Zrzuć swoją listę rzeczy do zrobienia: jak żyć w swoim kalendarzu w celu zarządzania zadaniami

Wszyscy słyszeli o liście rzeczy do zrobienia, a większość ludzi używa jej do śledzenia zaległych prac, które muszą wykonać. Jednak, jak w przypadku wszystkiego, listy rzeczy do zrobienia mogą szybko wymknąć się spod kontroli i mogą w rzeczywistości przeciwdziałać Twojej produktywności.

Życie w kalendarzu oznacza wyrzucenie listy i zaplanowanie oczekujących zadań w kalendarzu. Jeśli Twoje zadania powodują więcej problemów, niż byś chciał, może to być Twoje rozwiązanie.

Lista zadań do wykonania a Życie w swoim kalendarzu

Nie ma nic złego w listach rzeczy do zrobienia per se, ale wymagają one dużej dyscypliny, aby były skuteczne. Zadania do wykonania są niesamowicie otwarte, a obowiązek ich poprawnego działania spoczywa na Tobie. To tylko niektóre z rzeczy, które mogą zaszkodzić ich użyteczności:

• Jeśli są zbyt długie, mogą stać się przytłaczające.
• Nie zapewniają kontekstu dla ustalania priorytetów.
• Mogą składać się z wielu niepotrzebnych zadań.
• Bardziej prawdopodobne jest, że wykonasz mniejsze, przyjemniejsze zadania i zaniedbujesz innych.
instagram viewer
• Potrzebujesz dodatkowych aplikacji, aby Twoja lista rzeczy do zrobienia była mobilna.

Z drugiej strony życie w kalendarzu rozwiązuje większość tych problemów ze względu na to, jak to działa. Kiedy masz pracę, którą musisz wykonać, patrzysz na swój kalendarz i harmonogram, który działa jako spotkanie wśród innych obowiązków. To automatycznie sprawia, że ​​priorytetyzujesz zadanie w kontekście innych Twoich zadań.

Związane z: Sposoby, aby Kalendarz Google stał się kalendarzem pulpitu Windows

Ponadto masz większe szanse na wykonanie trudniejszych i bardziej złożonych zadań, ponieważ są one już zaplanowane, co zapobiega zwlekaniu. To wszystko jest możliwe bez długich, odpychających list, ponieważ Twój kalendarz to działające centrum informacji, które łączy to wszystko.

Większość miejsc pracy korzysta już z aplikacji kalendarza cyfrowego, takich jak Outlook lub Kalendarz Google. Oznacza to, że możesz zabrać go ze sobą w podróż, korzystając z łącza internetowego lub aplikacji na dowolnym urządzeniu cyfrowym, którego potrzebujesz.

Istnieje tylko kilka prostych zasad życia w kalendarzu, które zoptymalizują zarządzanie nim i są znacznie mniej skomplikowane niż reguły listy rzeczy do zrobienia.

Blokowanie czasu jest twoim przyjacielem

To jest coś, od czego po prostu nie można uciec, niezależnie od medium, którego używasz do śledzenia zadań. Blokowanie czasu oznacza poświęcenie czasu na początku tygodnia lub dnia na zapisanie wszelkich zadań, które musisz wykonać.

Jest to inicjatywa oszczędzająca czas, która znacznie zwiększa wydajność pracy. Robiąc to, już wiesz, co musisz zrobić z wyprzedzeniem, i możesz spędzić resztę tygodnia pracy na zajmowaniu się swoimi obowiązkami.

Związane z: Wskazówki dotyczące blokowania czasu, aby poprawić koncentrację

Zanim przystąpisz do pracy, poświęć 15-20 minut na wypełnienie kalendarza. Mając na uwadze terminy, znajdź czas między spotkaniami, projektami i pracą z klientem, aby umówić się na spotkanie.

Jeśli jedno z Twoich zadań dotyczy umówienia spotkania ze współpracownikiem, utwórz spotkanie w swoim kalendarzu i zaproś go. Jeśli chcesz spotkać się wirtualnie, pamiętaj o dołączeniu łącza do spotkania z aplikacji do obsługi konferencji cyfrowych, której używasz.

Użyj motywów do zarządzania zadaniami

Oznaczenie kolorami terminów w kalendarzu w kategoriach znacznie ułatwia rozróżnianie zadań, spotkań, pracy nad projektem i innych obowiązków. W mgnieniu oka będziesz w stanie określić, co składa się na Twój tydzień i odpowiednio zaplanować.

