8 zaawansowanych funkcji bazy danych w Notion, których powinieneś używać

Możesz używać stron Notion do tworzenia baz danych bez kodu za pomocą funkcji Notion, takich jak Lista, Tabela, Galeria, Kalendarz i Tablica. Jednak funkcje bazy danych następnego poziomu w Notion mogą usprawnić zadania, zarządzanie zasobami i ogólną produktywność projektu.

Te wysokopoziomowe funkcje nie tylko pozwalają organizować dane projektu w bazach danych. Możesz pokroić i pokroić dane lub zastosować formuły, aby odkryć wzorce. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o tych zaawansowanych funkcjach i ich zaletach.

1. Zarządzanie właściwościami bazy danych

Organizowanie ogromnego zbioru danych staje się łatwe dzięki funkcji Data Property of Pojęcie. Musisz dodać nową właściwość danych do celów klasyfikacji. Dodanie danych Właściwość nadaje również nowy kontekst danym. Na przykład możesz dodać właściwości bazy danych, takie jak właściciele zadań, terminy, znaczniki czasu ostatniej edycji, odpowiednie adresy URL i tak dalej.

Możesz także wykorzystać właściwości bazy danych do manipulacji danymi. Na przykład, jeśli dane mają wiele właściwości, takich jak tekst, numer, osoba, e-mail i telefon, pojawią się w różnych scenariuszach, jeśli wybierzesz odpowiednią właściwość filtrowania.

Istnieją dwa rodzaje właściwości bazy danych, a mianowicie właściwości podstawowe i zaawansowane. Wśród 12 podstawowych właściwości najpopularniejsze to Email, Phone, Text, URL, Date oraz Files & media. Wręcz przeciwnie, Formuła, Relacja i Rollup są wspólne dla wszystkich siedmiu zaawansowanych właściwości.

Notion umożliwia zarządzanie właściwościami na wiele sposobów, takich jak dodawanie nowej, usuwanie istniejącej, ukrywanie, pokazywanie i zmiana kolejności.

Związane z: SQL a NoSQL: Jaka jest najlepsza baza danych dla twojego następnego projektu?

2. Filtry bazy danych

Po dodaniu kilku właściwości do zestawu danych możesz filtrować bazę danych, aby skupić się na określonej sekcji. Musisz wybrać właściwość filtra. Funkcja filtrowania działa na logikę mieć lub nie mieć.

Możesz utworzyć nowy filtr z Dodaj filtr opcja Filtr menu nad bazą danych. Możesz tworzyć złożone lub proste filtry w zależności od strategii pobierania danych.

Możliwe, że będziesz musiał wielokrotnie zastosować ten sam filtr. Możesz także skopiować bazę danych i utworzyć nową dla tego konkretnego widoku filtra, aby zaoszczędzić czas.

Możesz tworzyć zagnieżdżone filtry do trzech warstw. Zagnieżdżone filtry umożliwiają również dodawanie ORAZ oraz LUB logika. ten Dodaj grupę filtrów opcja z Filtr menu pozwala tworzyć filtry zagnieżdżone.

3. Sortowanie baz danych w czasie rzeczywistym

Możesz uporządkować swoje dane połączone z różnymi właściwościami w kolejności rosnącej i malejącej, korzystając z funkcji Sortuj w Notion. Sortowanie jest szczególnie przydatne przy porządkowaniu danych, treści lub zadań w zależności od znanych typów właściwości.

Załóżmy na przykład, że chcesz poznać priorytetowe zadania danego dnia. Możesz posortować tabelę zadań według priorytetów, aby wiedzieć, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi. Możesz także użyć innych funkcji sortowania, takich jak alfabetyczne, ostatnio edytowane i tak dalej.

Funkcja Sort stosuje inną logikę sortowania właściwości w zależności od wartości właściwości. Na przykład właściwości Tekst i Nazwa pokażą opcję sortowania alfabetycznego. Z drugiej strony właściwość number będzie oferować tylko sortowanie numeryczne.

4. Zastosuj relacje z bazą danych

Funkcja Relation w Notion oszczędza Twój czas, zmniejszając wysiłek związany z zarządzaniem wieloma bazami danych dla dowolnego projektu. Łączy wszystkie bazy danych, dzięki czemu możesz pobrać potrzebne informacje z dowolnej bazy danych tego samego projektu.

