Przewodnik po Dokumentach Google, którego potrzebujesz dla wszystkich dokumentów biznesowych

Reklama

Masz wiele narzędzi do tworzenia i udostępniania dokumentów. Kreatory raportów, edytory dokumentów i aplikacje do obsługi poczty e-mail odgrywają rolę w Twoich codziennych obowiązkach.

Ale czy kiedykolwiek poważnie rozważałeś Dokumenty Google?

Własny pakiet biurowy Google zawiera funkcje, które pomogą Ci szybko i łatwo tworzyć, edytować i udostępniać dokumenty. Gdziekolwiek jesteś i cokolwiek robisz, Dokumenty Google pozwalają zaoszczędzić czas 10 porad dotyczących Dokumentów Google, które zajmują kilka sekund i oszczędzają czasPoznaj kilka sekretów, które zwiększą produktywność w Dokumentach Google, korzystając z tych szybkich i prostych wskazówek. Czytaj więcej — i nie musisz wydawać ani grosza.

Zobaczmy przydatne funkcje Dokumentów Google, które mogą pracować dla Ciebie i Twojego zespołu.

Korzystaj ze współpracy w Dokumentach Google dla Firm

Kiedy pracujesz w środowisku zespołowym, kluczowa jest współpraca. Dokumenty Google mają wbudowane narzędzia, dzięki którym współpraca nad dowolnym dokumentem jest dziecinnie prosta.

Podstawowe udostępnianie dokumentów

Jeśli chcesz udostępnić dokument współpracownikowi lub zespołowi, Dokumenty Google ułatwiają to za pomocą dwóch różnych metod.

Udostępnij z Dysku Google. Wystarczy kliknąć Udział w prawym górnym rogu, aby rozpocząć. Jeśli nie nazwałeś swojego dokumentu, zobaczysz monit, aby to zrobić przed udostępnieniem.

Następnie możesz wpisać imiona i nazwiska z Kontaktów Google lub ich adresy e-mail, aby bezpośrednio wysłać im dokument. Ale zanim go wyślesz, wybierz uprawnienia, klikając Edytuj pliki przycisk. Opcje udostępniania pozwolą innym edytować, komentować lub wyświetlać Twój dokument. Kiedy skończysz, kliknij Gotowe.

Udostępnij za pomocą linku. Jeśli wolisz udostępnić łącze do swojego dokumentu, kliknij Uzyskaj link do udostępniania w wyskakującym okienku zamiast wpisywać swoje kontakty. Zobaczysz wtedy podobne opcje umożliwiające innym edytowanie, komentowanie lub przeglądanie dokumentu. Następnie po prostu skopiuj link i wstaw go do wiadomości lub okna czatu, w którym chcesz go udostępnić.

Zaawansowane ustawienia udostępniania

Masz więcej opcji, gdy masz dokument z poufnymi informacjami lub taki, do którego naprawdę chcesz ograniczyć dostęp.

W wyskakującym oknie udostępniania kliknij Zaawansowany w prawym dolnym rogu.

Następnie możesz uniemożliwić redaktorom dokumentu zmianę dostępu lub zapraszanie innych. Możesz także uniemożliwić komentatorom i przeglądającym drukowanie, kopiowanie lub pobieranie dokumentu. Dodatkowo możesz zmienić pierwotnie ustawiony dostęp.

Jeśli zdecydujesz się udostępnić dokument za pośrednictwem poczty e-mail, możesz to zrobić w tym oknie, kliknij Ucz się więcej jeśli masz pytania lub po prostu naciśnij Gotowe kiedy skończysz.

Funkcje komentarzy

Komentarze są prawdziwym paliwem do współpracy. Za pomocą komentarzy można dodawać notatki do określonych części, obrazów lub słów w dokumencie. Jest to korzystne dla lepszych edycji, ponieważ możesz przeprowadzić rzeczywistą dyskusję na temat treści przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.

Aby dodać komentarz, wybierz część, obraz lub słowo, do którego odnosi się komentarz. Następnie albo kliknij plus przycisk, który pojawia się z boku dokumentu lub Uwagi przycisk u góry. Wpisz swoją notatkę i naciśnij Komentarz przycisk.

