Co to jest wewnętrzna Wiki i jak ją skonfigurować?

Trudno jest zsynchronizować wiedzę o firmie wśród wszystkich pracowników, jeśli nie masz dobrego sposobu na przechowywanie i udostępnianie informacji. Prowadzi to do spadku wydajności, ponieważ pracownicy spędzają więcej czasu na szukaniu odpowiedzi niż na pracy.

W rozwiązaniu tego problemu może pomóc wewnętrzna wiki. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces konfiguracji Twojej wiki, ale najpierw:

Co to jest wewnętrzna Wiki i jakie są jej zalety?

Wewnętrzna wiki to repozytorium wiedzy, które umożliwia pracownikom tworzenie, edytowanie i udostępnianie odpowiednich treści i najlepszych praktyk firmy. Jest jak scentralizowana baza danych, która umożliwia każdemu pracownikowi przekazywanie informacji w celu poprawy zbiorowej wiedzy zespołu i wyeliminowania zbędnych pytań.

Jest to cenny zasób, który może działać jak encyklopedia Twojej firmy, aby zachować wiedzę instytucjonalną w miarę rozwoju zespołu.

Chociaż wewnętrzna wiki jest podobna do bazy wiedzy pod tym względem, że promuje dzielenie się informacjami, główną różnicą jest to, że jest to narzędzie bardziej oparte na współpracy, które pozwala wszystkim

dzielić się swoją wiedzą (głównie do użytku wewnętrznego). Z drugiej strony dedykowany zespół zazwyczaj zarządza bazą wiedzy i zawiera informacje zarówno do użytku wewnętrznego, jak i zewnętrznego (produkty i usługi).

Oto kilka powodów, dla których powinieneś stworzyć wewnętrzną wiki:

• Zapewnienie szybkiego dostępu do informacji w Twojej organizacji poprawi współpracę między różnymi działami lub w zdalnym/hybrydowym miejscu pracy.
• Posiadanie miejsca, które zawiera wszystkie istotne informacje, zwiększy szybkość uczenia się i produktywność pracowników.
• Wewnętrzna wiki może usprawnić proces wdrażania. Zawiera wszystkie istotne informacje, których nowi pracownicy potrzebują, aby dostosować się do nowego środowiska i dać się ponieść.
• Wewnętrzne wiki zapewniają również dodatkowy poziom bezpieczeństwa i niezawodności. Możesz ustawić je tak, aby były dostępne tylko dla członków Twojej organizacji, co eliminuje ryzyko utraty danych na lokalnych dyskach twardych.
• Wewnętrzne narzędzia typu wiki są przyjazne dla użytkownika i umożliwiają każdemu tworzenie i edytowanie treści w przejrzysty i uporządkowany sposób za pomocą punktorów, hiperłączy, różnych kolorów i innych cennych funkcji.
• Posiadanie wewnętrznej wiki może pomóc w budowaniu bardziej integracyjnego miejsca pracy, ponieważ zachęca wszystkich do tworzenia centralnego układu nerwowego Twojej firmy.
• Wewnętrzna wiki pozwala Twoim zespołom na: komunikować się asynchronicznie, zmniejszając stres związany ze znajdowaniem nakładających się godzin i ryzyko zmiany kontekstu.
• Pozwala zapobiegać utracie wiedzy po odejściu pracowników.

Jaki rodzaj treści możesz przechowywać w wewnętrznej Wiki?

Chociaż wewnętrzna wiki może pomieścić wszystkie informacje o Twojej organizacji, najlepiej jest skoncentrować się na najbardziej odpowiedniej zawartości, której Twoje zespoły potrzebują w swoich codziennych operacjach, w tym:

• Nowości i aktualizacje firmy
• Poradniki dotyczące oprogramowania wewnętrznego
• Dokumenty szkoleniowe i onboardingowe
• Uwagi techniczne
• Typowe przepływy pracy
• Notatki ze spotkania
• Zasady firmy itp.

Wybór wewnętrznego oprogramowania Wiki

Chociaż każda firma ma inne potrzeby i wymagania, istnieje kilka podstawowych funkcji, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze wewnętrznego narzędzia wiki. Oto kilka ważnych funkcji, które należy wziąć pod uwagę:

• Wybierz oprogramowanie wiki, które integruje popularne narzędzia komunikacji wewnętrznej jak Slack, Microsoft Teams, Asana, e-maile itp., aby uniknąć ciągłego przełączania się między nimi w celu uzyskania dostępu do ważnych informacji.
• Jednym z głównych celów wewnętrznej wiki Twojej firmy jest skrócenie czasu, jaki zespoły spędzają na poszukiwaniu informacji. Biorąc pod uwagę, że wiki Twojej firmy może zawierać wiele informacji, ważne jest, aby wybrać narzędzie z efektywnymi funkcjami wyszukiwania do szybkiego przeglądania plików.
• Wewnętrzne oprogramowanie wiki powinno zapewniać dostęp i zarządzanie prawami w celu ochrony treści przed osobami z zewnątrz.
• Twoje narzędzie wiki powinno umożliwiać wielu użytkownikom dostęp i wnoszenie wkładu w czasie rzeczywistym.
• Wybierz narzędzie, które pozwala tworzyć oddzielne obszary robocze dla różnych działów. Dzieje się tak, ponieważ Twoje zespoły będą bardziej produktywne, gdy będą miały bezpośredni dostęp do treści związanych z ich funkcjami.
• Wybrane oprogramowanie wiki powinno umożliwiać śledzenie zmian i aktualizacji. Ty lub zespół odpowiedzialny za utrzymanie wiki powinniście wiedzieć, kto i kiedy wprowadza zmiany.