Dodatkowo możesz przeprowadzić globalną analizę danych łącząc wszystkie bazy danych z różnych działów. Stosowanie relacji z bazą danych w Notion jest dość proste i nie wymaga żadnego kodowania. Stwórz idealną relacyjną bazę danych bez kodu w Notion za pomocą zaledwie kilku kliknięć:

1. Po prostu dodaj Relacja właściwość w bazie danych, w której chcesz połączyć inne bazy danych.
2. Notion pokazuje dostępne bazy danych do wyboru.
3. W sekcji wartości właściwości wybierz wiersz danych, który chcesz połączyć z aktualnie wybranymi danymi.

Związane z: Jak tworzyć relacje między wieloma tabelami za pomocą modelu danych w programie Excel

5. Agreguj dane za pomocą zestawień

Rollup to kolejna ważna funkcja, która pomaga pobierać niezbędne dane z dowolnych połączonych baz danych Notion. Na przykład możesz użyć funkcji zestawienia, aby oszacować łączny czas ukończenia projektu bez ręcznego zliczania połączonych zadań.

Pakiet zbiorczy oferuje również inne obliczenia, takie jak Policz wszystko, Policz wartości, Policz puste, Procent nie pusty i tak dalej. Podobnie jak funkcja Relation, Rollup jest również funkcją bez kodu. Możesz utworzyć zestawienie w zaledwie trzech krokach, a mianowicie wybierając relację, właściwość i oblicz.

Potężną cechą Notion jest łączenie z bazą danych. Funkcja Połączona baza danych umożliwia pokazanie fragmentu tabeli danych w różnych obszarach roboczych. Jeśli masz różne obszary robocze zespołu w Notion, jest to idealna funkcja do zaprezentowania zadań na poziomie zespołu.

Możesz również zastosować oddzielne filtry w połączonej bazie danych bez wprowadzania jakichkolwiek wizualnych zmian w nadrzędnej bazie danych. Możesz także zastosować funkcje sortowania. Połączone bazy danych pokazują dwukierunkowy fragment nadrzędnej bazy danych. Połączona baza danych pobiera dane z tego samego źródła, ale ma różne widoki, sortuje i filtry.

Jeśli wprowadzisz jakiekolwiek zmiany zawartości lub poziomu właściwości w dowolnej połączonej bazie danych, zawartość źródłowej bazy danych również będzie odzwierciedlać te zmiany.

7. Obliczenia i funkcje

Baza danych Notion daje dostęp do prostych i złożonych obliczeń matematycznych. Możesz stworzyć własną formułę i wykonać ją w swojej bazie danych, aby tworzyć raporty lub prognozy dla swoich projektów.

Musisz dodać właściwość Formuła do swojej bazy danych. Następnie możesz uruchamiać różnego rodzaju funkcje i obliczenia, włączając inne właściwości bazy danych. Po dodaniu Właściwość formuły, możesz kliknąć dowolny wiersz, aby wyświetlić Formuła menu. To menu zawiera sekcje, takie jak Właściwości, Stałe, Operatory i Funkcje.

8. Szablony baz danych

Szablony baz danych eliminują kłopoty z wprowadzaniem danych i zwiększają produktywność podczas pracy z bazami danych Notion. Te szablony zapewniają, że Ty lub członkowie Twojego zespołu przestrzegacie jednolitej struktury wprowadzania danych.

Możesz utworzyć szablon bazy danych raz dla określonych danych, takich jak przesyłanie raportów o błędach, wezwania na spotkania, dzienniki osobiste itp. Do normalnej pracy wystarczy wybrać ten szablon i wprowadzić tylko dane. Właściwości i struktury będą automatycznie wyświetlane w szablonach baz danych.

Uzyskaj kluczowe informacje ze swojej bazy danych pojęć

Teraz, gdy znasz już niektóre zaawansowane funkcje systemu bazy danych Notion, możesz bez wysiłku zastosować je do swoich stron Notion i wiki. Są to niezbędne narzędzia do łączenia zbiorów danych i tworzenia wzorców w celu odgadnięcia przyszłego kierunku działania.

Nie pozwól, aby baza danych Notion stała się kolejnym elementem na twoim stosie technologicznym. Manipuluj bazami danych w sposób, w jaki chcesz zwiększyć wartość swoich celów związanych z wydajnością Agile.

9 najlepszych zwinnych narzędzi zwiększających produktywność dla zespołów zdalnych i hybrydowych

Chcesz wiedzieć, które zwinne narzędzie do zarządzania projektami jest odpowiednie dla Twojego zespołu? Dowiedz się z tej listy najlepszych zwinnych narzędzi zwiększających produktywność.

Czytaj dalej

O autorze