Uwolnij swoją skrzynkę odbiorczą: łatwo i automatycznie ustalaj priorytety wiadomości e-mail za pomocą tych bezpłatnych narzędzi

Reklama

E-mail prawie całkowicie zastąpił komunikację ślimakową. Teraz wszyscy próbują dostać się do Twojej skrzynki odbiorczej. Od rodziny i przyjaciół po firmy i reklamodawców - wszyscy wymagają odrobiny uwagi. Jeśli nie zarządzasz skrzynką odbiorczą za pomocą filtrów i innych narzędzi ustalania priorytetów, musi to być bałagan. Coraz więcej e-maili zaśmieca go, łatwo jest stracić orientację. Czy kiedykolwiek przegapiłeś ważny e-mail?

Mniej więcej rok temu pożegnałem się z moim stacjonarnym klientem poczty e-mail i na dobre przełączyłem się na interfejs online Gmaila. To była duża zmiana, ale od tego czasu nauczyłem się kilku rzeczy na temat zarządzania wiadomościami e-mail. W tym artykule przedstawiono trzy bezproblemowe i automatyczne sposoby ustalania priorytetów wiadomości e-mail, w tym taki, który nie wymaga Gmaila. Te narzędzia zapewnią, że już nigdy nie przegapisz ważnego e-maila.

Począwszy od e-maila lub po raz pierwszy porządkowania skrzynki odbiorczej

Jeśli zmieniasz adres e-mail, klienta e-mail lub nigdy nie wkładałeś dużo wysiłku w organizację skrzynki odbiorczej, zdecydowanie polecam podanie OtherInbox

Organizator próba. To znaczy, jeśli korzystasz z AOL, GMail, Yahoo!, lub iCloud z interfejsem natywnym / internetowym lub IMAP. Organizator analizuje wszystkie wiadomości e-mail i sortuje je w różnych folderach. Zapobiega bałaganowi i pozostawia najważniejsze wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

próbowałem Organizator z moim kontem Gmail. Po rejestracji Organizator kontynuuje skanowanie wiadomości e-mail w celu uporządkowania nadawców. Może to chwilę potrwać i nie musisz się zatrzymywać, aby zakończyć.

Następnego dnia zauważyłem, że na moim koncie Gmail pojawiły się nowe etykiety. W Gmailu Organizator konfiguruje etykietę główną OIB z kilkoma pod-etykietami, od Biznesu po Podróż i wszystko inne. Wiadomości e-mail, które Organizator rozpoznaje, ale nie ma pewności, czy są oznaczone jako Strona główna. W moim przypadku były to powiadomienia z Doodle, Dropbox i Skype. Po dokładniejszym zbadaniu okazało się, że Organizer posortował ponad 30 000 wiadomości e-mail na moim koncie Gmail.

Od samego początku Organizator rozpoznał prawie wszystkie moje biuletyny, powiadomienia z sieci społecznościowych, e-maile grupowe lub listowe i wiele innych. W porównaniu z etykietami i filtrami, które ustawiłem wcześniej - wszystko to w żmudnej pracy ręcznej - Organizer działał bardzo dobrze. Zajęło się nawet kilkoma nowymi nadawcami, których jeszcze nie poddałem żadnym filtrom. Codziennie jest podsumowanie tego, co Organizator zrobił z przychodzącymi wiadomościami e-mail.

Organizator niekoniecznie jest idealny, ale jest elastyczny. Jeśli są wiadomości e-mail, które chcesz sortować inaczej, możesz wrócić do interfejsu internetowego OtherInbox, znaleźć odpowiedniego nadawcę i zmienić sposób jego traktowania. Możesz utworzyć nowy folder / etykietę lub wyłączyć sortowanie dla wybranych nadawców.

Nie od razu wiadomo, że Organizator może się uczyć. Jeśli znajdziesz nadawcę, którego Organizator nie rozpoznaje automatycznie, przeciągnij odpowiedni e-mail do folderu OIB lub oznacz go ręcznie. Dzięki temu Organizator posortuje wszystkie przyszłe wiadomości e-mail od tego nadawcy do wybranego folderu, a Ty powinieneś otrzymać odpowiednie powiadomienie e-mail, co może zająć trochę czasu.

