5 sposobów, w jakie Xero może pomóc w Twoich finansach

Reklama

Księgowość może być myląca 12 najlepszych kursów księgowych online, aby zamknąć lukę w umiejętnościachDzięki niedrogim i bezpłatnym, wysokiej jakości kursom online bycie własnym CFO dla nowej lub istniejącej firmy jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Czytaj więcej , czasochłonne i (jeśli trzeba zapłacić profesjonalnemu księgowemu) drogie.

Nic więc dziwnego, że oprogramowanie księgowe zaczął zyskiwać na popularności wśród freelancerów i właścicieli małych firm.

Takie oprogramowanie jest zazwyczaj dostosowane do kraju, w którym go używasz, może zarządzać wszystkimi aspektami procesu księgowego i jest znacznie bardziej opłacalne niż płacenie profesjonaliście.

Jednym z najpopularniejszych dostępnych rozwiązań jest Xero. Przyjrzymy się, co to jest i co możesz z nim zrobić.

Co to jest Xero?

Xero została założona w Nowej Zelandii w 2006 roku i od tego czasu ma ponad 600 000 użytkowników. Oferują swój produkt w oparciu o powszechnie używany model „oprogramowania jako usługi” (SaaS), więc nie musisz niczego pobierać, aby z niego korzystać.

Otrzymali wiele uznania w branży, w tym dwie nagrody Webby Awards w 2009 i jedną w 2010, Fast Company Innovation by Design Award 2012 i, co najbardziej imponujące, pierwsze miejsce na liście „100 najbardziej innowacyjnych, rozwijających się firm” magazynu Forbes w kategorii 2014.

Sam produkt jest jednym z najbardziej wielofunkcyjnych programów księgowych dostępnych obecnie na rynku, oferującym prawie wszystko, czego potrzebuje mała firma lub freelancer, aby odnieść sukces.

Jego kluczowe cechy to:

• • Zarządzanie przepływami pieniężnymi (księgowość online, rozliczenia bankowe, raporty budżetowe i zarządzanie zapasami)

Fakturowanie (wysyłanie, płacenie i wystawianie kwotowań)

• Zarządzanie płatnościami (roszczenia, rachunki i zamówienia zakupu)
• Zarządzanie listami płac (w tym grafikami i standardowymi przebiegami płac)
• Pomoc podatkowa (W-2s, 1099s, obliczenia podatku obrotowego i składanie deklaracji)

Ale jakie są jego pięć najbardziej przydatnych funkcji? Zbadajmy.

Podatek

Ach, podatki… Federalne 940, W-2, 1099, podatki od zatrudnienia, podatki od bezrobocia – co to wszystko znaczy?!

Podczas Xero nie może nauczyć Cię o wszystkich poszczególnych federalnych i stanowych kodach i formularzach podatkowych (chociaż one ma świetny przewodnik po podstawowej pomocy), może je dużo obliczać i przesyłać łatwiej.

Na przykład, pozwoli ci od razu określić, ile należy złożyć w W-2s i 1099s. Usunie nawet niekończące się zamieszanie związane z klasyfikacją dostawców 1099, umożliwiając wygenerowanie raportu, a następnie wprowadzenie niezbędnych korekt.

Oto spojrzenie na proces:

Aby złożyć W-2 (prawdopodobnie najpopularniejszy formularz podatkowy w Stanach), musisz najpierw utworzyć pracownika. Zrób to, klikając Lista płac > Dodaj pracownika oraz wypełnienie niezbędnych danych osobowych.

Następnie musisz podać dane dotyczące zatrudnienia – w tym dane dotyczące wynagrodzenia i numer ubezpieczenia społecznego. Oczywiście powinieneś już mieć wszystkie informacje o swoich pracownikach, ale niepodanie ich tutaj spowoduje, że nie będziesz mógł dodać danej osoby do listy płac.

Na koniec możesz dodać ich indywidualne federalne i stanowe szczegóły podatkowe. Należy zauważyć, że nadal może to być potencjalne pole minowe dla laików. Rozsądne może być opłacenie księgowego, aby upewnić się, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane – od tego czasu jest to samodzielne zarządzanie, więc na dłuższą metę nadal zaoszczędzisz dużo na opłatach.

Po pełnym skonfigurowaniu pracownika będziesz musiał również ustawić podatki własnej firmy. Dopóki tego nie zrobisz, nie będziesz w stanie utworzyć listy płac (a tym samym wygenerować danych zeznania podatkowego).