Po dodaniu komentarza pozostaje on z boku dokumentu jako nierozwiązany. Jest to przydatne, ponieważ po podjęciu decyzji dotyczącej przedmiotu możesz kliknąć Rozwiązać i komentarz zniknie z ekranu.

Jeśli chcesz zobaczyć rozwiązane komentarze lub otworzyć je ponownie, po prostu kliknij Uwagi przycisk u góry. Wszelkie komentarze, które otworzysz ponownie, będą wyświetlać te działania zarówno na ekranie dokumentu, jak iw sekcji Komentarze.

Dodatkowe działania dotyczące komentarzy umożliwiają edycję, usuwanie lub uzyskiwanie bezpośredniego linku do notatki. A kiedy klikniesz Uwagi przycisk od góry, masz możliwość otrzymywania powiadomień e-mail. Możesz otrzymać powiadomienie o każdym komentarzu lub tylko o tym, które Cię dotyczą. Alerty to duża oszczędność czasu, ponieważ nie musisz się martwić, że przegapisz.

Historia wersji

Wersjonowanie dokumentu to funkcja wymagana do udostępniania i współpracy nad dokumentem w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie ważne, gdy zespół ma możliwość edycji dokumentu.

Kliknij Plik > Historia wersji z menu. Następnie możesz nazwać bieżącą wersję niezależnie od nazwy głównego dokumentu lub po prostu wyświetlić historię wersji.

Jeśli wybierzesz Zobacz historię wersji, otworzy się pasek boczny i wyświetli historię dokumentu. Możesz kliknąć przycisk, aby wyświetlić tylko nazwane wersje lub wyświetlić je wszystkie. W przypadku nienazwanej wersji możesz kliknąć jeszcze (trzy kropki), aby dodać jedną, jeśli chcesz.

Dla każdej wersji na liście zobaczysz datę i godzinę jej edycji. Możesz kliknąć jedną, aby wyświetlić tę wersję, która oferuje opcję przywrócenia jej na górze. Nazwane wersje są bardzo przydatne w przypadku długich dokumentów lub tych, które mają wielu współpracowników.

Korzystaj z pomocnych szablonów Dokumentów Google

Jednym z najlepszych sposobów na rozpoczęcie tworzenia dokumentu biznesowego jest użycie szablonu. Na szczęście Dokumenty Google mają wiele wbudowanych szablonów, z których możesz korzystać. Dodatkowo możesz znajdź o wiele więcej szablonów Dokumentów Google 24 szablony Dokumentów Google, które ułatwią Ci życieTe oszczędzające czas szablony Dokumentów Google pomogą Ci dokończyć dokumenty zamiast starać się je połączyć. Czytaj więcej ze źródeł zewnętrznych. Oto kilka, które mogą pomóc w tworzeniu dobrze sformatowanych i profesjonalnych dokumentów biznesowych.

Wbudowane szablony

Aby wyświetlić wszystkie wbudowane szablony Dokumentów Google, po prostu kliknij strzałki u góry obok Galeria szablonów po zalogowaniu. Następnie możesz zobaczyć te do pracy, takie jak propozycje i notatki ze spotkań, te specyficzne dla Twojej branży, takie jak sprzedaż lub zasoby ludzkie, oraz te do listów biznesowych i życiorysów.

Wybierz dowolny szablon, a otworzy się on w oknie edytora. Następnie wystarczy zastąpić tekst szablonu własnym i gotowe.

Dodatkowe szablony

Jeśli nie widzisz szablonu wbudowanego w Dokumenty Google, który pasuje do Twoich potrzeb, możesz sprawdzić opcje zewnętrzne. Oto tylko kilka z nich, od których możesz zacząć.

W komplecie ze spisem treści tego, co należy uwzględnić, ten szablon biznesplanu jest schludny i czysty. A jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy, wykonaj następujące kroki, aby stwórz własny biznesplan Jak napisać biznesplanZamierzasz założyć własny biznes? Zacznij od planu! Postępuj zgodnie z naszym zarysem biznesplanu lub skorzystaj z jednego z przygotowanych przez nas szablonów. Czytaj więcej .

Gdy potrzebujesz formalnego listu wypowiedzenia, ten szablon jest pomocny. Zawiera miejsce na logo Twojej firmy u góry i przydatne podpowiedzi dotyczące szczegółów, które należy uwzględnić.

