Jak uporządkować foldery, kategorie i tagi w celu uzyskania maksymalnej wydajności?

Tak więc Twój system organizacji zadań potrzebuje pomocy. Może struktura twoich folderów stała się tak głęboka, że ​​wkrótce wyjdzie na drugą stronę planety. Może masz dość wpisywania tysiąca tagów dla każdego elementu. Jeśli tak, ten artykuł jest dla Ciebie.

Umiejętność korzystania z folderów, kategorii i tagów jest kluczowa. Są to kluczowe narzędzia w większości programów do zarządzania zadaniami. Bez tej umiejętności ryzykujesz utratę ważnych plików, niedotrzymanie terminów i marnowanie cennego czasu.

Oto jak stać się wydajnym mistrzem organizacji dzięki folderom, kategoriom i tagom.

1. Użyj folderów do kontrolowania lokalizacji przechowywania

„Foldery” to termin elastyczny. W programie OneNote Twoje notesy są jak foldery. W kalendarzu programu Outlook różne kalendarze reprezentują różne foldery. Pomyśl o folderach jak pudełkach.

Możesz łatwo przeglądać wszystkie rzeczy w jednym pudełku. Ale jeśli musisz używać rzeczy z różnych pudeł w tym samym czasie, robi się bardziej bałagan. Nagle potrzebujesz trzeciego pudełka, stołu lub czegoś takiego. Może być trudno zapamiętać, co później trafia do którego pudełka.

Inteligentna struktura folderów rozwiązuje ten problem.

Foldery reprezentują najszerszą grupę organizacyjną. Zapobiegają mieszaniu się niepowiązanych ze sobą rzeczy. Na przykład, jeśli jesteś freelancerem, dobrze jest mieć folder dla każdego klienta. Separacja gwarantuje, że nie pomylisz ważnych informacji, takich jak faktury lub postępy.

Związane z: Najlepsze techniki dla freelancerów do ustalania priorytetów zadań za darmo

Z drugiej strony nie rozdzielaj przedmiotów, których musisz używać razem. Na przykład unikaj trzymania paragonów, faktur i projektów, które reprezentują w osobnych folderach. Utrudnia to porównanie ich ze sobą.

Złotą zasadą dla folderów jest to, że chcesz ich jak najmniej. Dzięki temu nie tracisz czasu na przerzucanie między nimi.

Przykładowa struktura folderów

To jest prosta struktura folderów, której możesz użyć. Pozwala zarządzać sprawami osobistymi, a także potrzebami zawodowymi, dzięki czemu jest idealny dla freelancerów.

• Praca, z opcjonalnymi podfolderami dla różnych klientów.
• Gospodarstwo domowe, z opcjonalnymi udostępnionymi podfolderami do współpracy ze współlokatorami lub członkami rodziny.
• Osobisty, prywatny folder na osobiste potrzeby i zainteresowania.

Z samymi folderami możesz używaj inteligentnej struktury do sortowania i identyfikowania informacji. Ale jeśli masz dodatkowe narzędzia, takie jak kategorie, twoje opcje się poprawiają.

2. Użyj kategorii do sortowania treści

Kategorie ułatwiają sortowanie zawartości folderu. Zwykle są oznaczone kolorami. W niektórych programach tę rolę pełnią niestandardowe ikony lub etykiety. W Trello listy są jak kategorie. Jeśli twoje oprogramowanie nie oferuje kategorii, możesz użyć podfolderów. Ale to nie jest optymalne.

Ważna jest prosta, usprawniona struktura kategorii. Jeśli stajesz się zbyt szczegółowy, musisz dodać kilka kategorii na przedmiot, co utrudnia sortowanie.

Podobnie nie twórz kategorii catchall ani różnych kategorii. To przepis na zagubione przedmioty i zamieszanie.

Twoje własne kategorie będą się różnić w zależności od Twojej pracy i stylu życia. Oto kilka przykładowych struktur kategorii dla inspiracji.

Styl Kanban

Kategorie Kanban pomagają śledzić postępy w zadaniach. W tym systemie tagi obsługują bardziej szczegółowe dane, takie jak identyfikatory projektów lub nazwy klientów.

Działa lepiej jako kategorie niż tagi, ponieważ ogólnie kategorie są bardziej widoczne.

• Pomysły za burze mózgów i inspiracje, które jeszcze się w pełni nie uformowały.
• Do zrobienia dla zadań, których jeszcze nie rozpocząłeś.
• Czyn do zadań w toku.
• Gotowe za ukończone elementy, które przechowujesz w ewidencji. Niektóre programy mają funkcję archiwum, która może to zastąpić.

