6 zaawansowanych funkcji Microsoft Excel, które musisz znać

Chociaż Microsoft Excel istnieje od najdłużej, ma wiele funkcji, o których prawdopodobnie nic nie wiesz. Nawet eksperci firmy Microsoft mogą powiedzieć, że każdy dzień w programie Excel to dzień nauki.

Więc jakie są niektóre z tych wspaniałych zaawansowanych funkcji, których Ci brakowało? W tym artykule omówimy sześć zaawansowanych funkcji programu Excel, które musisz znać i jak mogą one pomóc zwiększyć Twoją produktywność.

1. Dopasowywanie rozmyte

Dopasowanie rozmyte to Funkcja produktywności Microsoft Excel która umożliwia przeglądanie powiązanych elementów na różnych listach i łączenie ich, jeśli są w przybliżeniu podobne.

Na przykład, jeśli przeprowadzasz ankietę i niektóre wpisy zawierają błędy w pisowni, zostaną one zliczone w wyniku rozmytego dopasowania wraz z poprawnie napisanymi wpisami, o ile pisownia jest jak najbardziej zbliżona do poprawnej jeden.

Związane z: Jak zrobić mapę myśli w programie Excel

Aby Twoje wpisy były jeszcze dokładniejsze, możesz ustawić preferowany poziom progu podobieństwa do dopasowania rozmytego. Należy jednak wiedzieć, że funkcja dopasowania rozmytego działa tylko w przypadku kolumn tekstowych. Oto jak uzyskać rozmyte dopasowanie:

1. Najpierw upewnij się, że masz zainstalowaną i włączoną funkcję Fuzzy Lookup w programie Excel.
2. Następnym krokiem jest przekształcenie listy w tabelę. Osiągniesz to, podświetlając swoją listę i naciskając Ctrl + T.
3. Gdy to zrobisz, zobaczysz Narzędzie do wyszukiwania rozmytego pojawiają się na pasku zadań.
4. Teraz wybierz, które z przekonwertowanych tabel chcesz porównać.
5. Następnie zobaczysz wyskakujące okienko z prośbą o wybranie Próg podobieństwa chcesz do porównania – próg 0,85 nie jest taki zły.
6. Na koniec wybierz komórkę, w której Rozmyta tabela przeglądowa zostanie wstawiony i kliknij Udać się na Narzędzie wyszukiwania aby zakończyć porównanie.

2. Nowe okno i aranżacja

Jeśli Twoja praca wymaga radzenia sobie z wieloma arkuszami roboczymi, ta funkcja może okazać się pomocna. Microsoft Excel pozwala otwierać różne okna i układać je w dowolny sposób, aby ułatwić dostęp.

Mając otwarte wszystkie karty, których potrzebujesz, możesz zaoszczędzić sobie czasu i kłopotów z przerzucaniem się między wieloma oknami. Przejdzie również długą drogę w minimalizowaniu błędów i nieporozumień.

Związane z: Jak zawijać tekst w programie Excel

Aby skorzystać z funkcji aranżacji, oto kroki, które musisz wykonać:

1. Otwórz żądane skoroszyty, a następnie kliknij arkusze, które chcesz otworzyć.
2. Kliknij na Pogląd tab, to Zaaranżować wszystko.
3. Wybierz opcję, która najbardziej Ci odpowiada w wyświetlonym oknie dialogowym.
4. Kliknij ok.

3. Tekst do kolumn

Wprowadzasz więc zmiany w swoim arkuszu, kiedy nagle musisz podzielić dane z jednej kolumny na różne. Załóżmy, że chcesz umieścić imię i nazwisko w dwóch osobnych kolumnach. Wydaje się gorączkowy, prawda? Na szczęście nie musisz kopiować i wklejać danych komórka po komórce z funkcją tekstu do kolumny.

Związane z: Najlepsze kursy online do opanowania zaawansowanego programu Excel

Umożliwia oddzielenie tekstów w kolumnach za pomocą rozgraniczonej szerokości lub separatora, takiego jak przecinek, myślnik lub spacja. Jeśli więc wpisy w Twojej kolumnie mają którekolwiek z nich, funkcja umożliwi przeniesienie części danych do nowej kolumny.

Oto jak używać funkcji tekstu do kolumn:

1. Kliknij kolumnę z zamierzonym tekstem.
2. Kliknij Dane, następnie wybierz Tekst do kolumn.
3. Pojawi się okno dialogowe pokazujące Kreator konwersji tekstu na kolumny. Kliknij Ograniczony > Następny.
4. Wybierz ograniczniki które dotyczą Twoich danych. To może być Przestrzeń lub Przecinek.
5. Po zakończeniu kliknij Następny i wybierz dane Miejsce docelowe w swoim arkuszu.
6. Następnie kliknij Skończyć.

