3 dostępne wskazówki dotyczące pisania w biurze

W biurze ludzie muszą być w stanie zrozumieć, co jest im komunikowane, aby praca była wykonywana prawidłowo. W większości jest to zrobione dobrze, jednak wraz ze wzrostem różnorodności w miejscach pracy nie ma czasu, aby awansować.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak poprawić dostępność swoich e-maili, dokumentacji i innych pisemnych mediów biurowych, tutaj przyjrzymy się kilku wskazówkom, jak to zrobić.

Powody posiadania dostępnych materiałów

Jeśli to czytasz, powodem poprawy dostępności materiałów pisanych może być zwiększenie integracji i jest to jeden z głównych powodów, dla których większość firm je przyjmuje. Integracyjna przestrzeń do pracy przyciąga zróżnicowaną rekrutację i wspiera pracowników, którzy jej potrzebują.

Powszechnie wiadomo, że gdy środowisko jest odpowiednie, ludzie o szczególnych potrzebach edukacyjnych potrafią myśleć kreatywnie i często osiągają doskonałe wyniki. Podstawą tego jest sposób, w jaki się komunikujesz.

Związane z: Jak wykorzystać swój styl uczenia się, aby zmaksymalizować produktywność

Jednak dostępność jest również niezwykle inteligentnym posunięciem biznesowym. To, że wiesz, co masz na myśli, nie oznacza, że ​​to tłumaczy się w ten sposób. Jeśli wszyscy rozumieją, co muszą zrobić i wszystko ma sens, oznacza to:

• Mniej błędów
• Większa pewność siebie pracowników
• Docierasz do szerszej publiczności
• Bardziej angażujące miejsce pracy
• Oszczędzasz czas na wyjaśnianiu rzeczy

Co najważniejsze, jest to niezwykle łatwe do wykonania i może faktycznie poprawić wydajność pracy po drodze.

1. Korzystanie z prostego języka

Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość e-mail do dużej grupy odbiorców, piszesz biuletyn, czy tworzysz nową dokumentację dla nowej procedury w pracy, intencją jest, aby inni wzięli to pod uwagę. W takich przypadkach konieczne jest użycie prostego języka.

Po pierwsze, powinieneś unikać używania akronimów i żargonu w swoim tekście. Niektórzy ludzie mogą nie wiedzieć, co mają na myśli i mogą stanowić barierę dla początkujących. Mogą również sprawić, że pracownicy poczują się wykluczeni i zniwelować ogólny wpływ Twojej pracy. Zamiast tego napisz akronimy w całości i wybierz słowa, które każdy może zrozumieć.

Pisząc do odbiorców, dobrą wskazówką jest pisanie dla kogoś, kto nie ma pojęcia, na czym polega twoja praca. Wiele pisemnych komunikatów pomija ważne szczegóły i pomija niezbędne kroki. Dzieje się tak, gdy autor pisze z miejsca wiedzy i mentalnie wypełnia luki, a nie je zapisuje.

Związane z: Biuletyny dla początkujących przedsiębiorców

Będąc dokładnym i rozważnie rozważając każdy krok, możesz napisać bardziej dogłębne wyjaśnienie i jest mniej prawdopodobne, że pracownicy będą prosić o wyjaśnienia. Na przykład mówienie komuś, co ma robić, może być dość otwarte, podczas gdy mówienie mu, czego nie robić, sprawia, że ​​instrukcja jest konkretna.

Możesz użyć przykładów, jeśli starasz się coś uprościć, aby nadać swojej pracy także zastosowanie w świecie rzeczywistym.

2. Korzystanie z dostępnej czcionki

Istnieje powód, dla którego większość stron internetowych, aplikacji i serwisów społecznościowych używa tego samego rodzaju czcionki, a to dlatego, że wiedzą, że dociera ona do szerszego grona odbiorców. Twoje aplikacje do obsługi poczty e-mail i wiadomości cyfrowych mają już domyślną, łatwą do odczytania czcionkę, którą jest zwykle Arial lub Calibri, i są idealnymi czcionkami dostępnymi do wykorzystania we wszystkich pisemnych dokumentach.

