7 najlepszych narzędzi do organizowania wiadomości e-mail i zwiększania produktywności

Prawdopodobnie codziennie otrzymujesz kilka e-maili od klientów, przyjaciół lub rodziny. Próba uporządkowania skrzynki odbiorczej poczty e-mail może być przytłaczająca, zwłaszcza jeśli masz wymykający się spod kontroli nawyk przechowywania każdej wiadomości.

Oto kilka wskazówek i narzędzi, które pomogą Ci uporządkować skrzynkę odbiorczą, aby mieć więcej czasu na pracę nad listą rzeczy do zrobienia.

Wskazówki dotyczące uporządkowania skrzynki odbiorczej e-mail

• Poświęć kilka minut każdego dnia na usuwanie e-maili, których nie potrzebujesz.
• Anuluj subskrypcję zbędnych subskrypcji.
• Twórz określone foldery na służbowe lub osobiste wiadomości e-mail, jeśli ma to zastosowanie, i sortuj wiadomości w tych folderach, gdy tylko się pojawią.
• Użyj etykiet, aby uporządkować pocztę przychodzącą według tematu (np. finanse, podróże itp.).
• Archiwizuj, a nie usuwaj najważniejsze wiadomości, które musisz zachować na przyszłość.
• Jeśli Twoje konto Gmail jest połączone z zewnętrznym adresem e-mail, dostosuj ustawienia powiadomień, aby uniknąć zaśmiecania niepotrzebnymi aktualizacjami.
instagram viewer
• Używaj swojego podstawowego adresu e-mail do ważnych wiadomości i utwórz nowe konto dla mniej ważnych, takich jak subskrypcje e-mail.

Te wskazówki mogą znacznie zwiększyć Twoją produktywność. Jeśli jednak potrzebujesz dodatkowej pomocy, możesz skorzystać z tych narzędzi:

Shift umożliwia organizowanie skrzynek odbiorczych w jednym miejscu.

Możesz uporządkuj swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą filtrów, tworzone automatycznie, gdy wysyłasz e-maile przy użyciu różnych klientów poczty e-mail, takich jak Gmail czy Microsoft Outlook. Dzięki tym filtrom możesz porządkować e-maile według nadawcy, listy, tematu i nie tylko. Po zastosowaniu kryteriów filtrowania do wiadomości zostanie ona umieszczona w określonym folderze z etykietami.

Shift jest również wyposażony w doskonałą funkcję wyszukiwania, która działa na wszystkich Twoich kontach i inne aplikacje, takie jak Slack i Facebook Messenger, dzięki czemu możesz szybko odzyskać rozmowy, gdy wymagany.

Jedną z głównych zalet korzystania z Shift jest centralizacja wszystkich przepływów pracy, oszczędność czasu przełączania się między aplikacjami i kontami e-maili zwiększenie produktywności.

Jednym z powodów, dla których możesz nie chcieć pobierać aplikacji lub rejestrować się w witrynie, jest obawa, że ​​będą nieustannie bombardować Cię wiadomościami e-mail. Posiadanie tymczasowego i jednorazowego adresu e-mail to doskonały sposób na uporządkowanie skrzynki odbiorczej i uniknięcie spamu.

Zamiast podawać swój podstawowy adres e-mail, możesz użyć MailDrop do utworzenia bezpłatnego adresu jednorazowego dla aplikacji/witryn o słabej reputacji bezpieczeństwa lub aby uniknąć reklam spamerskich.

Inbox by Gmail zapewnia konfigurowalne kategorie i utrzymuje e-maile z tymi tematami w górnej części skrzynki odbiorczej. Oferuje również funkcję „drzemki”, która pozwala ukryć wiadomość e-mail do określonej daty lub godziny. Możesz także użyć funkcji „dodaj do zadania”, aby połączyć ważne e-maile ze swoim Zadanie Google lista szybko, gdzie można dodawać notatki i ustawiać terminy.

„Pakiety” to kolejny sposób automatycznego sortowania podobnych wiadomości z biuletynów i aktualizacji mediów społecznościowych w łatwe do zarządzania kategorie. Te strategie pomogą Ci przebrnąć przez cały ten bałagan — czy to z subskrypcji, czy niekończących się stosów e-maili służbowych — i przejść od razu do tego, co ważne.

Unroll.me to bezpłatne narzędzie, które pozwala jednocześnie zrezygnować z otrzymywania biuletynów i uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą.

