10 rzeczy, o których nie wiedziałeś, że możesz zrobić z Microsoft SharePoint

Dla wielu SharePoint to platforma o ograniczonej funkcjonalności. Ale tak nie jest. Na tej platformie możesz robić wiele rzeczy, z których niektóre mogły być Ci nieznane do tej pory.

W tym artykule przedstawimy takie funkcje SharePoint, które z pewnością zachwycą Twoich współpracowników.

1. Przetwarzanie faktur

Jeśli Twoja organizacja współpracuje z klientami zewnętrznymi, generowanie i przetwarzanie faktur jest kluczowymi elementami procesu pracy. Większość organizacji polega na zewnętrznych narzędziach do zarządzania fakturami. Jednakże, SharePoint użytkownicy mogą wykonać większość kroków z jego natywnej platformy.

Za pomocą Microsoft Forms możesz zbierać dane faktur i importować je do SharePoint. Równoczesne tworzenie faktury i analiza jej przychodów jest również możliwe na SharePoint.

Związane z: Formularze Google a Microsoft Forms: którego należy użyć?

Procesy te wymagają zaangażowania mniejszej liczby osób. Dzięki temu istnieje mniejsze prawdopodobieństwo pomyłki podczas wprowadzania danych. Ponadto uwzględnienie zautomatyzowanych kroków przyspiesza fakturowanie. Możesz również łatwo dowiedzieć się o postępie procesu.

2. Użyj podczas wdrażania

Rekrutacja i wdrażanie nowych osób do firmy to kłopotliwe zadanie. Wszystko powinno być na swoim miejscu, aby zapewnić pozytywne wrażenia dla nowego członka zespołu.

Integrując Microsoft Forms i Power Automate z SharePoint, możesz gromadzić wszystkie informacje w jednym miejscu i tworzyć przepływ pracy dla wszystkich działów. Po skonfigurowaniu integracji i przepływu pracy kierownik HR musi tylko monitorować każdy krok.

Wykorzystanie SharePoint w procesie onboardingu to sytuacja korzystna zarówno dla nowych pracowników, jak i kadry zarządzającej. Podczas gdy świeży rekrut może zacząć od razu ze wszystkim, co jest dostępne, rekruterzy będą musieli wkładać mniej wysiłku we wdrożenie.

3. Zarządzaj zapasami

Zarządzanie zapasami to gorączkowy proces, ponieważ obejmuje szereg zadań i podzadań, takich jak harmonogram zaopatrzenia, śledzenie kosztów i konserwacja. Ponadto zależności zadań mogą sprawić, że proces będzie długotrwały i złożony.

Jeśli korzystasz z programu SharePoint, możesz zintegrować go z usługami Power Automate, Microsoft Lists i Microsoft Teams w celu bezproblemowego administrowania zasobami. Umożliwi Ci zarządzanie wszystkimi procesami, w tym wystawianiem produktów, planowaniem operacji, wizualizacją danych z jednej platformy.

Poza skróceniem czasu potrzebnego na zarządzanie sprzętem, integracje te znacznie eliminują ryzyko błędów i powielania wprowadzania danych.

4. Udostępniaj dokumenty każdemu

Jeśli pracujesz z klientem lub dostawcą, udostępnianie plików osobom spoza zespołu jest nieodzowną częścią procesu pracy. Korzystając z SharePoint, możesz łatwo udostępniać akta lub dokumenty z innymi. Funkcje uprawnień zapewniają, że posiadasz niezbędne środki bezpieczeństwa.

W zależności od żądanego typu zabezpieczeń możesz zezwolić innym na wyświetlanie lub edytowanie dokumentu. Możesz także kontrolować, kto może uzyskać dostęp do pliku z odpowiednim rodzajem uprawnień.

SharePoint umożliwia tworzenie szablonów plików i folderów z różnymi uprawnieniami. Dzięki temu nie musisz ręcznie konfigurować uprawnień dla każdego nowego pliku lub folderu, który utworzysz.

5. Utwórz witrynę Wiki

Ze względu na stale rosnącą ilość informacji organizacje muszą mieć swoją witrynę Wiki. Takie witryny mogą przechowywać i zarządzać wszelkiego rodzaju informacjami, takimi jak artykuły merytoryczne, ogólne informacje o usługach, informacje o przedmiotach i dyskusje biznesowe.

Możesz nie wiedzieć, że w SharePoint możesz uzyskać element o nazwie Witryna Wiki. Może obsłużyć wszystkie wymagania organizacji dotyczące Wiki, z którymi nie poradzi sobie ogólna Wikipedia.