Tekst pisany małymi literami jest również bardziej przyjemny dla oka, więc nie używaj wielkich liter, na przykład podczas pisania tytułów lub próby podkreślenia czegoś. Zamiast tego możesz pogrubiony słowa, które mają zwrócić na to uwagę osoby, lub podzielić tekst.

Ponadto rozmiar czcionki może być ważny dla pracowników, którzy mają problemy z widzeniem mniejszego tekstu. Tekst o wielkości 12 pikseli lub większej jest idealny i często stanowi standard w materiałach publicznych. Każdy mniejszy niż ten i ryzykujesz, że ludzie nie będą w stanie poprawnie go przeczytać. Oczywiście mogą skorzystać z Powiększenie działać na ich komputerach, jeśli jest to plik cyfrowy, ale jeśli został wydrukowany, może to stwarzać problemy.

Związane z: Narzędzia do synchronizacji Microsoft Outlook z Kalendarzem Google

Wreszcie, czcionka i tło powinny być czarno-białe, a jeśli musisz użyć koloru, niebieski jest najlepszy, ponieważ jest to ten, który większość osób z daltonizmem może rozpoznać. Mało tego, to prosty kolor, który nie kontrastuje.

3. Rozbijanie bloków tekstu

Czy kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość e-mail lub dokument zawierający ciągłe bloki tekstu? Jeśli tak, będziesz wiedział, że może to być odpychające, a także dla wielu osób może być trudne do przeczytania. Na szczęście istnieje kilka szybkich i łatwych sposobów na zwiększenie dostępności szczegółowych fragmentów tekstu.

Punktory i listy numerowane to świetne narzędzia do tworzenia list pomysłów, korzyści, kroków i innych fragmentów informacji. Upewnij się, że wypunktowania są zwięzłe i konkretne, a będziesz mógł skondensować kilka akapitów w czytelną sekcję. Utrzymuje uwagę czytelnika i oszczędza czas.

Związane z: Team Wiki Narzędzia, których możesz użyć do poprawy produktywności

Innym sposobem na rozbicie tekstu jest użycie obrazów. Musisz jednak uważać na obrazy, których używasz. Każdy obraz, którego używasz, powinien uzupełniać tekst; jeśli twój obraz zawiera ważne informacje, które nie są zawarte w twoim piśmie, możesz wykluczać lub dezorientować ludzi. Obrazy powinny również używać prostych kolorów i unikać kontrastujących kolorów, które mogą być trudne do zobaczenia dla innych.

Być może nie musisz tego robić, jeśli wysyłasz tylko wiadomość e-mail, ale w takim przypadku może być warto biorąc pod uwagę, czy ten jeden e-mail może zostać podzielony na osobne e-maile, jeśli zawiera wiele różnych pomysłów i tematy. Zachowanie jednego tematu w e-mailu jest idealne, jeśli jest dużo do przejścia.

Dostępność pomaga wszystkim

Każdy ma inne sposoby pracy, a niektórzy mogą potrzebować dodatkowych rzeczy, które nie są tutaj brane pod uwagę. Ważne jest, aby uzyskać informację zwrotną i dowiedzieć się, co działa dla ludzi; im bardziej możesz poprawić dostępność swojej pisemnej komunikacji, tym więcej zobaczysz korzyści.

Nie myśl o tym za dużo; po prostu zacznij i spróbuj. Dzięki tym wskazówkom będziesz na dobrej drodze do dostępnego miejsca pracy, a inni docenią Twoje podejście oparte na uważności.

4 wskazówki dotyczące ukończenia profesjonalnego przekazania pracy

Kiedy odchodzisz z pracy, jak powinieneś przekazać? Oto kilka szybkich i łatwych kroków, aby przekazać swoje obciążenie pracą przed rozpoczęciem nowej pracy.

Czytaj dalej

O autorze