Jak posortować kolorami swój kalendarz programu Outlook

Powszechnie wiadomo, że używanie koloru do oznaczania różnych informacji poprawia zachowanie pamięci, a co za tym idzie, wydajność. Być może użyłeś koloru do wyróżnienia notatek w szkole lub na spotkaniach albo użyłeś koloru do wykreślenia wykresów. Tak czy inaczej, jest powód, dla którego ludzie z niego korzystają.

Kiedy planujesz swój harmonogram lub rezerwujesz spotkania, kalendarz programu Outlook jest wyposażony w wiele narzędzi ułatwiających organizację. Jednym z tych narzędzi jest funkcja Kategorie, która umożliwia kategoryzowanie spotkań według koloru. Tutaj przyjrzymy się, jak skutecznie korzystać z kategorii w Outlooku.

Jak skonfigurować kategorie w kalendarzu programu Outlook

Istnieją dwa różne sposoby konfigurowania kategorii w kalendarzu programu Outlook. Zależy to od tego, czy używasz wersji internetowej, czy aplikacji, ale obie dają ten sam wynik.

W przypadku wersji aplikacji najprostszy sposób wygląda następująco:

1. Kliknij raz spotkanie w kalendarzu programu Outlook.
2. Na wstążce Spotkanie karta powinna się otworzyć.
instagram viewer
3. Kliknij Kategoryzować.
4. Z menu rozwijanego wybierz Wszystkie kategorie otworzyć Kategorie kolorów okno.
5. Wybierz Nowy aby stworzyć nową kategorię.
6. Nazwij swoją kategorię i wybierz kolor.
7. Powtórz dla dowolnej liczby kategorii i kliknij ok w obu oknach, aby go zastosować.

Związane z: Dbaj o bezpieczeństwo poczty e-mail programu Outlook i kont Microsoft

Następnie możesz skategoryzować wszystkie swoje spotkania, klikając już istniejące wydarzenia w kalendarzu i wybierając kategorię z tego samego Kategoryzować upuścić. Kiedy tworzysz nowe spotkanie, Kategoryzować opcja pojawi się w Nowe spotkanie szkło.

W internetowej wersji kalendarza programu Outlook:

1. Na niebieskim pasku narzędzi u góry ekranu kliknij Koło zębate ikona dla Ustawienia.
2. W pasku wyszukiwania wpisz „Kategorie” i wybierz Kategorie z wyników.
3. w Kategorie okno ustawień, kliknij Utwórz kategorię.
4. Nazwij swoją kategorię i wybierz kolor z opcji na ekranie.
5. W razie potrzeby powtórz i kliknij Zapisać.
6. Kliknij x aby wyjść z ustawień.

Następnie możesz kliknąć i Edytować wszelkie istniejące lub nowe spotkania i gdzie jest napisane Kalendarz z kolorowym kółkiem obok, możesz wybrać kategorię z rozwijanego menu. Możesz usunąć lub edytować swoje kategorie, wykonując te same kroki dla każdej wersji i klikając po prostu Edytować lub Kasować opcje zgodnie z wymaganiami.

Wybór odpowiednich kolorów

Jak wspomniano wcześniej, kategoryzacja kalendarza za pomocą koloru ma swoje zalety. Wszystko, co musisz zrobić, to spojrzeć w kalendarz na nadchodzący tydzień, a będziesz mieć szybki przegląd tego, czego się spodziewać. Automatycznie dowiesz się, co się dzieje, bez konieczności czytania całego tekstu i samodzielnego rozróżniania.

Badania wykazały, że kolor wpływa na nasze zachowanie, emocje i naukę, a niektóre kolory są lepsze niż inne, jeśli chodzi o produktywność. To są:

• Czerwień, pomarańcz i żółcień dla szczegółów i odzyskania pamięci.
• Zieloni dla koncentracji i skupienia.
• Fioletowe dla kreatywności.
• Blues dla uspokojenia efektów.

Należy jednak unikać kolorów, z którymi kojarzy się nam negatywnie.

Związane z: Synchronizuj Microsoft Outlook z Kalendarzem Google

Jak skutecznie kategoryzować kalendarz programu Outlook?

Podczas wypełniania kalendarza programu Outlook kategorie powinny stanowić wartość dodaną, a nie być tylko ćwiczeniem z zaznaczaniem. Mądre podejście do kategoryzacji spotkań będzie miało optymalny wpływ na Twoją produktywność.

Po pierwsze, aby zachować prostotę i skuteczność, skup się na około sześciu oddzielnych kategoriach, aby uniknąć zbyt wielu. Możesz potrzebować więcej, ale nie przesadzaj.

Związane z: Jak żyć w swoim kalendarzu do zarządzania zadaniami

Po drugie, powinny to być wyraźnie różne rodzaje prac. Będzie się to różnić w zależności od Twoich obowiązków zawodowych, ale może wyglądać mniej więcej tak:

• Spotkania
• Współpraca lub praca projektowa
• Praca klienta
• Administracja
• Szkolenia i umiejętności

Oczywiście będą wydarzenia, które nie zawsze pasują idealnie do każdej etykiety, ale wybierz tę, która jest najbardziej dopasowana. Rób to, co ma dla Ciebie sens, a jeśli okaże się, że tak naprawdę go nie używasz, usuń go.

Prace kategoryzacji kalendarza

Twój kalendarz w Outlooku to jedno z najważniejszych narzędzi, z których będziesz korzystać podczas typowego tygodnia pracy. Przechowuje wszystkie spotkania i zadania, do których potrzebujesz dostępu, więc warto wykorzystać jego pełny potencjał.

Baw się różnymi kolorami i typami kategorii i trzymaj się tego. Poczujesz się bardziej zorganizowany i będziesz mógł lepiej czytać swój harmonogram, co może być ogromną oszczędnością czasu w tych ruchliwych okresach.

Jak poprawić zarządzanie czasem dzięki funkcji opóźnionego dostarczania programu Outlook

Opóźnienie dostarczania wiadomości e-mail może pomóc w zarządzaniu obciążeniem pracą przy jednoczesnym wykonywaniu zadań.

Czytaj dalej

O autorze