Nawigować do Ustawienia > Podatki i wypełnij zarówno informacje federalne, jak i stanowe:

Otóż ​​to. Po prostu prowadź listę płac każdego miesiąca, a oprogramowanie automatycznie potrąci podatki w stosownych przypadkach i zarejestruje wszystko w systemie. Pod koniec każdego roku podatkowego będziesz mógł wystawić niezbędne formularze W-2 i wszelkie inne formularze stanowe, które mogą być wymagane.

Możesz zastosować dokładnie tę samą metodologię dla niezależnych wykonawców, tylko tym razem będziesz musiał zamiast tego wystawić formularz 1099.

A co najważniejsze, nawet nie musisz się o to martwić składanie formularzy podatkowych 1099 6 najlepszych darmowych programów podatkowych do składania zeznań podatkowych w tym rokuJeśli jesteś zmęczony płaceniem za składanie podatków, oto najlepsze darmowe oprogramowanie podatkowe do wypełniania stanowych i federalnych zeznań podatkowych. Czytaj więcej , po ich wypełnieniu możesz je zapisać z poziomu oprogramowania, korzystając z Track1099.

W rzeczywistości jest znacznie więcej problemów podatkowych, które Xero może Ci pomóc, oprócz formularzy IRS.

Na przykład automatycznie obliczy podatek od sprzedaży w zależności od lokalizacji i integracji Xero dzięki Avalara TrustFile możesz przygotowywać i przesyłać deklaracje podatkowe niemal natychmiast (przejdź do Ustawienia > Ustawienia ogólne > Ustawienia finansowe aby wprowadzić swoje dane).

Możesz nawet wyeksportować pliki Xero do wersji papierowej, jeśli wolisz więcej Podejście „zrób to sam” do rozliczeń podatkowych Robisz swoje podatki? 5 formuł Microsoft Excel, które musisz znaćTwoje podatki są wkrótce należne i nie chcesz płacić za spóźnione zgłoszenie? Wykorzystaj moc programu Microsoft Excel, aby uporządkować podatki. Czytaj więcej .

Lista płac

Prowadzenie listy płac w trybie tygodniowym, dwutygodniowym lub miesięcznym może być prawie tak samo mylące i czasochłonne, jak rozliczanie podatków!

Jest kilka aspektów, aby Xero dzięki czemu Twoje listy płac będą mniej bolesne.

Po pierwsze, obejmuje oprogramowanie do ewidencji czasu pracy. Pracownicy mogą wprowadzać własne dane lub Ty (lub inny pracownik) możesz to zrobić w ich imieniu, i jest to rozbudowane narzędzia do raportowania, które pozwolą Ci zobaczyć dane na podstawie zarobków godzinowych, rodzaju dochodu i pieniędzy wydanych na pracownika lub na czas Kropka.

Po drugie, jest dostarczany z oprogramowaniem płatniczym. W praktyce oznacza to, że możesz uruchamiać i zatwierdzać listy płac pracowników w ustalonym terminie, jednorazowe listy płac w połowie cyklu oraz inicjować bezpośrednie wpłaty na konta bankowe pracownika. Możesz nawet drukować czeki i odcinki wypłat, które można dostosować za pomocą brandingu własnej firmy.

Pamiętaj, że zanim będziesz mógł uruchomić pełną listę płac, musisz skonfigurować pracowników, informacje podatkowe, miejsca pracy, harmonogramy płac i informacje o koncie bankowym.

Wreszcie istnieje cała masa aplikacji innych firm, które mogą zapewnić dodatkowe funkcje. Na przykład, jeśli masz pracowników, którzy pracują w krajach, które nie są natywnie objęte Xero, możesz użyć wtyczek, aby nadal im płacić.

Wydatki

Okej, więc rozkwit korzystania z kont firmowych do płacenia za wszystko, od kolacji po egzotyczne wakacje, może już dawno minąć, ale nadal są one istotną częścią nowoczesnej konfiguracji biznesowej.

ten Zarządzanie kosztami 10 unikalnych zastosowań Trello innych niż zarządzanie projektamiTrello to rozkosz dla miłośników list. Jego podejście w stylu Kanban nie było przeznaczone tylko do zarządzania projektami. Nie wierzysz nam? Spójrz na te dziesięć wyjątkowych zastosowań Trello. Czytaj więcej funkcja Xero jest bardzo imponująca, umożliwiając zarówno zarządzanie własnymi wydatkami osobistymi, jak i zwracanie kosztów pracownikom.

Z perspektywy użytkownika pozwoli tobie (i twoim pracownikom) dodawać wydatki, gdy jesteś poza domem, po prostu biorąc zdjęcie paragonu i przesłanie go przez aplikację mobilną, co zmniejsza prawdopodobieństwo przeoczenia kosztów.

