Jak korzystać z szablonów Asana w dowolnym projekcie?

Jedyną rzeczą, której powinieneś się nauczyć o Asanie, jest to, jak wykorzystywać projekty do zwiększania produktywności w swoim zespole. Dzięki zarządzaniu projektami Asana możesz uniknąć nieaktualnych arkuszy kalkulacyjnych, długich wątków e-mail i długich spotkań, w których powtarzają się te same informacje.

Jeśli Twój zespół wykonuje głównie dużo powtarzalnej pracy, nie musisz za każdym razem odtwarzać tych zadań i projektów w Asanie. Możesz użyć szablonów Asana, aby zaoszczędzić czas nie tylko teraz, ale także przy kolejnych projektach.

Sprawdźmy, jak używać szablonów Asana w prawie każdym projekcie, nad którym pracuje Twój zespół.

Czym są szablony projektów Asana?

Zamiast zaczynać od zera podczas tworzenia tablicy kanban w Asanie, projekt szablonu zawiera już wszystkie podstawowe sekcje, z których często korzystają zespoły. Zamiast planować projekt od podstaw, szablony projektów Asana zapewniają niezbędne elementy do rozpoczęcia pracy.

Szablon to zasadniczo hack do zarządzania projektami typu plug-and-play, który umożliwia standaryzację procesów i rozpoczęcie pracy z każdym nowym projektem. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany odpowiadające Twoim potrzebom, możesz to zrobić również.

Możesz używać, tworzyć i zapisywać niestandardowe lub wbudowane szablony projektów Asana dla różnych procesów. Wszystkie przykłady to projekty o napiętych terminach (takich jak uruchomienie), trwające procesy (takie jak wprowadzanie nowych rekrutów) i śledzenie informacji.

Użytkownicy z bezpłatnymi kontami mogą uzyskać dostęp do bezpłatnych szablonów, ale plany Premium oferują więcej opcji dostosowanych do konkretnych branż. Przykłady szablonów asan obejmują szablon planu sprzedaży, szablon zarządzania agencją, szablon kalendarza treści, listy kontrolne dla nowych pracowników i nie tylko.

Asana organizuje również szablony według funkcji zespołu, takich jak projektowanie, IT, produkt, sukces klienta, operacje i zasoby ludzkie. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, który nie chce tracić czasu na majstrowanie przy tablicach kanban, po prostu przejrzyj galerię, wybierz opis zespołu i pobierz szablon planu projektu, który odpowiada Twoim potrzebom.

Zobaczmy teraz, jak korzystać z szablonów zarządzania projektami Asana.

Jak korzystać z szablonów projektów Asana

Poniżej przedstawiono kroki do korzystania z szablonu:

1. W lewym górnym rogu aplikacji Asana kliknij pomarańczowy + przycisk.
2. Wybierz Projekt z menu rozwijanego.
3. Następnie wybierz Użyj szablonu z ekranu startowego Projekty.
4. Zostaniesz przywitany listą szablonów stworzonych przez Asany, głównie dostosowanych do celu, który określiłeś, do którego będziesz używać Asany podczas rejestracji. Możesz zmienić kategorię wyświetlanych szablonów, klikając przycisk rozwijany obok Rodzaj w prawym górnym rogu ekranu.
5. Możesz wyświetlić podgląd szablonów, aby zobaczyć, jak będą wyglądać i jakie korzyści przyniosą Twojemu zespołowi.
6. Aby rozpocząć nowy projekt przy użyciu szablonu, kliknij Użyj szablonu.
7. Na następnym ekranie będziesz mieć możliwość dostosowania nazwy projektu i zmiany uprawnień. Kliknij Utwórz projekt kiedy spersonalizujesz wszystko według własnego gustu.
8. Spójrz na PRZECZYTAJ MNIE oraz SKOPIUJ MNIE zadania dla instrukcji i sugestii.

Będziesz mógł dostosować projekt utworzony z szablonu do potrzeb Twojego zespołu. Aby dostosować projekt do swojego przepływu pracy, możesz zmienić, dodać lub usunąć wszystko w szablonie.

Jeśli przejdziesz na Asana Premium, będziesz mógł dodać więcej niestandardowych pól do projektów utworzonych z szablonu, co pozwoli Ci śledzić informacje, które są najważniejsze dla Twojego zespołu.

Związane z: Najlepsze darmowe alternatywy dla asan do zarządzania projektami

Jak tworzyć niestandardowe szablony w Asanie?

Możliwe, że Twój zespół ma określone przepływy pracy, które chcesz uchwycić w szablonie. W takim przypadku będziesz chciał mieć możliwość konwertowania wcześniej ukończonych projektów na szablony, zachowując niektóre szczegóły, takie jak zadania projektu, kluczowe kamienie milowe i fazy projektu.

Oto jak to zrobić:

1. Utwórz nowy projekt (lub zduplikuj ten, który już masz), aby zarejestrować sekwencję zadań, które Twój zespół regularnie wykonuje. Upewnij się, że masz gotowe wszystkie szczegóły zadania.
2. Kliknij Detale, następnie menu rozwijane nagłówka projektu i wybierz Konwertuj na szablon. Upewnij się, że nie usuwasz ani nie archiwizujesz projektu.
3. Powtórz ten proces dla tylu układów projektu, ile chcesz.

Aby użyć jednego z własnych szablonów, po prostu wróć do + przycisk w górnym pasku i utwórz nowy projekt. Kliknij Szablony na ekranie nowego projektu, a niestandardowe szablony zostaną zorganizowane według zespołu na karcie z nazwą Twojej organizacji.

Szablony te można aktualizować w miarę ulepszania procesów i zdobywania doświadczenia z poprzednich projektów.

Związane z: Najlepsze integracje asan, które powinieneś sprawdzić

Pracuj mądrze z projektami Asana

Szablony projektów ułatwiają śledzenie większej części Twojej pracy w Asanie, zapewniając uporządkowane przepływy pracy, które można łatwo tworzyć i dostosowywać dla Twojego zespołu.

Istnieją bardziej pomysłowe sposoby automatyzacji powtarzalnych zadań oraz wyjaśniania celów i procesów dla Twojego zespołu w Asanie. Aby uzyskać więcej pomysłów, przeczytaj nasz szczegółowy przewodnik dotyczący korzystania z Asany, aby wykonać więcej pracy.

6 kreatywnych sposobów na maksymalne wykorzystanie asan

Asana to jedno z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami. Ale możesz się zastanawiać, jak możesz go wykorzystać w swoim codziennym życiu? Dowiedz się jak!

Czytaj dalej

O autorze