8 hacków do Gmaila, które pomogą Ci zrobić więcej

Gmail to usługa e-mail wybierana przez miliony — i nie bez powodu. Jest bezpieczny, łatwy w użyciu i oferuje wiele wbudowanych narzędzi do zarządzania skrzynką odbiorczą. Niestety Twoja skrzynka odbiorcza może nadal budzić strach, zwłaszcza gdy jest niezorganizowana i pełna po brzegi.

Czy spędzasz zbyt dużo czasu, próbując uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej? Jeśli tak, czas coś z tym zrobić. Te 8 zwiększających produktywność hacków do Gmaila może pomóc.

1. Użyj skrótów klawiaturowych

Skróty klawiaturowe są najlepszym przyjacielem użytkownika komputera, zwłaszcza jeśli chodzi o opróżnianie skrzynki odbiorczej. Gmail oferuje szeroką gamę skrótów klawiszowych do wszystkiego, od szybkiej nawigacji po formatowanie wiadomości e-mail. Oto niektóre z naszych ulubionych skrótów, których możesz teraz użyć:

• Shift + I oznaczyć jako przeczytane
• ⌘ lub Ctrl + Enter wysłać emaila
• ⌘ lub Ctrl + K wstawić link
• C komponować
• / przeszukiwać e-maile
• D komponować w nowej karcie
• Shift + Ctrl + B dodać odbiorców BCC

2. Twórz szablony

Zdarza się, że każdego dnia wysyłasz ten sam e-mail? Możesz przyspieszyć ten proces, tworząc niestandardowe szablony wiadomości e-mail. Aby tak się stało, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Komponować.
2. Wpisz tekst, którego chcesz użyć w swoim szablonie w polu e-mail.
3. Wybierz menu z trzema kropkami, a następnie Szablony.
4. Wybierz Zapisz wersję roboczą jako szablon i wtedy Zapisz jako nowy szablon.

Kiedy będziesz gotowy do użycia szablonu, po prostu wybierz Szablony i wtedy Wstaw szablon.

3. Wycisz rozmowy

Jeśli jesteś częścią długiego wątku e-mail, który już nie dotyczy Ciebie, możesz go po prostu wyciszyć. Wyciszanie sprawia, że ​​przyszłe odpowiedzi na wątek nie trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej. I nadal możesz znaleźć swoją wyciszoną pocztę w All Mail.

Aby wyciszyć rozmowę, w wiadomości e-mail, którą chcesz wyciszyć, wybierz menu z trzema kropkami, a następnie wybierz Niemy. Otóż ​​to.

4. Użyj wiadomości o urlopie

Jeśli wyjeżdżasz z miasta lub po prostu potrzebujesz trochę czasu poza biurkiem, skorzystaj z wiadomości o nieobecności. Gdy wiadomość o nieobecności jest włączona, każdy, kto wyśle ​​Ci wiadomość e-mail, otrzyma ustawioną przez Ciebie odpowiedź w formie puszki na temat Twojego statusu poza biurem. Może to zniechęcić nadawców do wysyłania dodatkowych e-maili, które zapychają skrzynkę odbiorczą.

Aby użyć wiadomości o nieobecności:

1. Otwórz Gmaila i wybierz Ustawienia > Widziećwszystkie ustawienia.
2. Przewiń, aż zobaczysz Osoba odpowiadająca na wakacje.
3. Wybierz przycisk radiowy obok Komunikat o nieobecności włączony.
4. Wprowadź daty, temat, a następnie swoją wiadomość. Na koniec wybierz Zapisz zmiany.

5. Dostosuj układ swojej skrzynki odbiorczej

Najlepszym sposobem na uzyskanie dostępu do skrzynki odbiorczej jest dostosowanie układu. Na przykład możesz wybrać, aby najpierw były wymienione ważne e-maile, a nawet nieprzeczytane e-maile. Daje to elastyczność w sposobie wyświetlania e-maili. Aby zmienić układ:

1. Iść do Ustawienia.
2. Przewiń, aż zobaczysz Typ skrzynki odbiorczej.
3. Wybierz typ, którego chcesz użyć.

ten rodzaje układów skrzynki odbiorczej są następujące:

