Jak stworzyć termin, który będzie dla Ciebie odpowiedni?

Terminy powinny być bardziej motywujące i mniej stresujące, a nie odwrotnie. O ile termin nie może wydobyć z ciebie tego, co najlepsze w wyznaczonym czasie, nie ma to sensu. Dlatego w pierwszej kolejności musisz być ostrożny przy ustalaniu terminu realizacji projektu.

Czytaj dalej ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak stworzyć termin, którego możesz się trzymać.

1. Rozważ cele i wytyczne projektu

Jeśli chcesz ustalić termin projektu, nad którym pracujesz Ty lub Twój zespół, musisz jasno określić cele projektu. Poza ogólnymi celami powinny istnieć także pewne szczegółowe wytyczne.

Rozważ wszystko, aby zrozumieć szacowany czas ukończenia, przestrzegając zasad i przepisów. Upewnij się również, że wszyscy znają wytyczne i cele obiektu współpracującego przed rozpoczęciem projektu.

2. Podziel zadanie na mniejsze jednostki lub podzadania

Aby utworzyć ostateczny termin projektu, musisz podzielić go na wiele mniejszych części. Te mniejsze porcje są również znane jako zadania i podzadania. Później utwórz osobne terminy dla każdej najmniejszej jednostki zadań.

Rozważ także zależności zadań przed ustaleniem ostatecznego terminu całego projektu. Termin realizacji zadań niezależnych wyznaczaj wcześniej, a zadań zależnych później.

Wyjaśnij zależności kolegom z drużyny. Dzięki temu zrozumieją przyczynę różnych terminów realizacji poszczególnych zadań.

3. Poświęć wystarczająco dużo czasu, aby ustalić termin

Wyznaczenie terminu realizacji projektu jest nie mniej ważne niż inne zadania z nim związane. Dlatego nigdy nie spiesz się z wyznaczeniem terminu. Może nieświadomie zmusić cię do stworzenia nierealistycznego, którego na pewno przegapisz.

Zawsze poświęć wystarczająco dużo czasu na sfinalizowanie terminu. Upewnij się, że w pośpiechu nie pominiesz żadnych istotnych kwestii do rozważenia.

4. Rozważ możliwe przyczyny opóźnienia projektu

Opóźnienia w projektach stały się w dzisiejszych czasach dość powszechne. Prawie wszystkie zespoły mają zapis o złożeniu projektów po terminie. Jeśli to samo stało się z twoim zespołem, dowiedz się powód opóźnienia projektu.

Jeśli nierealistyczny termin spowodował opóźnienie projektu ostatnim razem, miej bardziej liberalny termin na następny projekt. W przypadku jakichkolwiek innych powodów ustal termin, kiedy będziesz mieć wystarczająco dużo czasu, aby rozwiązać problem, jeśli się powtórzy.

Jeśli nie masz bezpośredniego doświadczenia z opóźnieniami w realizacji projektów, rozważ najczęstsze możliwe przyczyny i ustal termin, aby uniknąć ich wszystkich.

5. Uważaj na sprzeczne priorytety

W tym konkurencyjnym świecie większość ludzi pracuje jednocześnie nad wieloma projektami. Te sprzeczne priorytety mogą sprawić, że Twoje terminy będą nieosiągalne. Aby tego uniknąć, sprawdź przepustowość roboczą każdego członka zespołu do terminu realizacji swojego projektu.

Po uwzględnieniu priorytetów każdego członka projektu możesz wymyślić realny termin. Może zaistnieć potrzeba usunięcia niektórych członków z projektu i rekrutacji nowych osób do ukończenia projektu w szacowanym czasie podanym przez klienta.

Związane z: Najlepsze techniki dla freelancerów do ustalania priorytetów zadań za darmo

6. Uzyskaj opinię od interesariuszy

Pomyślny projekt wymaga wspólnego wysiłku wszystkich zaangażowanych osób, w tym dostawców zewnętrznych. Nie jest przyjemnie dowiedzieć się w środku projektu, że jeden z twoich ważnych zasobów jest niedostępny z powodu wakacji.