OtherInbox Organizer to naprawdę imponujące narzędzie. Oczyści skrzynkę odbiorczą i pomoże Ci skoncentrować się na e-mailach, które mają znaczenie w krótkim czasie. A tam, gdzie to nie jest idealne, możesz pomóc to poprawić. Gdybym nie wkładał tyle wysiłku w konfigurowanie skomplikowanych etykiet i filtrów e-mail, trzymałbym Organizer w mgnieniu oka. Moją jedyną obawą byłoby poleganie na zewnętrznym narzędziu i co by się stało, gdyby przestał być usługą bezpłatną lub przestał działać. W tym sensie cieszę się, że mam już system, który działa dla mnie.

Werdykt: Idealne narzędzie, jeśli nie masz pojęcia, jak zarządzać bałaganem w skrzynce odbiorczej!

Naprawianie istniejącego konta Gmail z priorytetową skrzynką odbiorczą i filtrami

Na moim służbowym koncie e-mail korzystam z priorytetowej skrzynki odbiorczej Gmaila od zeszłego roku. To jedyna skrzynka odbiorcza, jaką udało mi się codziennie wyczyścić. Czy nie chciałbyś, aby Twoja skrzynka odbiorcza wyglądała trochę jak zrzut ekranu poniżej? Priority Inbox stawia ważne i nieprzeczytane e-maile na górze, wystąpił w roli głównej lub ważny wiadomości e-mail lub inne wybrane etykiety (maksymalnie dwie) znajdują się tuż poniżej, a wszystko inne jest oznaczony na dole.

Możesz włączyć Priorytetową skrzynkę odbiorczą w ustawieniach skrzynki odbiorczej. Jest to jeden z pięciu typów skrzynki odbiorczej. Wcześniej pisaliśmy o Priorytetowa skrzynka odbiorcza tutaj Priorytetowa skrzynka odbiorcza Gmaila rozwiązuje problem Bacn Czytaj więcej .

Przekonałem się, że skrzynka odbiorcza Priority jest bardzo niezawodna. W niektórych rzadkich przypadkach pojawiły się wiadomości e-mail ważne i nieprzeczytane, chociaż nie byli z regularnego kontaktu i nawet nie zostali mi osobiście wysłani. Jednak na co dzień znajduję tylko e-maile, które mają znaczenie na mojej skrzynce odbiorczej. Naprawdę zapomniałem, że mam włączoną Priorytetową skrzynkę odbiorczą - tak dobrze to dla mnie zadziałało!

Werdykt: Skonfiguruj i przekonaj się, że to po prostu działa. Jednak nadal może być konieczne skonfigurowanie filtrów wiadomości e-mail.

Oczywiście Priorytety to nie wszystko, czego używam do zarządzania moim służbowym kontem e-mail. Ustawiłem też kilka filtrów, aby zachować moją skrzynkę odbiorczą, szczególnie wszystko inne sekcja, z dala od bałaganu. To wraca do jednego z naszych kluczowych artykułów Gmaila, 3 rzeczy, które użytkownicy Gmaila skonfigurowali na swoich kontach 3 Things Pro Użytkownicy Gmaila skonfigurowali swoje konta Czytaj więcej . Możesz także sprawdzić 5 filtrów Gmaila, aby pomóc w ustaleniu priorytetów i uporządkowaniu skrzynki odbiorczej 5 filtrów Gmaila, które pomogą ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorcząJakie filtry powinien mieć każdy w swoim arsenale, aby skrzynka odbiorcza była tak uporządkowana jak moja? Jestem tutaj, aby pomóc Ci rozpocząć konfigurowanie pierwszych pięciu filtrów lub ... Czytaj więcej .

