Jak szybko przywrócić opóźniony projekt?

Każdy projekt zaczyna się od dobrych intencji i najlepszych starań, ale wiele z nich schodzi ze ścieżki przy niskim zaangażowaniu i pominiętych kamieniach milowych. Ale nie musisz się rozczarować, ponieważ niektóre działania naprawcze mogą w mgnieniu oka przywrócić opóźniony projekt.

Oto kilka skutecznych technik odzyskiwania projektów, które powinieneś spróbować, aby sprawy potoczyły się we właściwym kierunku.

1. Zadzwoń na spotkanie zespołu

Twój zespół mógł spotkać się na wielu wirtualne spotkania zespołu dla tego projektu. Jednak, gdy wiesz, że niedługo przegapisz termin, obowiązkowe jest, aby wszyscy usiedli razem jeszcze raz. To spotkanie zespołu powinno opracować nową strategię dotyczącą dalszych działań.

Weź pod uwagę rezultaty projektu, budżet i czas (pozostały lub dodatkowy), który musisz ukończyć projekt. Sprawdź wpływ opóźnienia na każdy z tych aspektów. Dowiedz się, co zespół może dostarczyć, zachowując pierwotny budżet i terminy bez zmian.

Poza tym zobacz, ile czasu zajmie ukończenie projektu. Następnie porozmawiaj z klientem o wyborze którejkolwiek z powyższych opcji.

2. Znajdź przyczynę opóźnienia

Oprócz wybrania realnych opcji dla swoich klientów, wykorzystaj spotkanie do ustalenia problemu projektu. Tylko znając przyczynę opóźnienia projektu, możesz podjąć kroki w celu rozwiązania problemu.

Przyczyny opóźnienia projektu mogą być różne, w tym brak budżetu, brak zasobów, zmiana priorytetów organizacyjnych, rozszerzenie zakresu, nieefektywność zespołu itp. Dowiedz się, kto jest odpowiedzialny za opóźnienie i jak wpłynęło to na projekt. Ponadto wywnioskuj, jak możesz rozwiązać problem w jak najkrótszym czasie.

3. Wyznacz nowy, ale realistyczny termin

Jeśli przegapiłeś pierwotny termin, nadszedł czas, aby przejść dalej i zamiast tego ustalić nowy. Przejrzyj oryginalny harmonogram, aby określić, ile zadań projektu wciąż oczekuje. Ustaw ambitne, ale wykonalne kamienie milowe dla każdego z pozostałych zadań i znajdź nowy termin realizacji projektu.

Twoim celem jest dostarczenie projektu w nowym terminie. Dlatego rozważ możliwości, zasoby i dostępność swojego zespołu przed ustaleniem nowego terminu.

4. Ponownie rozważ zakres projektu

Jeśli nierealistyczny zakres projektu spowodował opóźnienie projektu, rozważ skorygowanie konspektu, aby był osiągalny w krótkim czasie. Omów zakres z klientem lub interesariuszami i sprawdź, które obszary projektów możesz usunąć.

Nigdy nie pozwól, aby zdarzyło się pełzanie zasięgu, gdy faktycznie prosisz o zmniejszenie zasięgu. Zmiana zakresu utrudni realizację projektu. Może również zaistnieć potrzeba przeniesienia uwagi zespołu na zupełnie nowy kierunek.

5. Podziel na małe zadania i ustal priorytety

Gdy już otrzymasz od klienta skinienie w sprawie zmienionego zakresu projektu, zacznij nad nim pracować. Przede wszystkim podziel pozostałą pracę na małe porcje zadań. Następnie zlokalizuj, czy istnieją jakiekolwiek zależności między zadaniami. Jeśli tak, rozważ je przed ustaleniem priorytetów zadań.

Poproś zespół, aby najpierw pracował nad priorytetowymi zadaniami. Czasami klient może poprosić Cię o dostarczenie sekcji lub części projektu w czasie opóźnienia projektu. W takich przypadkach nadaj temu segmentowi priorytet.