Rezygnacja z subskrypcji jednego biuletynu może nie wydawać się dużym wyzwaniem, ale staje się przytłaczająca, gdy musisz poradzić sobie z dziesiątkami lub setkami subskrypcji.

Unroll.me ułatwia zarządzanie setkami e-maili jednocześnie. Za pomocą kilku kliknięć możesz całkowicie zrezygnować z subskrypcji biuletynów, uporządkować je za pomocą etykiet, jeśli chcesz, i wyszukać określone wiadomości według słów kluczowych.

Dla tych, którzy są przytłoczeni mnóstwem biuletynów e-mail, pomocna może być funkcja „Rollup” w Unroll.me. Pozwala zebrać wszystkie ulubione subskrypcje e-mail w prostą listę raz dziennie.

W ten sposób możesz przejść przez subskrypcje od razu, zamiast tracić czas na przeglądanie skrzynki odbiorczej za każdym razem, gdy otrzymujesz wiadomości promocyjne.

Jeśli jesteś osobą konkurencyjną, która lubi robić różne rzeczy samodzielnie, możesz zmienić masową kampanię rezygnacji z subskrypcji e-mail w zabawną grę. Gra e-mailowa to darmowe narzędzie, które urozmaica proces czyszczenia skrzynki odbiorczej.

Aby zarządzać skrzynkami e-mail, wprowadź swój adres e-mail i rozpocznij grę. Celem jest zorganizowanie jak największej liczby e-maili w określonym czasie. Zostaniesz ukarany, jeśli zajmiesz to zbyt długo, ale otrzymasz więcej punktów, jeśli szybko poradzisz sobie z wiadomościami.

Gra e-mailowa umożliwia wyrobienie nawyku koncentrowania się na jednej wiadomości e-mail na raz przed przejściem do następnej, a zintegrowany zegar zwiększa Twoją produktywność.

InMoat to narzędzie, które organizuje wiadomości e-mail według ich typów, na przykład finanse, produktywność, zdrowie itp. To narzędzie pomaga zwiększyć produktywność, wybierając i umieszczając ważne dla Ciebie typy wiadomości e-mail na górze skrzynki odbiorczej, dając im pierwszeństwo przed innymi.

Po zalogowaniu się na swoje konto, InMoat poprosi Cię o wybranie branży i zawodu, aby zoptymalizować przepływy pracy i ustalić priorytety. Możesz użyć opcji „Inteligentne filtry”, aby wybrać kategorię wiadomości e-mail, które pozostaną w Twojej skrzynce odbiorczej. Przeniesie mniej krytyczne e-maile do folderu InMoat w celu późniejszego przeglądania w dogodnym dla Ciebie momencie.

InMoat przeanalizuje również Twoją sieć i poprosi Cię o wybranie zaufanych kontaktów, aby nadać priorytet ich e-mailom, jednocześnie przenosząc wiadomości z nieznanych źródeł do innego folderu.

FollowUpThen to Twój osobisty asystent, który przypomina Ci o kontynuacji za pomocą określonych e-maili. To ratunek dla osób zapracowanych lub tych, którzy często zapominają ważnych wiadomości.

Po wysłaniu wiadomości e-mail za pomocą FollowUpNastępnie wiadomość e-mail powróci dokładnie w określonym dniu i godzinie do skrzynki odbiorczej. Koniec z zapominaniem o krytycznych transakcjach biznesowych lub randkach ze znajomymi.

Twoja skrzynka odbiorcza może szybko odbić się na Twojej produktywności ze względu na mnóstwo e-maili, które otrzymujesz potencjalni klienci, przyjaciele, współpracownicy i te nieznośne biuletyny i wiadomości promocyjne, o które nigdy nie pytałeś dla!

Następnym razem, gdy poczujesz się przytłoczony wszystkim w skrzynce odbiorczej, weź głęboki oddech, zacznij wdrażać te wskazówki i użyj tych narzędzi, aby mieć wszystko pod kontrolą i zwiększyć wydajność.

5 powodów, dla których warto używać narzędzi do współpracy zamiast poczty e-mail

Narzędzia do współpracy oferują bardziej skoordynowany przebieg dyskusji zespołowych, udostępnianie plików, zarządzanie zadaniami itp. Oto dlaczego są lepsze niż e-mail.

Czytaj dalej

O autorze