Tak więc kilka narzędzi zapewnia powyższe funkcje, a jednocześnie jest przyjazny dla użytkownika, z których jednym jest Tettra.

Najlepsze praktyki tworzenia wewnętrznej Wiki za pomocą Tettra

Niezbędne jest przygotowanie szczegółowego planu budowania wewnętrznej wiki przed dołączeniem do zespołów. Oto kilka kroków, które możesz wykonać:

1. Uporządkuj swoje informacje

Po wybraniu oprogramowania wiki możesz podzielić swoje treści na główne kategorie w celu lepszej organizacji. Na przykład:

• A Spółka sekcja, w której dodasz informacje dotyczące całej firmy, takie jak aktualizacje firmy i aktualności.
• Stworzyć HR sekcja dotycząca polityki firmy, nagród i świadczeń pracowniczych, polityki urlopowej.
• Możesz także skonfigurować Działy kategoria, w której różne działy w Twojej organizacji mogą szybko uzyskać dostęp do odpowiednich informacji.
• Inną przydatną kategorią może być Szkolenie, do samouczków i innych materiałów szkoleniowych.

Możesz stworzyć więcej kategorii w zależności od potrzeb Twojej firmy. Celem jest lepsze uporządkowanie treści, tak aby wszyscy wiedzieli, gdzie mogą znaleźć określone informacje.

2. Importuj lub twórz zawartość

Po utworzeniu przejrzystej i zorganizowanej struktury dla firmowej wiki, możesz teraz importować istniejącą zawartość, jeśli masz, lub tworzyć nową zawartość w swoich kategoriach wiki.

Świetnym miejscem do rozpoczęcia byłoby stworzenie Pierwsze kroki kategoria do uwzględnienia Wewnętrzny przewodnik Wiki. Możesz skorzystać z tego przewodnika, aby wyjaśnić, w jaki sposób ten projekt będzie pomocny w Twojej organizacji i poznać najlepsze praktyki dotyczące jego wykorzystania.

3. Konfigurowanie integracji

Skonfiguruj integracje, aby upewnić się, że możesz używać istniejących wewnętrznych narzędzi do dodawania/aktualizowania treści na wewnętrznej wiki. W ten sposób z łatwością dodasz treści, które w innym przypadku zajęłyby zbyt dużo czasu, lub po prostu stworzysz lepsze ogólne wrażenia dla użytkowników.

Obejmuje to połączenie aplikacji do czatu, dzięki czemu użytkownicy mogą przeprowadzać burzę mózgów, publikować je w Tettrze, aby inni mogli je zobaczyć, a nawet otwierać element zadania w razie potrzeby. Pomoże to zwiększyć adopcję wewnętrznej wiki, czyniąc ją integralną częścią codziennych przepływów pracy każdego z nas.

4. Skonfiguruj prawa dostępu i uprawnienia

Skonfigurowanie praw dostępu i uprawnień umożliwia określenie, kto ma dostęp do jakiej zawartości. Jest to ważne, ponieważ możesz dodać zawartość, która jest istotna tylko dla określonego zespołu w Twojej organizacji. Lub możesz chcieć ograniczyć dostęp do określonych dokumentów. Możesz to zrobić w Tettrze pod Ustawienia drużyny.

5. Uruchom swoją Wiki

Teraz nadszedł czas, aby włączyć światła i zachęcić wszystkich do korzystania z wewnętrznej wiki. Aby to zrobić, możesz wysyłać e-maile do członków zespołu bezpośrednio w ustawieniach Tettra. Gdy już to zrobisz, zachęć ich do przeczytania przewodnika wiki dodanego w kategorii Pierwsze kroki.

Wzmocnij współpracę swojego zespołu, zakładając firmową Wiki

Skonfigurowanie wewnętrznej wiki to świetny sposób na przechowywanie i udostępnianie informacji. Wiele firm tego nie ma, ale może to być pomocne na wiele sposobów.

Pozwala to na lepszą współpracę między zespołami i działami oraz więcej możliwości uczenia się od siebie pracowników. Skorzystaj z tych wskazówek jako podstawy do stworzenia firmowej wiki.

Jak korzystać z narzędzia Wiki w Microsoft Teams

Microsoft Teams ma wewnętrzne narzędzie Wiki, które umożliwia bezproblemowe zarządzanie i zbieranie informacji. Oto jak z niego korzystać!

Czytaj dalej

O autorze