9 powodów, dla których projekty się opóźniają i jak ich uniknąć

Opóźnienie projektów jest rzeczywistością i pomimo najlepszych starań wiele zespołów nie kończy projektów w terminie. Jeśli nie chcesz żadnych opóźnień w bieżących i przyszłych projektach, musisz zdawać sobie sprawę z czynników, które odgrywają dużą rolę w opóźnieniach projektów.

Znajomość przyczyn opóźnionego projektu pomoże Ci znaleźć najlepszy sposób ich uniknięcia. Oto powody i rozwiązania jednego z największych problemów w zarządzaniu projektami — opóźnienia projektu.

1. Pełzanie zakresu

Zakres projektu odnosi się do pełnego zarysu projektu, a pełzanie zakresu oznacza każdą nagłą zmianę w tym zakresie bez odpowiednich żądań zmian. Wyobraź sobie, że Twój zespół jest w trakcie realizacji projektu i nagle następuje pełzanie zakresu. Wszystkie dotychczasowe wysiłki pójdą na marne, a opóźnienie w realizacji projektu stanie się nieuniknione.

Aby uniknąć tego problemu, zaprojektuj plan projektu i poproś klientów o podpisanie umowy, która mówi, że będą przestrzegać zarysu. Zachowaj również wszystkie

kontynuacja komunikacji w jednym miejscu, aby uniknąć śledzenia wielu źródeł komunikacji w celach informacyjnych.

2. Zespół nie zna celu projektu

Bycie częścią zapracowanego świata korporacyjnego oznacza, że ​​możesz nie znać przyczyny każdego zadania, które wykonujesz. Może to jednak być przyczyną demotywacji członków zespołu, co skutkuje opóźnieniami w realizacji projektów.

Znając związek między swoim zadaniem a celami projektu, zespół może czerpać inspirację. Dlatego dobrym pomysłem jest zaangażowanie wszystkich członków zespołu już na etapie planowania projektu. Poproś o opinię, abyś mógł zaplanować projekt w dogodnym dla nich czasie.

Upewnij się, że widzą, jak ich wkład wpływa na projekt i organizację. Zmotywuje ich to do pomyślnego zakończenia projektu w terminie.

3. Nierealistyczne dostawy i terminy

Wierz lub nie, ale nierealistyczne terminy są prawdopodobnie głównym powodem opóźnienia projektu. Cały zespół może włożyć dodatkowy wysiłek, ale niemożliwe jest ukończenie projektu na czas, jeśli termin jest niewykonalny.

Bez względu na to, jak kuszące jest wyznaczanie ambitnych rezultatów, obiecywanie zaniżone i nadmierne dostarczanie jest najlepszym sposobem na zaimponowanie klientom. Z tego powodu wyznacz cele, które są realistyczne, osiągalne i mierzalne.

Wiele projektów zawiera wiele zależności zadań. W takim przypadku zaprojektuj oś czasu projektu, biorąc pod uwagę dostępność zasobów, szacowany czas i sekwencję zadań.

Związane z: Jak zwiększyć produktywność za pomocą kryteriów SMART

4. Niedostępność zasobów

Jeśli niezbędne zasoby finansowe, ludzkie i materialne nie są dostępne, projekt na pewno się opóźni. W przypadku środków finansowych oceń, czy początkowy budżet może pokryć koszt projektu. Jeśli nie, jak najszybciej uzyskaj dodatkowe fundusze, aby uniknąć opóźnień w realizacji projektu z powodu braku funduszy.

W przypadku zasobów ludzkich sprawdź, czy członkowie zespołu mają niezbędne umiejętności i doświadczenie. W przeciwnym razie przeszkol ich lub zlecaj zadania na zewnątrz. Uważaj na zasoby materialne, takie jak infrastruktura. Dostępność tych zasobów nie jest gwarantowana i dobrze jest mieć dla nich kopię zapasową.

5. Nieprawidłowe śledzenie postępów i kontynuacja

Nieustanne zbieranie danych o postępach zadań ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Niewykonanie tego może spowodować opóźnienie projektu. Oprócz wyznaczania celów, musisz śledzić, czy w jakimkolwiek zadaniu występują opóźnienia. W ten sposób możesz sprawdzić, czy zespół jest na dobrej drodze do osiągnięcia celu.

