5 najlepszych programów bazy wiedzy dla Twojej organizacji

Ponieważ świat coraz częściej przyjmuje rozwiązania cyfrowe, firmy zdają sobie sprawę, że muszą zapewniać klientom wsparcie techniczne online i łatwy dostęp do informacji wewnętrznych firmy dla pracowników.

Oprogramowanie bazy wiedzy to rozwiązanie do przechowywania, udostępniania i wyszukiwania informacji o Twoich produktach, usługach i operacjach biznesowych. W tym artykule omówimy, czym jest oprogramowanie bazy wiedzy, główne funkcje do rozważenia oraz najlepsze dostępne obecnie opcje.

Co to jest oprogramowanie bazy wiedzy?

Narzędzia bazy wiedzy umożliwiają firmom efektywne przechowywanie i udostępnianie informacji o produktach oraz danych związanych z projektami.

Pomyśl o tych obszernych instrukcjach obsługi, które często towarzyszą kupowanym przedmiotom. Są szanse, że ich nie czytasz i natychmiast trafiają do kosza. Narzędzie bazy wiedzy zapewnia bardziej atrakcyjne rozwiązanie online do tworzenia instrukcji obsługi produktów, rejestrowania zapytań użytkowników i odpowiadania na nie, dodawania nowych funkcji do produktów i nie tylko.

Możesz wykorzystać oprogramowanie bazy wiedzy do zbierania danych z działu obsługi klienta i przechowywania ich w ustrukturyzowanym formacie, aby był do nich łatwy dostęp zarówno dla klientów, jak i pracowników Twojej organizacji.

Co więcej, możesz również użyć tego narzędzia do zwiększenia produktywności w miejscu pracy dzięki dzieleniu się wiedzą, ponieważ pozwala ono przechowywać i uzyskiwać dostęp do informacji wyłącznie do użytku wewnętrznego.

Baza wiedzy różni się od wewnętrzna wiki w tym sensie, że jest zwykle utrzymywany przez wybranych autorów i zawiera informacje do użytku wewnętrznego i zewnętrznego.

Oto, w jaki sposób Twoja organizacja może skorzystać z rozwiązania bazy wiedzy:

• Zmniejsz liczbę błędów w dokumentacji.
• Zwiększ produktywność, poświęcając mniej czasu na wyszukiwanie informacji.
• Popraw obsługę klienta dzięki dokładnym i aktualnym informacjom o produktach.
• Zadbaj o zadowolenie klientów dzięki wydajniejszemu procesowi znajdowania odpowiedzi na ich pytania.
• Poczuj się pewnie, wiedząc, że wszystkie Twoje dane są scentralizowane, uporządkowane i bezpiecznie przechowywane.
• Ułatwienie onboardingu pracowników zapewniając dostęp do odpowiednich informacji od pierwszego dnia.

Podsumowując, korzystając z oprogramowania bazy wiedzy, możesz zbudować lojalną bazę klientów i wydajniejszą siłę roboczą.

Niezbędne funkcje najlepszego oprogramowania bazy wiedzy

1. Narzędzie bazy wiedzy powinno zapewniać łatwy dostęp do odpowiednich informacji.
2. Informacje powinny być łatwe w nawigacji i wyszukiwaniu.
3. Najlepsze oprogramowanie bazy wiedzy będzie miało konfigurowalny interfejs, dzięki czemu możesz dostosować je do swoich potrzeb i preferencji.
4. Najlepsze narzędzia bazy wiedzy pozwolą Ci tworzyć często zadawane pytania, artykuły, filmy i inne rodzaje treści, aby dostarczać bardziej szczegółowe informacje dla Twoich klientów.
5. Solidne narzędzie bazy wiedzy powinno umożliwiać szybkie odpowiadanie na zapytania klientów, na przykład za pośrednictwem funkcji czatu online.
6. Powinien mieć przyjazny dla użytkownika interfejs i umożliwiać bezproblemową współpracę.

5 najlepszych programów bazy wiedzy dla Twojej organizacji

Document360 to przyjazne dla początkujących narzędzie bazy wiedzy przeznaczone zarówno do użytku wewnętrznego, jak i publicznego. Posiada minimalny interfejs użytkownika z przydatnymi narzędziami, takimi jak łatwy w użyciu edytor tekstu Markdown, umożliwiający bezproblemowe pisanie i edycję treści, który umożliwia dodawanie linków, obrazów, filmów, tabel itp.

