenie dziesięciu nawyków, które przyniosą Ci większą produktywność. Podczas gdy pełny system zachęca ludzi do tworzenia dziesięciu nawyków, minimalistyczny ZTD skupia się tylko na czterech podstawowych nawykach. Kiedy już pozbędziesz się tych czterech nawyków, pozostałe sześć jest znacznie prostsze. Rzućmy okiem na cztery podstawowe nawyki minimalistycznego frameworka ZTD:

Zebrać: Łatwo stracić ważne informacje, jeśli ich gdzieś nie zapiszesz, w takim przypadku cały czas spędzony na zbieraniu myśli i pomysłów może zostać zmarnowany. Możesz używać takich narzędzi jak papierowy notatnik, karteczki samoprzylepne lub aplikacje do robienia notatek na telefonie które są łatwo dostępne.

Jeśli jesteś częścią zespołu, warto mieć ujednolicone systemy przepływu pracy, które mogą bezproblemowo rejestrować zadania, notatki, kontakty i pliki w celu przechwytywania i wyszukiwania informacji.

Proces: Zdecydowanie zaleca się sprawdzanie skrzynki odbiorczej lub list rzeczy do zrobienia raz dziennie. Zacznij dzień od przejrzenia i przetworzenia informacji. Ma to na celu zachęcenie do nawyku szybkiego podejmowania decyzji. Usuń wszystkie elementy, których nie potrzebujesz. Jeśli nie możesz zaadresować przedmiotu, przekaż go właściwej osobie. Jeśli zajmie to dwie minuty lub mniej, zrób to od razu lub zapisz, aby o tym nie zapomnieć.

Plan: Planowanie to podstawowy nawyk, który pomaga zdefiniować najważniejsze zadania (MIT) na każdy dzień, a następnie odpowiednio je zaplanować i wykonać. Możesz zacząć od sporządzenia listy najważniejszych zadań (MIT) i „Wielkich Skał” lub ważnych projektów odpowiednio na dzień i tydzień.

MIT to konkretne, zorientowane na czas zadania, będące podstawą codziennej listy rzeczy do zrobienia. Powinieneś także spróbować opracować codzienne, tygodniowe i miesięczne procedury, które pomogą Ci poprawić ogólną produktywność.

Robić: Zachęca to do skupienia się na jednym zadaniu w danym momencie, unikając rozpraszania, takich jak poczta, połączenia telefoniczne i SMS-y.

Zalety metody ZTD

Kluczowe zalety ram ZTD są podkreślone poniżej:

Łatwy do zrozumienia: System ZTD jest dość łatwy do zrozumienia. Struktura sugeruje listę dziesięciu nawyków zwiększających produktywność, które są ważne dla pomyślnej realizacji twoich celów.

Wybierz kluczowe zadania: Ten system dzieli się na proste elementy: najważniejsze zadania dnia lub MIT, Big Rocks lista zadań, które są zasadniczo głównymi projektami, nad którymi musisz pracować, oraz zadanie dzienne lub tygodniowe rutyna.

Wyłącz rozpraszacze: Jeśli jesteś jak większość ludzi, masz wiele projektów realizowanych w tym samym czasie. ZTD zachęca do wyłączenia telefonów, e-maili, internetu i nawet użyj timera do wykonania zadań. Eliminuje to rozpraszanie uwagi, dzięki czemu możesz pozostać na dobrej drodze i zakończyć każdy projekt z mniejszą liczbą przerw.

Kluczowe różnice między GTD a ZTD

• GTD oferuje kompleksowy system zarządzania zadaniami, natomiast ZTD to podejście integrujące GTD z przyzwyczajeniami.
• GTD skupia się na wykonywaniu zadań, a ZTD skupia się na osiąganiu celów.
• GTD może być dość złożony, z koniecznością organizowania i przeglądania wielu zadań na wielu etapach. Z drugiej strony Zen to Done to bardziej intuicyjny i prostszy framework, który ma na celu rozbicie złożonych przetwarza na 1-3 MIT (najważniejsze zadania) i kilka Big Rocks (duże projekty) na dzień lub tydzień.

GTD i ZTD: klucz do zarządzania czasem

W jaki sposób zapewniasz, że Twoja ciężka praca przekłada się na wyniki? Wszystko sprowadza się do technik produktywności i zarządzania czasem, takich jak GTD i ZTD. Poszczególne osoby i zespoły mogą z nich korzystać w celu poprawy produktywności osobistej, dotrzymywania terminów i bardziej efektywnej obsługi większych projektów.

Wydajność to coś więcej niż tylko świadomość czasu i upewnienie się, że go dobrze wykorzystujesz. Chodzi również o ustalenie właściwych priorytetów, abyś mógł jak najlepiej wykorzystać każdy dzień. Postępuj zgodnie z powyższymi ramami, a zaczniesz świetny początek.

9 codziennych zadań, które możesz zautomatyzować za pomocą Zapier

Oto kilka codziennych zadań, które możesz zautomatyzować bez kodowania w Zapier, aby zaoszczędzić czas i ułatwić życie.

Czytaj dalej

O autorze