6 najlepszych darmowych szablonów priorytetyzacji dla Twoich projektów

Czy czasami czujesz, że pływasz w morzu projektów i nie wiesz, jak nadać priorytet swojej pracy? Możesz sprawić, że wszystkie swoje projekty będą widoczne, a długoterminowe cele jasne dzięki priorytetyzacji projektów szablony, jednocześnie uzyskując szybki dostęp do opisów zadań, kamieni milowych projektów i krytycznego sukcesu czynniki.

Rozpocznij każdy projekt we właściwy sposób, korzystając z tych unikalnych szablonów spotkań inaugurujących projekt, a także przypisując priorytety do celów w kolejności ich ważności i nie tylko.

1. Priorytetyzacja pomysłów: macierz priorytetów działań firmy Someka

Macierz działania-priorytetów, alternatywnie znana jako macierz wpływu-wysiłku, jest prostym narzędziem, które pomaga dostosować zespoły wokół najważniejszych pomysłów. Doskonały dla start-upów, małych firm i organizacji non-profit, szablon z łatwością klasyfikuje pomysły w oparciu o ważne względy, takie jak personel, zasoby, tempo, koszty i ogólny wysiłek oraz uderzenie.

Szablon jest zorganizowany w macierz wysiłku i wpływu/ważności, która klasyfikuje każdy pomysł na podstawie jego sukcesu w: jeden z czterech scenariuszy (duży wysiłek – duży wpływ, niski wysiłek – duży wpływ, duży wysiłek – niski wpływ lub niski wysiłek – niski wpływ Uderzenie). Te ramy pomogą Ci podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące tego, gdzie poświęcić swój czas i zasoby.

Pobierać:Someka (Bezpłatny, dostępny jako plik Excel)

2. Priorytetyzacja celów: Arkusz celów SMART firmy Vertex42

Ustawienie MĄDRY Cele nie tylko pomagają kształtować długoterminowe plany, ale pozwalają włożyć najlepszą pracę w najbardziej ambitne projekty. Oferuje opłacalny sposób, aby pomóc Ci osiągnąć cele i cele Twojej organizacji.

A MĄDRY cel powinien obejmować wszystkie następujące elementy:

Konkretny: Cele powinny być dobrze zdefiniowane i jasno określone.

Wymierny: Powinien istnieć ostateczny sposób pomiaru, czy osiągnąłeś cele, pod względem wymiernych wskaźników sukcesu.

Osiągalny: Musisz upewnić się, że cel nie jest niemożliwy do zrealizowania.

Odpowiedni: Cele powinny być realistyczne i odpowiednie do celów projektu.

Związane w czasie: Cele powinny być określone w czasie i zawierać docelowe daty konfiguracji i zakończenia.

Użyj tego szablonu, aby stworzyć plan osiągnięcia celów projektu. Jest to świetny sposób na rejestrowanie zarówno krótko-, jak i długoterminowych celów, terminów, miar sukcesu, referencji lub wykorzystanych zasobów oraz mocnych stron i umiejętności wykorzystywanych do osiągnięcia celów projektu.

Pobierać: Wierzchołek42 (Bezpłatny, dostępny jako plik Excel)

3. Priorytetyzacja przepływu pracy: Szablon macierzy Eisenhowera autorstwa Someka

Opracowany przez byłego prezydenta USA Dwighta D. Eisenhower, Matryca Eisenhowera to świetny sposób, aby organizuj i ustalaj priorytety swoich projektów. Matryca Eisenhowera, znana również jako Matryca Pilnych/Ważnych, to narzędzie, które organizuje zadania w cztery kategorie w oparciu o pilność i wagę. Cztery kategorie zadań to:

• Pilne i ważne zadania to kwestie, które są zarówno pilne, jak i ważne i należy się nimi zająć natychmiast, takie jak priorytety, sytuacje awaryjne i terminy.
• Nie pilne, ale ważne zadania to przedmioty ważne, ale nie priorytetowe, takie jak pisanie dziennika, zakupy itp.
• Pilne, ale nie ważne zadania to czynności, które niekoniecznie są ważne, ale są pilne, takie jak telefony, SMS-y, e-maile itp., na które zareagujesz, gdy nadarzy się okazja.
• Nie pilne, nie ważne zadania uwzględnij zadania, które nie są pilne lub ważne, ponieważ nie pomogą Ci osiągnąć Twoich celów.

Zapewnia ramy do planowania kolejności działań, zapewniając w ten sposób, że pracujesz nad właściwymi rzeczami we właściwym czasie. Możesz analizować zadania priorytetowe, unikać niepotrzebnych zadań, ograniczać rozpraszanie uwagi, a także przygotowywać się na nieprzewidziane sytuacje.

Pobierać: Someka (Bezpłatny, dostępny jako plik Excel)

4. Priorytetyzacja incydentów: macierz priorytetów incydentów według Smartsheet

Incydent to zdarzenie zakłócające, które niekorzystnie wpływa na osiągnięcie celów projektu. Incydenty mogą się zdarzyć w dowolnym momencie, od przedłużającej się awarii zasilania spowodowanej klęską żywiołową po wadliwe działanie sprzętu lub oprogramowania.