• Ważne po pierwsze: Dzieli skrzynkę odbiorczą na dwie części: ważne i wszystko inne.
• Najpierw nieprzeczytane: Pokazuje nieprzeczytane wiadomości u góry skrzynki odbiorczej.
• Pierwszeństwo z gwiazdką: Wiadomości oznaczone gwiazdką pojawiają się w skrzynce odbiorczej jako pierwsze.
• Wiele skrzynek odbiorczych: Dodatkowe sekcje będą dostępne w Twojej skrzynce odbiorczej, dzięki czemu możesz używać operatorów wyszukiwania lub tworzyć niestandardowe etykiety.
• Priorytety: Dzieli skrzynkę odbiorczą na wiele sekcji, dzięki czemu możesz wybrać, które sekcje mają być wyświetlane, w tym oznaczone gwiazdką, ważne lub nieprzeczytane.

6. Utwórz filtry poczty e-mail

Chcesz automatycznie wysyłać określone e-maile do kosza? Chcesz zapisywać ważne e-maile, oznaczając je gwiazdką? Możesz zrobić to wszystko i więcej, tworząc filtry poczty e-mail. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Ustawienia ikonę wewnątrz paska wyszukiwania Gmaila.
2. Wypełnij informacje wymienione w oknie. Gmail daje Ci możliwość uzyskania bardzo szczegółowych informacji w e-mailach tutaj lub w podstawowym. Na przykład możesz po prostu oznaczać gwiazdką wiadomości zawierające określone słowa.
3. Kiedy będziesz szczęśliwy, wybierz Utwórz filtr.
4. Następnie wybierz zachowania, za którymi ma podążać filtr. Następnie wybierz Utwórz filtr.

7. Użyj integracji

Prawdopodobnie istnieje wiele innych aplikacji, których używasz codziennie do komunikowania się ze swoim zespołem, zarządzania projektami i nie tylko. Niektóre z tych aplikacji prawdopodobnie integrują się z Gmail w pewnym sensie. Integracje mogą zwiększyć Twoją produktywność, eliminując dodatkowe kroki.

Niektóre integracje dostępne dla Gmaila obejmują:

• Luźny: Używasz Luźny do komunikacji zespołowej? Jeśli tak, możesz również korzystać z Gmaila w Slacku. Na przykład możesz wysyłać e-maile bezpośrednio do Slacka w celu dyskusji.
• Powiększenie: Możesz także zintegrować Gmail z powiększeniem aby szybko planować spotkania bezpośrednio z wiadomości e-mail lub natychmiast rozpocząć spotkanie. Nie musisz otwierać nowego okna.
• Trello: Z Integracja Trello, możesz tworzyć nowe karty Trello bez opuszczania skrzynki odbiorczej. Dzięki temu nie przegapisz krytycznego zadania podczas przeglądania wiadomości e-mail.

To tylko kilka z setek dostępnych integracji. Jeśli chcesz zautomatyzować zadanie, prawdopodobnie pomoże Ci Gmail. Kasy Rynek Google Workspace dla jeszcze większej liczby aplikacji.

Jeśli pasek boczny skrzynki odbiorczej Gmaila jest całkowicie zasypany starymi i nowymi folderami, możesz sobie z nimi poradzić, ukrywając te, których już nie używasz. Ukrywanie folderów lub etykiet nie powoduje usunięcia ich zawartości. Zamiast tego po prostu ukrywa foldery przed widokiem.

To świetny sposób na „pozbywanie się” treści, których już nie używasz, bez usuwania ich na zawsze. Aby ukryć nieużywane foldery:

1. Wybierz Ustawienia i wtedy Zobacz wszystkie ustawienia.
2. Wybierz Etykiety z górnego menu.
3. Przejdź i wybierz Ukrywać dla wszystkich folderów, które chcesz ukryć.

To tylko migawka tego, co może zrobić Gmail

Te osiem wskazówek to tylko zarys tego, co możesz zrobić, aby zwiększyć produktywność podczas zarządzania skrzynką odbiorczą Gmaila.

Niezależnie od tego, czy dostosowujesz skrzynkę odbiorczą do swoich potrzeb, czy korzystasz z rozszerzeń Chrome, istnieje wiele wskazówek i wskazówek.

6 niezbędnych rozszerzeń Chrome dla Gmaila

Dla każdego, kto regularnie sprawdza Gmaila w Chrome, oto sześć niezbędnych rozszerzeń przeglądarki, które ułatwią Ci życie.

Czytaj dalej

O autorze