Związane z: Najlepsze techniki dla freelancerów do ustalania priorytetów zadań za darmo

6. Potwierdź lub ponownie przypisz obowiązki

Musisz współpracować z całym zespołem, aby określić ich role dla pozostałego zakresu projektu lub zadań. Przejrzyj ukończone zadania, aby zidentyfikować wszelkie konflikty lub nieefektywności w pracy wykonanej do tej pory w tym projekcie. Może być konieczne ponowne potwierdzenie lub ponowne przydzielenie zadań w oparciu o poprzednie wyniki.

Podczas ponownego przydzielania zadań rozwiej wszelkie wątpliwości dotyczące pierwotnego planu. Upewnij się, że nowo przydzielona osoba posiada umiejętności potrzebne do wykonania tego zadania i nie ma żadnych innych priorytetów.

7. Skoncentruj się na komunikacji w czasie rzeczywistym

Nie ma możliwości dalszych opóźnień w projekcie, który już wyszedł z toru. Czasami kluczowe decyzje pozostają w toku z powodu opóźnionej odpowiedzi. Dlatego Twój zespół nie powinien tracić czasu na komunikację asynchroniczną, w której nie wie, kiedy otrzyma odpowiedź.

Związane z: Wskazówki i narzędzia do komunikacji z klientami i zespołami w czasie rzeczywistym

W projektach opóźnionych kładź nacisk na zsynchronizowaną komunikację typu instant chat. Współpracownicy mogą również uczestniczyć w rozmowach audio lub wideo, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości lub zadać ważne pytanie. Cokolwiek robisz, nigdy nie polegaj na opóźnionych trybach komunikacji, takich jak e-mail w takich sytuacjach.

8. Ściśle śledź i zarządzaj zadaniami

Nie chciałbyś zostać dwukrotnie opóźniony w jednym projekcie. Aby tego uniknąć, niezbędne jest codzienne zarządzanie zadaniami i śledzenie ich postępów. Spraw, aby śledzenie wydajności stało się częścią Twojej codziennej rutyny dzięki dynamic aplikacje do zarządzania projektami gdzie członkowie mogą sprawdzić postęp zadań i projektów.

Śledzenie osiągnięć nie wystarczy, ponieważ trzeba je porównać z przewidywanymi osiągnięciami. Gdy zauważysz, że ktoś pozostaje w tyle, natychmiast skontaktuj się z nim, aby dowiedzieć się o problemie i jak najszybciej go naprawić.

9. Przygotuj plan zarządzania ryzykiem

Zmieniony zarys opóźnionego projektu często obejmuje dodatkowe obciążenie pracą, nowe zasoby i ścisły harmonogram. Chociaż istnieje duża szansa na pomyślne ukończenie projektu, wiąże się to również z pewnym ryzykiem. Dlatego musisz przygotować plan zarządzania ryzykiem.

W tym celu zidentyfikuj czynniki ryzyka. Powinieneś je również przeanalizować, aby opracować plan złagodzenia ich negatywnych skutków. Podejmij starania, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia tych czynników ryzyka. Poinformuj cały zespół o planie zarządzania ryzykiem i aktualizuj go na bieżąco w miarę postępu projektu.

10. Włóż dodatkowy wysiłek

Nie trzeba dodawać, że musisz włożyć dodatkowy wysiłek w szybkie dostarczenie opóźnionego projektu. Może to również oznaczać pracę w godzinach nadliczbowych dla wielu członków zespołu. W zależności od zakresu projektu czas będzie różny. Może to jednak demotywować zespół, jeśli nadgodziny stają się rozległe.

Z tego powodu menedżerowie powinni jasno przedstawić swoim kolegom z zespołu, jak długo będą trwały nadgodziny. Jeśli ktoś nie może poświęcić więcej czasu na opóźniony projekt, musisz zlecić mu zadanie na zewnątrz.

Skuteczne wskazówki dotyczące opóźnionych projektów

Nierzadko projekt traci koncentrację. Gdy to się stanie, konieczne jest zidentyfikowanie i rozpoznanie bolesnych punktów projektu.

Aby projekt wrócił na właściwe tory, postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami. Możesz także użyć aplikacji do zarządzania projektami, aby pomyślnie i terminowo zakończyć projekt.

11 najlepszych funkcji MeisterTask do sprawnego zarządzania projektami

Czy chcesz wdrożyć agile — dynamiczną metodę zarządzania projektami, która zwiększa produktywność? MeisterTask może ci pomóc.

Czytaj dalej

O autorze