Jest to idealne rozwiązanie dla dużych firm, ponieważ można go używać do tworzenia wielu witryn baz wiedzy dla indywidualnych projektów lub produktów. Zawiera również inteligentne funkcje wyszukiwania, które pomagają zaoszczędzić czas, zapewniając dokładne wyniki zapytań. Wystarczy się zarejestrować, aby rozpocząć bezpłatny okres próbny.

Zendesk to solidne narzędzie bazy wiedzy, idealne dla organizacji poszukujących kompleksowego rozwiązania do obsługi klienta (chociaż możesz go również użyć jako wewnętrznej bazy wiedzy).

Zendesk oferuje intuicyjny interfejs, przydatne integracje i obsługuje treści wielojęzyczne, co pozwala zapewnić wyjątkową obsługę klientom w różnych częściach świata.

Posiada również solidny system biletowy, który ułatwia sprawdzenie, co się dzieje z każdym zapytaniem, dzięki czemu nic nie przepada. A kiedy sprawy się komplikują, zaawansowane narzędzia raportowania Zendesk pozwalają dokładnie wiedzieć, gdzie leżą problemy, dzięki czemu możesz szybko i skutecznie podejmować działania.

Guru to narzędzie bazy wiedzy, które zapewnia praktyczne funkcje idealne do tworzenia, udostępniania, uzyskiwania dostępu i aktualizowania informacji wewnętrznych.

Jedną z głównych korzyści płynących z używania Guru jest to, że bezproblemowo wpasowuje się w istniejące przepływy pracy w Twojej organizacji, wspierając integracje ze wspólnymi narzędzia komunikacji wewnętrznej z których możesz korzystać, w tym Microsoft Teams, Slack, Gmail i inne.

Oznacza to, że jednym kliknięciem możesz uzyskać dostęp do informacji w aplikacji czatu podczas pracy w podróży lub przeglądać dokumenty udostępnione Ci przez członków zespołu, a wszystko to w jednym miejscu.

Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie dokumentacji produktu, zarządzanie zasadami i procedurami firmy, czy współpracę nad propozycją z zespołem, możesz zarządzać tym wszystkim w jednym miejscu dzięki Guru. Możesz także użyć Guru do publikowania treści dla swoich klientów.

Slab to centrum wiedzy, które pozwala być na bieżąco ze wszystkimi informacjami zespołu w jednym miejscu. Możesz go używać do śledzenia wszystkiego, od dokumentacji procesów firmy po podręczniki IT, i skonsolidować wszystkie miejsca, w których Twój zespół może przechowywać swoją wiedzę, w centralnym repozytorium.

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi edycji, rozbudowanym funkcjom wyszukiwania i integracji z popularnymi narzędziami, takimi jak Google Dokumenty, Asana, ClickUp, Dropbox i nie tylko, możesz stworzyć jedno źródło wiedzy dla wszystkich ważnych dla Twojej firmy Informacja.

To przeszukiwalne narzędzie bazy wiedzy gromadzi wszystkie istotne informacje w zorganizowanej, intuicyjnej strukturze, łatwej do znalezienia i odniesienia przez pracowników i klientów. Oferuje doskonałą skalowalność, dzięki czemu jest zwycięzcą dla dużych zespołów.

Ułatwia to również, oferując prosty, ale potężny interfejs, a także wbudowaną funkcję czatu na żywo, dzięki czemu możesz łatwo pomóc klientom znaleźć to, czego potrzebują.

Możesz użyć Help Scout do tworzenia wielu baz wiedzy dla określonych produktów. To narzędzie jest kompatybilne ze wszystkimi głównymi przeglądarkami internetowymi i obsługuje integrację z popularnymi narzędziami, takimi jak Slack, HubSpot, Jira, aplikacje Google i nie tylko.

Popraw swoją produktywność dzięki dzieleniu się wiedzą

Brak scentralizowanego dostępu do informacji może być ogromnym problemem dla każdej organizacji.

Możesz skorzystać z jednego z tych narzędzi bazy wiedzy, aby zwiększyć produktywność i współpracę w miejscu pracy, jednocześnie zapewniając klientom wszystkie potrzebne odpowiedzi w jednym miejscu.

Jak zwiększyć produktywność w miejscu pracy dzięki dzieleniu się wiedzą

Dzielenie się wiedzą w miejscu pracy może być potężne, ale tylko wtedy, gdy stworzysz środowisko, które do tego zachęca. Oto kilka pomocnych narzędzi i wskazówek.

Czytaj dalej

O autorze