Możesz użyć narzędzi do zarządzania zadaniami, aby mierzyć postęp każdego zadania. Po zauważeniu opóźnienia w dowolnym zadaniu możesz również delegować je komuś innemu. W razie potrzeby te aplikacje pomagają również w łatwym przypisywaniu wszystkich zadań projektu.

6. Nieporozumienie wśród interesariuszy

Wszystkie strony zaangażowane w projekt powinny znajdować się na tej samej stronie; w przeciwnym razie nie mogą ukończyć projektu w terminie. Brak komunikacji prowadzi do nieporozumień, które ostatecznie hamują postęp projektu.

Dlatego każdy członek zespołu powinien natychmiast wiedzieć o zmianie zakresu, oczekiwaniach klienta i wszelkich opóźnieniach ze strony zaangażowanych stron. Powinny odbywać się regularne spotkania zespołu w celu przekazywania aktualnych informacji o projekcie.

Zespoły również powinny używać narzędzia do zarządzania projektami wiedzieć o terminach i głównych terminach. Te aplikacje utrzymują również całą komunikację zespołu w jednym miejscu, aby zapewnić przejrzystość.

7. Niechęć do pracy zespołowej

Udany projekt to wysiłek zespołowy. Każdy członek, w tym menedżer, musi skutecznie odgrywać swoją rolę, aby osiągnąć cel. Czasami członkowie zespołu nie współpracują, co skutkuje opóźnieniami w projekcie. Nawet menedżerowie w dzisiejszych czasach nie mają tendencji do mikrozarządzania.

Ale każdy musi pamiętać, że ostatecznym celem jest ukończenie projektu na czas. Nie należy narażać projektu na niebezpieczeństwo tylko po to, aby uniknąć konfliktu.

Podczas gdy członkowie zespołu potrzebują własnej przestrzeni i uprawnień do podejmowania decyzji, aby działać jak najlepiej, menedżerowie powinni interweniować, gdy jest to konieczne, aby powstrzymać projekt przed wypadnięciem z toru. Menedżerowie powinni również podjąć natychmiastowe kroki w celu rozwiązania wszelkich konfliktów zespołowych.

Związane z: Co to jest konflikt pracy zdalnej? Sposoby zapobiegania temu

8. Czynniki zewnętrzne

Często organizacje potrzebują zaangażowania osób trzecich na niektórych etapach projektu. Dostawcy zewnętrzni mogą być również odpowiedzialni za opóźnienia projektów, jeśli nie dostarczają zasobów lub zadań na czas. Zwykle dzieje się tak, ponieważ te osoby trzecie nie wiedzą o kamieniach milowych ani celach twojego projektu.

Ponadto zespoły nie kontaktują się z dostawcami w sprawie przydzielonych zadań i popadają w kłopoty, gdy występuje opóźnienie ze strony strony trzeciej. Aby uniknąć takich problemów, wyznacz im ścisły termin i pozostań z nimi w kontakcie do czasu ich dostawy. Możesz również zawrzeć w umowie karę za opóźnienie. Dlatego poważnie potraktują terminową dostawę.

9. Nieoczekiwane okoliczności

Wreszcie, możesz stawić czoła nieprzewidzianym sytuacjom, które mogą skutkować opóźnieniami w projekcie. Klęski żywiołowe, zaburzenia pogodowe, niestabilność polityczna, globalna recesja, kłopoty z inwestycjami — wszystko to może opóźnić Twój projekt.

Chociaż tym przyczynom nie można zapobiec, z pewnością można zmniejszyć ich wpływ poprzez odpowiednie planowanie. Każdy członek zespołu powinien zawsze być przygotowany na najgorsze. Nie pozostawienie zadań na ostatnią chwilę to mocny krok w walce z tym problemem.

Członkowie zespołu powinni również współpracować, gdy po katastrofach występuje dodatkowe obciążenie pracą, aby ukończyć projekty na czas.

Zapisz projekty przed opóźnieniem

Projekt może zejść z toru na dowolnym etapie. Znając najczęstsze przyczyny opóźnień w projektach i rozwiązania pozwalające ich uniknąć, możesz osiągnąć cel, jakim jest pomyślna realizacja projektu na czas. W ten sposób osiąganie celów produktywności staje się łatwiejsze niż kiedykolwiek.

7 najlepszych aplikacji, które pomogą Ci osiągnąć cele związane z produktywnością

Chcesz doskonalić się w zarządzaniu czasem? Korzystaj z tych bogatych w funkcje aplikacji timeboxingu, aby osiągać cele związane z produktywnością.

Czytaj dalej

O autorze