Jak korzystać z metody inwentaryzacji zobowiązań, aby zoptymalizować zarządzanie zadaniami?

Czy kiedykolwiek czułeś, że masz tak wiele do zrobienia, a za mało czasu, aby to zrobić? Jeśli tak, prawdopodobnie należysz do większości populacji. Niezależnie od tego, czy jest to praca, czy obowiązki domowe, zawsze jest coś, co trzeba zrobić.

Być może próbowałeś wielu różnych technik zwiększania produktywności, aby nadrobić zaległości w pracy, ale i tak się nie udało. Jeśli jednak chcesz poprawić zarządzanie czasem i zadaniami, odpowiedzią może być Spis Zobowiązań.

Jak działa inwentaryzacja zobowiązań?

Inwentaryzacja zobowiązań to narzędzie do zarządzania zadaniami, które umożliwia bardziej efektywne zarządzanie czasem. Jest to proste, chociaż wymaga trochę planowania, aby działało. Zasadniczo tworzysz skategoryzowany wykaz wszystkich swoich zobowiązań i decydujesz, ile czasu przeznaczyć na każdą część.

Inwentaryzacja, którą tworzysz, może być specyficzna dla pracy, w takim przypadku zapisujesz wszystkie rodzaje zadań, które wykonujesz w ramach swojej pracy. Może to na przykład obejmować administrację, marketing, projekt A, projekt B i spotkania.

Chodzi o to, aby obliczyć, w procentach, ile czasu zajmuje ci wykonanie pracy w każdej kategorii na dobrym poziomie. Jeśli okaże się, że suma procentowa przekracza 100%, musisz zdecydować, co usunąć ze swojego ekwipunku.

Związane z: Powody, dla których powinieneś używać map myśli w swoim codziennym życiu

Inwentarz Zobowiązań pokazuje dokładnie, na co Twój czas musi się udać i dlaczego nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego. Pomaga uporządkować swoje obowiązki i pozwala skupić się na tym, co jest możliwe i ważne.

Utwórz listę zobowiązań

Na początek będziesz musiał stworzyć listę zobowiązań, które powinny być kategoriami zadań, które wykonujesz. Powinna to być dokładna lista i zawierać wszystko, co musisz zrobić w ramach swojej pracy. Możesz stworzyć osobny inwentarz dla obowiązków domowych lub połączyć go z inwentarzem zawodowym.

Trello to doskonała aplikacja do generowania listy, ponieważ możesz tworzyć tablice z wieloma listami i wyświetlać je obok siebie. Aby rozpocząć, wykonaj następujące kroki:

1. W Trello u góry kliknij Utwórz > Utwórz tablicę.
2. Nazwij swoją tablicę i kliknij Tworzyć.
3. Kliknij Tytuł swojej pierwszej listy, wpisz „Zobowiązania”, aby zmienić jej nazwę, i naciśnij Wchodzić na klawiaturze.
4. Kliknij Dodaj kartę aby utworzyć nową kategorię, np. administracja.
5. Dla każdej kategorii możesz napisać w Opis karty jakie zadania są zawarte w tej kategorii.

Teraz, gdy masz już listę zobowiązań, możesz zacząć obliczać procent czasu, jaki będziesz potrzebować na każde z nich. W tym momencie nie zwracaj uwagi na sumę procentową; po prostu napisz przy każdym zobowiązaniu, ile czasu rozsądnie potrzebujesz, aby zrobić to dobrze.

Związane z: Wskazówki dotyczące zarządzania tablicami Trello

Gdy to zrobisz, możesz zsumować wartości procentowe i znaleźć swoją sumę. W tym miejscu większość ludzi stwierdza, że ​​ich suma przekracza 100%.

Realistyczne podejście do czasu

Prawo procentów mówi, że 100% twojego czasu to maksimum, które możesz dać. Jeśli twoje zobowiązania wymagają więcej niż to, są szanse, że albo osiągniesz słabe wyniki, albo po prostu nie uda ci się w ogóle wykonać zadań.