Dlatego musisz zasięgnąć opinii każdego interesariusza projektu na temat terminu. Ustal wstępny termin i zapytaj, czy uznają termin za rozsądny w porównaniu z obciążeniem pracą i priorytetami. Możesz także odbyć wiele spotkań z klientem przed sfinalizowaniem terminu.

7. Poznaj swój idealny poziom stresu

Musisz zgodzić się, że idealna ilość stresu zawsze działa jako motywacja. Dlatego, gdy mówimy, że terminy nie powinny być stresujące, nie oznacza to całkowitego usunięcia pilności. Każdy wyznaczony termin powinien zawierać umiarkowany poziom stresu. Pobudzi cię to psychicznie lub zainspiruje do ukończenia pracy.

Idealny poziom stresu różni się w zależności od osoby i trudności zadania. Ustal więc termin, biorąc pod uwagę odpowiedni poziom stresu, który nie tylko pozwoli Ci wykonać zadanie na czas, ale także wydobędzie z Ciebie to, co najlepsze.

Związane z: Umiejętności samodzielnego zarządzania do zdobycia w celu osiągnięcia produktywności osobistej i zawodowej

8. Przydziel dodatkowy czas na zmianę zakresu

Niezależnie od tego, czy pracujesz dla klienta, czy nad projektem wewnętrznym dla swojej organizacji, zmiany zakresu mogą nastąpić. Ponieważ nie można przewidzieć pełzania zakresu, lepiej mieć na to trochę czasu podczas planowania terminu.

Zespół może zmierzyć się ze zmianą zakresu projektu w dowolnym momencie jego zaawansowania. Dlatego miej trochę czasu na dostosowanie zakresu podczas tworzenia terminu. Możesz również wyjaśnić klientowi, że dostosowałeś dodatkowy czas na ten konkretny cel.

9. Bądź przygotowany na problemy w ostatniej chwili

Nikt nie chce przegapić terminu. Dlatego rozważ każdą możliwość, która może spowodować opóźnienie w twoim projekcie, w tym problemy z ostatniej chwili. Czasami koledzy z drużyny mogą czekać do ostatniego dnia, aby ukończyć przydzielone zadanie.

Ostatniego dnia może nastąpić sytuacja awaryjna — ktoś może zachorować lub mieć problemy z komputerem lub połączeniem internetowym. Aby uniknąć takich problemów, których można uniknąć, stwórz miękki termin na jeden lub dwa dni przed pierwotnym terminem.

Kiedy każdy złoży swoją pracę przed terminem, zgłoszenie projektu może nastąpić na czas. Jeśli ktoś nie dotrzyma miękkiego terminu, możesz zlecić wykonanie zadania w wyznaczonym terminie. Zaoszczędzi ci to nieoczekiwanych opóźnień w projektach.

10. Zachowaj osiągalny termin

Po rozważeniu wszystkich powyższych czynników powinieneś wymyślić możliwy do zrealizowania termin. Po sfinalizowaniu członków zespołu i uzyskaniu pełnego wyobrażenia o ich dostępności i priorytetach, powinieneś bezproblemowo ustalić termin, z którym wszyscy będą się dobrze czuć.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, zwróć się bezpośrednio do współpracowników o wyjaśnienie. Narzędzia do zarządzania projektami mogą pomóc w śledzeniu postępu projektu i dostępności zasobów, jeśli zajdzie potrzeba zmiany harmonogramu.

Zakończ zadania przed terminem

Tylko osiągalny termin może zapewnić wykonanie zadania w terminie.

Pamiętaj, aby postępować zgodnie ze wskazówkami przedstawionymi w tym artykule podczas tworzenia terminu, aby był realistyczny. Możesz również przywrócić swój projekt na właściwe tory w przypadku jakichkolwiek nieoczekiwanych okoliczności.

Jak szybko wrócić do opóźnionego projektu?

Oto dziesięć skutecznych sposobów na uzyskanie opóźnionego harmonogramu projektu, co pozwoli na ukończenie projektu na czas.

Czytaj dalej

O autorze