Aby to zrobić w Outlooku, kliknij dowolne spotkanie, a na wstążce kliknij Kategoryzuj > Wszystkie kategorie. Wybierz Nowy, wpisz nazwę motywu, wybierz kolor, a następnie kliknij ok.

Powtórz dla tylu motywów, ile chcesz. Następnie możesz przypisać kategorię do każdego utworzonego spotkania. W Kalendarzu Google kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne spotkanie i wybierz dowolny z wyskakujących kolorów.

Związane z: Narzędzia do synchronizacji Microsoft Outlook z Kalendarzem Google

Pamiętaj, aby nazwać kategorie zgodnie z rodzajem pracy i wybrać kolory, na które dobrze reagujesz. Przykładami kategorii mogą być:

• Praca projektowa
• Administrator i zadania
• Klienci
• Spotkania
• Szkolenie

Udostępnij swój kalendarz współpracownikom

Chociaż możesz użyć aplikacji do listy rzeczy do zrobienia, takiej jak Todolist, aby dzielić się swoimi postępami z innymi pracownikami, jeśli nie używają tego samego oprogramowania, nie będą mogli łatwo zobaczyć tego. W tym miejscu życie w domyślnym kalendarzu biura ma dodatkową zaletę.

Udostępniając swój kalendarz, Twoi współpracownicy będą mogli zobaczyć Twoje postępy, po prostu je przeglądając. Dzięki temu Twoja skrzynka odbiorcza nie zostanie zatkana e-mailami z pytaniami o Twoje postępy, a nawet nie będziesz musiał ich w niej oznaczać. Pamiętaj jednak, aby uświadomić im, że tak właśnie pracujesz.

Związane z: Outlook a Gmail: która usługa poczty e-mail jest lepsza?

Aby udostępnić swój kalendarz programu Outlook:

1. Na wstążce kliknij Udostępnij kalendarz i wybierz ten, który chcesz opublikować.
2. Kliknij Dodać aby wprowadzić adresy e-mail zespołu, a następnie OK.
3. Pod uprawnienia, wybierz albo Może wyświetlać tytuły i lokalizacje lub Może wyświetlić wszystkie szczegóły.
4. Kliknij Zastosować oraz OK.

Aby dowiedzieć się, jak utworzyć udostępniony kalendarz w Google, możesz obejrzeć ten oficjalny film z Google Workspace:

Bądź realistą w kwestii planowania

Chociaż życie w kalendarzu omija wiele problemów związanych z ustalaniem priorytetów list zadań i zarządzaniem czasem, nadal musisz realistycznie i mądrze planować swoje zadania. Na szczęście istnieje kilka wypróbowanych i przetestowanych wskazówek, jak skutecznie zarządzać tym:

• Jeśli nie masz czasu na wykonanie dużego zadania, zaplanuj je jako kilka mniejszych zadań.
• Daj sobie więcej czasu, niż myślisz, że będziesz potrzebować.
• Unikaj wykonywania zadań tuż przed spotkaniem; daj sobie 30-minutową przerwę między nimi.
• Jeśli zadanie jest pilne, zdecyduj, czy chcesz ponownie uporządkować inne rzeczy w swoim kalendarzu.

Prawdopodobieństwo jest takie, że skończysz pracę i będziesz mieć wolny czas, co oznacza, że ​​nadrabiasz e-maile i inne drobiazgi, które pojawiają się w ciągu dnia.

Związane z: Popraw zarządzanie czasem dzięki funkcji opóźnionego dostarczania programu Outlook

Żyj w swoim kalendarzu, aby poprawić produktywność

Twój kalendarz to wygodne narzędzie, które zawiera już wszystkie zasoby potrzebne do śledzenia Twojej pracy. Życie w kalendarzu zapewnia zintegrowane podejście do zarządzania obciążeniem pracą i utrzymuje wszystko w jednym miejscu.

Stosując powyższe zasady, będziesz na dobrej drodze do zaoszczędzenia czasu, poprawy produktywności i będziesz bardziej efektywny, gdy to robisz. Spróbuj, a możesz się zastanawiać, dlaczego w ogóle korzystałeś z listy rzeczy do zrobienia.

Jak sprawić, by program Outlook był mniej rozpraszający dzięki tym szybkim wskazówkom?

Jeśli kiedykolwiek myślałeś, że Outlook rozprasza uwagę, oto kilka prostych zmian, które mogą Ci się przydać.

Czytaj dalej

O autorze