Zarządzanie wieloma kontami e-mail w Gmailu za pomocą wielu skrzynek odbiorczych

Z Gmailem możesz zarządzać wieloma kontami e-mail Jak importować i zarządzać wieloma kontami e-mail w GmailuChcesz zarządzać całą pocztą e-mail za pomocą Gmaila? Oto jak dodawać wiele e-maili do konta Gmail i zarządzać nimi z łatwością. Czytaj więcej z jednego interfejsu. Może to jednak być mylące, jeśli e-maile z kilku różnych kont trafią do jednej skrzynki odbiorczej. Etykiety to świetny sposób na sortowanie wiadomości e-mail i rozróżnianie różnych kategorii, ale niekoniecznie zapewniają dobry przegląd. Wprowadź wiele skrzynek odbiorczych, funkcję Laboratorium Gmaila, która pozwala wyświetlić do pięciu dodatkowych skrzynek odbiorczych w panelu skrzynki odbiorczej Gmaila.

W ciągu ostatniego roku korzystałem z wielu skrzynek odbiorczych, aby uzyskać przegląd mojej skrzynki odbiorczej, wiadomości e-mail oznaczonych gwiazdką, wersji roboczych i wiadomości e-mail pod różnymi etykietami. Przyznaję, że e-maile oznaczone gwiazdką nieco wymknęły się spod kontroli. Poza tym działa jak urok.

Wiele skrzynek odbiorczych jest łatwe do skonfigurowania, a ja szczegółowo to wyjaśniłem i wieloma zrzutami ekranu tutaj Jak importować i zarządzać wieloma kontami e-mail w GmailuChcesz zarządzać całą pocztą e-mail za pomocą Gmaila? Oto jak dodawać wiele e-maili do konta Gmail i zarządzać nimi z łatwością. Czytaj więcej ; przewiń w dół do nagłówka Zarządzaj wieloma kontami e-mail w Gmailu.

Werdykt: Świetne narzędzie do utrzymywania przeglądu wielu etykiet lub kont e-mail. Wymaga skonfigurowania filtrów / etykiet.

Alternatywy

Kolejnym narzędziem, które zmęczyłem, była aplikacja komputerowa obsługująca chmurę Atramentowy. Wygląda schludnie, ale nie wydaje się bardzo przydatny, jeśli chodzi o priorytetowe traktowanie poczty e-mail. Nie znalazłem Sortuj według trafności funkcja jest bardzo pomocna, ale zamiast tego uznała tę aplikację za zbyt prostą i boleśnie powolną. Wspominaliśmy o Inky w tym artykule: E-mail staje się nowoczesny: trzy aplikacje e-mail dla systemu Windows 8 E-mail staje się nowoczesny: trzy aplikacje e-mail dla systemu Windows 8Po uruchomieniu nowego błyszczącego nowego urządzenia z systemem Windows 8 lub uaktualnienia, kafelków lśniących i mrugających z przydatnymi informacjami, możesz poświęcić chwilę na rozejrzenie się, zanim zdobędziesz szansę ... Czytaj więcej

Dla tych, którzy używają programu Outlook lub Yahoo i chcą zarządzać wieloma kontami e-mail, Ten artykuł Połącz swoje konta e-mail w jedną skrzynkę odbiorczą: oto jakCzy codziennie sprawdzasz wiele skrzynek odbiorczych? Przestań marnować czas! Połącz swoje konta e-mail w jedną skrzynkę odbiorczą. Pokażemy Ci, jak korzystać z Gmaila, Outlooka i Yahoo. Czytaj więcej może być użyteczne.

Wniosek

Ponieważ jestem całkowicie sprzedawany w Gmailu i zainwestowałem dużo czasu w konfigurowanie filtrów, zauważyłem, że natywne narzędzia Gmail Priorytety i Wiele skrzynek odbiorczych (za pośrednictwem Laboratorium Gmaila) nadal działają dla mnie najlepiej. Jeśli jednak dopiero zaczynasz od nadawania priorytetu wiadomościom e-mail, jeśli masz konto e-mail, które nie jest Gmailem, a jeśli Twoja skrzynka odbiorcza to okropny bałagan, program OtherInbox Organizer uratuje życie!

Czy korzystasz z narzędzi lub technik zarządzania e-mailami, o których powinniśmy wiedzieć? Proszę podzielcie się w komentarzach!

Kredyty obrazkowe: Poczta wektorowa za pośrednictwem Shutterstock