Oparte na miejscu pracy

Jeśli chcesz zarządzać zadaniami związanymi z pracą, możesz skorzystać z prostego systemu kategorii. Byłoby dobrze dla Praca folder w powyższej strukturze folderów.

• Nazwa Projektu dla złożonych projektów z wieloma powiązanymi elementami.
• Referencja dla elementów niezwiązanych z zadaniami, które nadal musisz zachować, takich jak harmonogram.
• Grupa robocza dla odrębnych zespołów lub działów wśród pracowników.

Oparte na potrzebach

Struktury oparte na potrzebach dobrze sprawdzają się w zarządzaniu sprawami osobistymi. Pozwala szybko określić, do jakiej części twojego życia i zdrowia odnosi się przedmiot.

• Potrzeby finansowe na rachunki, budżety, zakupy, plany płatności, IOU i tym podobne.
• Zdrowie fizyczne do dzienników żywności i ćwiczeń, rachunków za leki itp.
• Zdrowie psychiczne dla hobby, ale także przewodników medytacyjnych i zasobów terapeutycznych.
• Potrzeby społeczeństwa na czas spędzony na spotkaniach towarzyskich, na przykład harmonogramy wydarzeń i pomysły na randki.

Oparte na czasie

Jeśli oprogramowanie umożliwia zmianę kategorii elementu jednym lub dwoma kliknięciami, rozważ strukturę opartą na czasie. Ta struktura sortuje zadania według czasu ich wykonania.

• 10 minut lub mniej.
• 30 minut lub mniej.
• 1 godzina lub mniej.
• Długie zadanie dla projektów długoterminowych.
• Nieokreślony dla materiałów referencyjnych.

Tagi to narzędzie, którego możesz używać do określania elementów w kategorii, dzięki czemu możesz je łatwiej znaleźć. Niektóre programy mogą używać ich jako hashtagów. Inne oprogramowanie, takie jak OneNote, oferuje ustawienia tagów i inne funkcje zarządzania tagami.

Struktury tagów mogą bardzo przypominać struktury kategorii. Ważną różnicą jest to, że tagi mogą się nakładać znacznie bardziej niż kategorie. Pełnią też inną funkcję niż kategorie.

Związane z: Aplikacje, których możesz użyć, aby przenieść tagi na wyższy poziom na komputerze Mac

Tagi zapewniają, że możesz znaleźć określony przedmiot na podstawie identyfikacji kluczowych terminów. Są narzędziem wyszukiwania, a kategorie służą do sortowania. Zwykle są też poza zasięgiem wzroku, a kategorie są widoczne.

Jeśli twoje oprogramowanie nie ma obu, upewnij się, że ma przynajmniej solidny system wyszukiwania, aby to nadrobić.

Możesz mieć wiele różnych tagów, ale staraj się, aby nie były zbędne. Lepiej zdecydować się na system tagów dla częstych identyfikatorów, niż za każdym razem improwizować nowy tag.

Oto przykład systemu tagów, który dobrze sprawdzi się w przypadku struktury kategorii opartej na projekcie.

Dwight Eisenhower stworzył ten system do zarządzania swoim przytłaczającym obciążeniem pracą. Możesz go użyć do ustalenia priorytetów swoich zadań.

• Zrób teraz do zadań o najwyższym priorytecie i rzeczy, których nie można odłożyć.
• Zrób później na rzeczy, które mogą poczekać co najmniej jeden dzień.
• Delegat za rzeczy, które wykraczają poza twoje możliwości lub zestaw umiejętności.
• Referencja zastępuje „nie rób” Eisenhowera dla niepotrzebnych zadań. Oznacza przydatne narzędzia i linki.

Zostań Mistrzem Organizacji

Optymalizując te narzędzia, zyskujesz wydajność. Twoja struktura folderów i kategorie utrzymują zawartość posortowaną bez mikrozarządzania. Dzięki tagom nadal możesz szybko znaleźć określony przedmiot, nawet z długiej listy.

Jeśli twój menedżer zadań nie obsługuje tych narzędzi, powinieneś przełączyć się na taki, który obsługuje.

9 Oprogramowanie do zarządzania zadaniami do zarządzania i wykonywania zadań

Szukasz oprogramowania do zarządzania zadaniami, aby załatwić sprawy? Oto niektóre z najlepszych, których możesz użyć.

Czytaj dalej

O autorze