Jeśli szukasz prostego planu spotkania z formatowaniem tabeli, ten jest idealny. Zawiera również miejsca na przedmioty, które Twoi uczestnicy powinni przeczytać lub przynieść, co jest przydatne.

Dodaj biznesowe dodatki do Dokumentów Google

Jeśli nie znasz dodatków Google Docs, są to narzędzia podobne do rozszerzeń przeglądarki, które możesz dodać do aplikacji. Obejmują one od biznesu, przez produktywność, po narzędzia. Aby uzyskać dostęp do sklepu z dodatkami, otwórz dokument Dokumentów Google, kliknij Dodatki z górnego menu, a następnie Pobierz dodatki.

Oto kilka dodatków, które mogą być idealne do zadań biznesowych:

Do schematy blokowe, diagramy procesów i podobne wizualizacje Lucidchart to alternatywa Visio, na którą czekałeśByć może nie słyszałeś wcześniej o Lucidchart, ale założę się, że słyszałeś o Microsoft Visio. Czytaj więcej , Diagramy Lucidchart to świetne narzędzie. A jeśli już korzystasz z aplikacji online, po prostu zaloguj się i uzyskaj dostęp do swoich diagramów bezpośrednio z Dokumentów Google. Lub utwórz darmowe konto, aby to wypróbować.

HelloSign [nie jest już dostępne]

Jeśli pracujesz z umowami, umowami i innymi dokumentami wymagającymi podpisu, zajrzyj do HelloSign. Załóż darmowe konto, aby spróbować z trzema dokumentami miesięcznie, a następnie sprawdź wersję płatną, aby uzyskać nieograniczoną liczbę podpisów.

Tworzenie dokumentów zawierających niespójności może być niekorzystne dla firmy. Consistency Checker to dodatek, który skanuje dokument i sprawdza elementy, takie jak dzielenie wyrazów, skróty i odmiany pisowni.

Czy jesteś maperem myśli? Zmień swoją burzę mózgów w mapę myśli, aby uzyskać maksymalny wglądZapisanie swojej burzy mózgów na mapie myśli może pomóc ci uzyskać głębszy wgląd. I to jest łatwe. Pokażemy Ci, jak połączyć obie strategie badań, planowania i innowacji. Czytaj więcej ? Jeśli tak, to MindMeister jest narzędziem dla Ciebie. Chociaż z pewnością możesz użyć dodatku, takiego jak Lucidchart Diagrams, do swoich map myśli, MindMeister ułatwia to. Po prostu zaznacz tekst w dokumencie, otwórz dodatek, a mapa myśli zostanie dla Ciebie utworzona i automatycznie wstawiona do dokumentu.

Bkper [nie jest już dostępny]

Bkper to świetne narzędzie do tworzenia i aktualizowania danych finansowych z Twoich książek. Możesz łatwo dodać nową księgę na stronie internetowej Bkper, taką jak księga główna, księga rachunkowa lub raport z wydatków. Następnie za pomocą dodatku wstaw szczegóły do ​​dokumentu Dokumentów Google.

Inne przydatne dodatki

• Korespondencja seryjna: Scal dokumenty w e-maile i listy
• Supermetryka: wstaw swoje dane biznesowe do dokumentu

Czy korzystasz z Dokumentów Google dla Firm?

Jak widać, Dokumenty Google mają wbudowane funkcje wraz z narzędziami, które można uzyskać, aby to zrobić przydatne do dokumentów biznesowych 10 szablonów, aby zaoszczędzić czas w biurzeCzy są dokumenty, które piszesz w kółko? Niezależnie od tego, czy chodzi o agendy spotkań, faktury czy raporty o stanie, szablony mogą ułatwić Ci pracę. Zebraliśmy 10 pomysłów na szablony, aby zaoszczędzić Twój czas. Czytaj więcej . Możesz z łatwością tworzyć, edytować, udostępniać i współpracować nad kolejnym dokumentem biznesowym.

Czy korzystasz już z Dokumentów Google dla firm? Jeśli tak, czy masz narzędzia, wskazówki lub triki, które sprawią, że będzie to jeszcze bardziej korzystne w świecie biznesu? Podziel się swoimi przemyśleniami poniżej!