Korzystanie z macierzy priorytetów incydentów to ustrukturyzowane podejście do obsługi incydentów przy jednoczesnej obsłudze wielu elementów incydentu. Jest to zwykle nieocenione narzędzie do zarządzania zgłoszeniami serwisowymi IT.

Każda organizacja ma inne priorytety w zakresie odzyskiwania ryzyka i odzyskiwania po awarii. Użyj szablonu, aby przypisać kolory priorytetów do każdego zgłoszenia serwisowego, w zależności od tego, czy jest to istotne, krytyczne, umiarkowane lub drobne incydenty, a następnie śledź postępy w Twojej organizacji przepływ pracy.

Dzięki łatwemu w użyciu systemowi oznaczania incydentów i uporządkowanym polom do przechowywania odpowiednich informacji — możesz skupić się na szybszych rozwiązaniach, zapewniając jednocześnie zadowolenie klientów.

Pobierać: Smartsheet (Bezpłatny, dostępny jako szablon Excel)

5. Priorytetyzacja produktów: Szablon RICE (zasięg, wpływ, pewność siebie, wysiłek) według interkomu

ten RYŻ model pomaga Tobie i Twojemu zespołowi ocenić priorytet inicjatywy. Ta metodologia doskonale nadaje się do zapewniania jasności co do kierunku funkcji produktu, umożliwiając zespołom podejmowanie lepszych decyzji na wcześniejszym etapie procesu.

W ramach, Osiągać jest definiowany przez odsetek potencjalnych klientów, którzy mogliby korzystać z Twojego produktu, zwykle mierzony w kategoriach „transakcji miesięcznie” lub innych podobnych wskaźników. Następnym krokiem byłaby ocena uderzenie zestawów funkcji wykonywanych przez użytkowników. Na podstawie zebranych spostrzeżeń będziesz w stanie nadać priorytet jednemu z nich. Prowadzi to do inwestowania w funkcje produktów, które zwiększają współczynniki konwersji lub poprawiają wrażenia klientów.

ten Zaufanie estymator pozwala zdefiniować system oceny zaufania w celu oceny szacunków zespołu i określenia pewnego rodzaju rankingu konsensusu. To narzędzie informuje zespół, co jest prawdopodobne i rozsądne, zamiast przypisywać większą wagę nieistotnym lub źle zdefiniowanym opiniom lub pomysłom.

Jeśli chodzi o Wysiłek, Twój projekt prawdopodobnie potrwa kilka miesięcy, dlatego bardzo ważne jest oszacowanie czasu i pracy dla każdej fazy projektu, w tym projektowania, programowania i testowania. Pomaga skoncentrować swoją energię, aby uniknąć marnowania czasu na czynności o niskiej wartości, które prowadzą do wyników, które nie są optymalne lub po prostu „wystarczająco dobre”.

Pobierać:Awiofon (Bezpłatny, dostępny jako plik Excel)

6. Codzienne ustalanie priorytetów zadań: Szablon listy zadań do wykonania według arkusza Smartsheet

Kiedy pracujesz nad wieloma projektami, codzienne porządkowanie zadań może być trudne. Wymieniając ważne zadania, które pozwalają Ci być na bieżąco, możesz skutecznie realizować projekty, jednocześnie organizując wszystkie mandaty nałożone na Ciebie przez przełożonych, klientów, współpracowników i innych interesariuszy.

Związane z: Jak zoptymalizować listę rzeczy do zrobienia, aby być bardziej wydajnym?

Ten szablon listy zadań do wykonania ułatwia tworzenie listy priorytetów zadań związanych z projektem oraz śledzenie terminów, kamieni milowych i elementów dostarczanych w trakcie pracy. Zawsze możesz się cofnąć i dodać więcej w miarę rozwoju projektu — lub usunąć lub zmienić zadania, jeśli trzeba je zmodyfikować. Możesz także utworzyć podzadania później, dzięki czemu będziesz dobrze przygotowany, jeśli niektóre z Twoich zadań są zbyt złożone.

Pobierać:Smartsheet (Bezpłatny, dostępny jako plik Excel)

Popraw priorytety i zarządzanie projektami

Szablony ustalania priorytetów projektów zapewniają jasne i systematyczne sposoby identyfikowania i wybierania projektów w celu uzyskania większej wydajności i skuteczności. Przyspieszą proces badania i rozwoju każdego projektu, dostarczając szkieletowe ramy do natychmiastowego użycia.

Co więcej, możesz również uniknąć ryzyka stronniczości, zachęcać do współpracy i zapewnić wybór projektów o najwyższym priorytecie przy ograniczonych zasobach. Zapewnienie spójności tych szablonów ze wszystkimi projektami gwarantuje poprawę produktywności, wskaźników powodzenia projektów i ogólnej jakości pracy.

5 wskazówek, jak uczynić projekty grupowe łatwymi

Projekty grupowe mogą być trudne, zwłaszcza gdy jeden z członków nie wykonuje swojej części. Oto kilka sposobów, aby projekty grupowe były mniej bolesne.

Czytaj dalej

O autorze