W związku z tym będziesz musiał zdecydować, co należy usunąć z ekwipunku, abyś dobrze działał i właściwie zarządzał czasem. Usunięcie rzeczy z tej listy może być trudne, zwłaszcza jeśli oznacza to rezygnację z projektu lub odmowę innym. Trzeba jednak realistycznie podejść do tego, co jest możliwe w danym dniu lub tygodniu.

Możesz chcieć usunąć zadania robocze, które:

• Możesz łatwo delegować.
• To dodatkowe obowiązki, na które nie masz czasu, np. konkretne projekty.
• Nie są konieczne.

Aby usunąć karty w Trello, najedź kursorem na kartę, kliknij Edytować ikonę i wybierz Archiwum. Rób to, dopóki twoje zobowiązania nie będą stanowiły 100% twojego czasu.

Związane z: Jak dotrzymywać terminów i kończyć zadania na czas

Użyj swojego wykazu zobowiązań do zarządzania zadaniami

Po wypełnieniu i przygotowaniu spisu zobowiązań ważne jest, aby trzymać się limitów czasowych przypisanych do każdego zobowiązania. Można to łatwo zrobić, ustawiając zadania w oparciu o każde zobowiązanie.

Załóżmy na przykład, że przeznaczyłeś 15% swojego czasu na administrację, która obejmuje sprawdzanie wiadomości e-mail, pisanie notatek i sporządzanie protokołów ze spotkań. Dlatego czas administracyjny powinien zajmować tylko 15% czasu pracy, nie wliczając przerw.

Możesz bezproblemowo zarządzać tym w Trello, korzystając z utworzonej już tablicy. Możesz utworzyć listę rzeczy do zrobienia na swojej tablicy Trello, klikając Dodaj kolejną listę.Dla każdego dodanego zadania (karty) możesz wybrać Edytuj > Edytuj etykiety i wybierz kolor, który będzie reprezentował każde z Twoich zobowiązań. W ten sposób możesz śledzić, ile czasu spędzasz na każdym z nich.

Jeśli ty zaplanuj zadania w swoim kalendarzu, możesz to łatwo zarządzać, konfigurując kategorie w kalendarzu cyfrowym. W Outlooku możesz to zrobić, wybierając Kategorie na wstążce i w Kalendarzu Google wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy wydarzenie i wybrać kolor reprezentujący tę kategorię. Dzięki temu uzyskasz jasny przegląd swojego tygodnia i jego zestawienie z Twoimi zobowiązaniami.

Związane z: Najlepsze bezpłatne szablony priorytetów dla Twoich projektów

Z biegiem czasu możesz zauważyć, że musisz dostosować wartości procentowe. Może to być spowodowane tym, że poświęcałeś zbyt dużo czasu lub nie byłaś wystarczająco hojna. W takim przypadku ponownie oceń swoje zapasy i wprowadź potrzebne zmiany.

Zadania pod kontrolą

Dzięki inwentarzowi zobowiązań będziesz mieć znacznie lepszy wgląd w to, jak zarządzasz swoim obciążeniem pracą. Pomoże Ci to skutecznie ustalić priorytety swoich obowiązków. Łatwo jest wywierać na sobie presję, aby robić wszystko, ale w rzeczywistości nikt tego nie potrafi. Zamiast wpychać wszystko do środka, zrób krok do tyłu i spójrz na to, co masz przed sobą.

Wyznacz granice podczas tygodnia pracy, a będziesz w stanie lepiej wykonywać te obowiązki, które mają największe znaczenie. Nie tylko to, ale będziesz mieć roboczy dowód na to, gdzie spędzasz swój czas, i będziesz mógł wprowadzać w nim zmiany zgodnie z wymaganiami.

Asana kontra Poniedziałek: Wybierz idealne narzędzie do zarządzania projektami

Asana i poniedziałek są popularnymi narzędziami do zarządzania projektami, ale jak mają się one do siebie? Dowiedz się, który z nich jest lepszy!

Czytaj dalej

O autorze