Korzystanie z witryny SharePoint Wiki jest również łatwe. Dodaj treść i udostępnij ją po uzyskaniu zgody administracji. Za pomocą listy programu SharePoint można również sortować i konwertować dane w pliku programu Excel oraz używać go w innych formatach w witrynie Wiki.

6. Integruj się z Microsoft Teams

Chociaż Microsoft Teams jest najlepszym narzędziem do współpracy, integracja go z SharePoint przeniesie wydajność Twojego zespołu na wyższy poziom. Ta integracja będzie szczególnie pomocna w organizacjach, w których pracownicy muszą obsługiwać wiele projektów jednocześnie.

SharePoint i Teams razem zapewnią solidne funkcje poprzez centralizację informacji. Współpraca i komunikacja między kolegami również będzie miała miejsce, przestrzegając zgodności.

Związane z: Najlepsze sposoby zarządzania zespołem w Microsoft Teams

7. Użyj jako zaawansowanego edytora treści

Ponieważ SharePoint jest platformą do zarządzania dokumentami, zawiera zaawansowane funkcje edycji treści. Ale czy wiesz, że do edycji dokumentu nie ma potrzeby używania narzędzi do projektowania stron internetowych, takich jak SharePoint Designer lub DreamWeaver?

Za pomocą składnika Web Part edytora treści możesz wprowadzić niezbędne zmiany na stronie. Niektóre z wyróżnionych funkcji to dodawanie sformatowanego tekstu, obrazów, tabel i hiperłączy do strony. Co więcej, możesz to wszystko zrobić bez otwierania dokumentu w edytorze zaawansowanym.

8. Synchronizuj harmonogram członków zespołu

Wielu użytkowników SharePoint nie wie, że platforma oferuje wspólny kalendarz. Wszyscy członkowie zespołu programu SharePoint mogą dodawać, edytować i wyświetlać nadchodzące harmonogramy i wydarzenia. W rzeczywistości możesz również zdefiniować różne grupy w tym kalendarzu, a później odpowiednio dodać wydarzenia.

Oprócz standardowych funkcji kalendarza, kalendarz ten umożliwia przypisanie oddzielnych kolorów dla każdego typu wydarzenia, takiego jak spotkania, webinaria, święta. W ten sposób możesz łatwo znaleźć wydarzenie w kalendarzu.

9. Automatyzacja zadań

Automatyzacja pracy pomaga ludziom skoncentrować się na kluczowych zadaniach. Ponieważ proces ten automatyzuje regularne, przyziemne zadania, produktywność zespołu wzrasta wielokrotnie. Korzystając z przepływów pracy SharePoint, możesz w dużym stopniu zautomatyzować swoje procesy pracy.

W programie SharePoint otrzymujesz pięć wstępnie zaprogramowanych przepływów pracy: zbieranie opinii, zatwierdzanie, zatwierdzanie publikacji, zbieranie podpisów i trójstanowe przepływy pracy. Każdy z przepływów pracy skraca czas i pracę, którą musisz włożyć w projekt.

Ponadto platforma oferuje również możliwość opracowania dostosowanych przepływów pracy zgodnie z wymaganiami biznesowymi.

10. Zachowaj starszą wersję dokumentu

Wersjonowanie jest istotną częścią zarządzania dokumentami, zwłaszcza jeśli dokument jest częścią wspólnego projektu, który obejmuje wielu redaktorów. Zwykle upoważnieni redaktorzy mogą wprowadzać zmiany w dokumencie w dowolnym momencie.

SharePoint wyświetla najnowszą wersję dokumentu ze wszystkimi ostatnimi zmianami dla każdego, kto ma do niego dostęp. To jednak nie wszystko. Zapisuje również wszystkie wersje od czasu utworzenia tego pliku w Historia wersji. Każdy może uzyskać dostęp do historii wersji, aby zobaczyć, kto dokonał jakich zmian w dokumencie.

Zaskocz wszystkich nieznanymi funkcjami SharePoint

SharePoint służy nie tylko do zarządzania dokumentami online. Możesz go używać do różnych innych celów. Tutaj poznałeś kilka niezwykłych funkcjonalności tej platformy.

Chociaż wiele z nich może Cię zaskoczyć, wszystkie te funkcje SharePoint pozwolą Ci wykonywać zadania bez przełączania narzędzia.

Co to jest Microsoft SharePoint? 4 funkcje i zalety korzystania z niego

Microsoft SharePoint to narzędzie do współpracy i zarządzania plikami, które pomaga zwiększyć wydajność zawodową i osobistą. Oto, co musisz wiedzieć!

Czytaj dalej

O autorze