Z perspektywy zarządzania, wpływy z wyjazdów są grupowane, dzięki czemu można łatwo zobaczyć całkowity koszt, a także zatwierdzać i odrzucać roszczenia według własnego uznania.

Wszystkie te dane można następnie wyeksportować do funkcji płac, aby dzień wypłaty był jeszcze prostszy.

Freelancerzy mogą również kontrolować swoje wydatki (i swoją szerszą sytuację w zakresie przepływów pieniężnych), korzystając z funkcji uzgadniania rachunków bankowych.

Najpierw musisz dodać konto bankowe. Aby to zrobić, przejdź do Konta > Konta bankowe > Dodaj konto bankowe. Popularne banki są automatycznie wyświetlane na liście, można też dodawać usługi, takie jak PayPal i karty kredytowe.

Wpisz numer swojego konta i nadaj mu nazwę, a następnie wyświetli się ekran, który pozwoli Ci zaimportować wszystkie kanały bankowe.

Gdy to zrobisz, możesz zaimportować wszystkie dane swojego banku, które automatycznie połączą się z Xero. Dostęp do danych można uzyskać za pośrednictwem aplikacji mobilnej w celu uzgadniania w ruchu, można tworzyć niestandardowe reguły, aby pomóc w dopasowaniu bardziej złożonych transakcji, a obsługiwanych jest ponad 160 walut.

Raporty finansowe

Bardzo trudno jest jasno zrozumieć, jak zdrowy jest Twój biznes bez jasnych i skutecznych raportów finansowych.

Na szczęście Xero udostępnia ponad 40 podstawowych i zaawansowanych raportów finansowych. Należą do nich wszystkie najczęstsze, takie jak zyski i straty, deklaracje podatkowe i bilanse – ale także te bardziej nietypowe (ale równie przydatne) jak zyski i straty walutowe Unikaj oszustw podczas wymiany walut lub wysyłania pieniędzy za granicęJeśli wysłałeś pieniądze za granicę lub wymieniłeś waluty przed wakacjami, prawdopodobnie masz kiepską ofertę. Oto kilka lepszych alternatyw dla banków i kantorów. Czytaj więcej i harmonogramy amortyzacji.

Raporty oferują również śledzenie budżetu 4 najlepsze aplikacje do budżetowania, aby uporządkować finanseSzukasz najlepszej aplikacji budżetowej, która pozwoli Ci zapanować nad swoimi finansami? Oto kilka świetnych aplikacji, które pomogą Ci zarządzać pieniędzmi. Czytaj więcej (abyś mógł przygotować konspekty i porównać rzeczywistą wydajność z przewidywaną wydajnością) oraz umiejętność: dodaj kategorie śledzenia (co daje łatwy sposób porównywania i kontrastowania poszczególnych sekcji biznes).

Wszystkie te raporty można przygotować i wydrukować za pomocą kilku kliknięć.

Fakturowanie

Po co te wszystkie wymyślne funkcje, jeśli nie możesz łatwo zarządzać fakturami? Są chlebem powszednim prowadzenia biznesu, ale może szybko się skomplikować Jak korzystać z Internetu do ścigania niezapłaconych faktur?Jeśli pracujesz dla siebie, to ciągle się martwisz, że w końcu jeden z Twoich klientów nie zapłaci faktury. Oto kilka wskazówek online, jak odzyskać utracone pieniądze. Czytaj więcej jeśli masz wielu klientów.

Funkcja fakturowania Xero oferuje wiele fajnych funkcji. Na przykład, możesz dodawać noty kredytowe i łatwo obciążać klientów kosztami za pomocą specjalnego znacznika, a noty kredytowe mogą być wystawiane w razie potrzeby.

Twoi klienci będą również mogli płacić za faktury jednym kliknięciem za pomocą karty kredytowej lub PayPal, a otrzymasz powiadomienie, gdy klienci otworzą swoje faktury (więc wiesz, czy po prostu ignorują) ty!).

Wreszcie, podobnie jak oprogramowanie płacowe, będziesz mógł spersonalizować i dostosować wszystkie swoje faktury za pomocą własnych logo i brandingu.

Czy używałeś Xero?

Czy użyłeś Xero? Jakie funkcje i funkcje lubisz? Co wymagało więcej pracy? Czy brakuje czegoś, co chciałbyś, aby twórcy wprowadzili?

Możesz przekazać nam swoje przemyślenia i opinie w sekcji komentarzy poniżej.