Należy pamiętać, że ta funkcja jest również praktyczna w przypadku innych danych, takich jak daty lub numery seryjne. Kluczem jest upewnienie się, że wszystkie ograniczniki znajdują się we właściwym miejscu, zanim spróbujesz podzielić dane.

4. Importuj statystyki ze stron internetowych

Przenoszenie danych z określonej witryny do arkusza Excela również może być problemem, ale już nie. Dzięki funkcji Importuj statystyki wszystko jest takie proste. Oto, co musisz zrobić, aby uruchomić tę funkcję.

Najpierw musisz otworzyć arkusz Excela, do którego chcesz zaimportować dane.

1. Kliknij Plik, i z rozwijanego menu wybierz Otwarty. Następnie wybierz Dodaj miejsce. Gdy to zrobisz, pojawi się okno dialogowe z pytaniem, które pliki chcesz zaimportować do programu Excel.
2. Przejdź w dół do paska pytań, dodaj adres URL witryny, z której chcesz zaimportować dane, i kliknij otwarty. Zajmie to sekundę lub dwie, a następnie otworzy się kolejne okno dialogowe z prośbą o wprowadzenie klucza bezpieczeństwa systemu Windows. Stanie się tak, jeśli komputer, z którego korzystasz, ma hasło logowania podczas uruchamiania systemu Windows.
3. Wpisz więc swoją nazwę użytkownika Windows, hasło logowania i kliknij W porządku.

5. Funkcja usuwania duplikatów

Ostatnią rzeczą, jakiej oczekujesz, gdy masz do czynienia z danymi, jest nadmiarowość. Niestety, po przeniesieniu danych z jednej kolumny do drugiej lub z innej witryny możesz narazić się na ryzyko replikacji. Aby tego uniknąć, możesz użyć funkcji Usuń duplikaty w programie Excel.

1. Wybierz tabelę, a następnie przejdź do Karta danych, aby to zrobić.
2. Tutaj kliknij Usuń duplikaty. Spowoduje to otwarcie okna. W wyskakującym oknie pojawi się pytanie, które kolumny i wiersze chcesz przeskanować w poszukiwaniu duplikatów. Wprowadź niezbędne kolumny i wiersze, a program Excel wyczyści twoje kopie.

6. Listy niestandardowe

Listy niestandardowe to skuteczny sposób na uniknięcie żmudnego wprowadzania danych i ryzyka błędów. Utworzenie własnej listy z wyprzedzeniem umożliwia: dodaj listę rozwijaną lub użyj funkcji autouzupełniania programu Excel, oszczędzając w ten sposób Twój czas.

Związane z: Formuły Excela, które pomogą Ci rozwiązać rzeczywiste problemy

Kilka przykładów to niestandardowa lista produktów, pracowników lub lokalizacji. Możesz także korzystać z list niestandardowych programu Excel, takich jak dni tygodnia lub miesiące w roku. Aby skorzystać z funkcji autouzupełniania programu Excel, wystarczy wpisać jedno słowo i przeciągnąć uchwyt wypełniania, aby dokończyć resztę.

Excel pozwala na korzystanie ze swojego niestandardowe listy w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym lub skoroszycie Excel klikając na Zakładka Plik > Opcje > Zaawansowany > Edytuj listy niestandardowe w systemie Windows i Przewyższać > Preferencje > Listy niestandardowe na Macu.

Użyj tych nowych sztuczek, aby posiadać swój program Microsoft Excel

Jeśli jesteś wielkim fanem Microsoft Excel, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość; nie możesz wyczerpać jego cudownych właściwości! Nawet jeśli może to zabrzmieć zniechęcająco, pamiętaj, że wszystkie one istnieją po to, aby Twoja praca była łatwiejsza i bardziej produktywna. Co więcej, nie musisz uczyć się ich wszystkich w jeden dzień.

Pamiętaj tylko, aby ćwiczyć każdego dnia i jak najlepiej wykorzystać funkcje opisane w tym artykule. Jeśli będziesz ich często używać, w krótkim czasie będziesz mieć je na wyciągnięcie ręki!

Jak korzystać ze śledzenia zmian w programie Microsoft Excel

Możesz użyć opcji śledzenia zmian programu Excel, aby śledzić zmiany w arkuszu, który musi zostać zaktualizowany lub przejrzany przez inne osoby. Oto jak!

Czytaj dalej

O autorze