8 funkcji Workplace z Facebooka do wspólnego zarządzania projektami

Zarządzanie komunikacją i treścią projektu to trudne zadanie. Bez wspólnego źródła danych jest to przytłaczające zadanie. Workplace z Facebooka ma na to rozwiązanie! Niezależnie od wielkości Twojej pracy czy projektu, jest to idealne narzędzie do zarządzania różnymi zadaniami i treścią projektów.

Co więcej, członkowie Twojego zespołu znają już jego interfejs użytkownika (UI), ponieważ bardzo przypomina platformę Facebook. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak może stać się potęgą w zarządzaniu projektami.

1. Utwórz grupę dedykowaną dla każdego projektu

Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie może być gorączkowy i mylący. Pomiń zamieszanie dzięki dedykowanej funkcji grupowej w Workplace. Na tej platformie możesz tworzyć osobne grupy dla każdego projektu, aby oddzielić zadania.

Tworzone grupy pozostają tajne, ponieważ tylko członkowie grupy mają uprawnienia do współtworzenia. Możesz dodać dowolną liczbę grup i dodać dowolną liczbę członków do grupy.

Jeśli pracujesz we współpracy z inną organizacją, przyda się grupa obejmująca wiele firm. Grupa wielofirmowa w

Miejsce pracy pozwala pracować z osobami spoza firmy z równą wydajnością.

2. Udostępniaj pliki kolegom z drużyny

Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy pracujesz w tej samej przestrzeni biurowej, musisz udostępniać pliki współpracownikom za pośrednictwem kanałów online. Jak każdy inny wydajny pakiet biurowy, Workplace umożliwia bezproblemowe udostępnianie plików członkom zespołu.

Do grupy można dodawać pliki z systemu lokalnego. Alternatywnie możesz również skorzystać z integracji udostępniania plików zatwierdzonych przez administratora systemu organizacji. Administratorzy grup mogą dodawać zatwierdzone integracje do grupy, z których będą mogli korzystać jej członkowie.

Sprawdź kartę Integracje, aby znaleźć narzędzia do udostępniania plików. Obecnie obsługuje aplikacje do udostępniania plików, takie jak Dysk Google, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint itp.

3. Wspólna praca nad plikami i opiniami

Korzystając z funkcji adnotacji tego pakietu przestrzeni roboczej, Twój zespół może dzielić się opiniami na temat różnych plików udostępnianych w grupie. W ten sposób śledzenie komentarzy i opinii staje się łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Ponadto wszystkie pliki udostępnione członkom grupy są dostępne w zakładce Pliki. Nie musisz więc przewijać kanału, aby znaleźć potrzebny plik.

Ten pakiet umożliwia również utworzenie otwartej grupy opinii. W tym miejscu inni członkowie zespołu również mogą wyrazić swoją opinię. Udostępniając więcej informacji o projekcie, takich jak styl dokumentacji, projekt, grupa docelowa itp., możesz uzyskać więcej informacji zwrotnych od innych i uzyskać nowe perspektywy.

4. Śledzenie postępów projektów i zadań

Śledzenie postępów projektu jest łatwe w Workplace. Umieszczając cotygodniowe aktualizacje postępów, preferencji i innych wyjątkowych problemów w grupie, członkowie zespołu mogą informować się nawzajem o swoich zadaniach.

Jeśli ktoś musi dzielić się długimi raportami lub wynikami badań, może skorzystać z funkcji Note tej platformy. Aby śledzić zadania do wykonania, możesz udostępnić czynności do wykonania w grupie, które osoba przypisana może oznaczyć jako wykonane po zakończeniu.

Możesz użyć funkcji wzmianki, aby przypisać zadanie członkowi zespołu. Możesz nawet zintegrować Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly itp. aplikacje dla lepszego zarządzania zadaniami i produktywności poprzez Workplace.

Związane z: Bezpłatne alternatywy dla Zapier w celu zmniejszenia obciążenia pracą i zwiększenia produktywności

5. Bezpieczne i wspólne przechowywanie plików

Karta Pliki w grupach Workplace organizuje wszystkie pliki projektu w jednym miejscu. Możesz zaoszczędzić czas, pozwalając Workplace zarządzać zasobami projektu, takimi jak obrazy, pliki PDF, arkusze Excela itp. Jeśli korzystasz z Workplace, nie musisz śledzić członków zespołu, którzy udostępniają poufne dokumenty związane z projektem za pośrednictwem różnych platform, co naraża poufne dane na ryzyko.

Twój zespół może przesyłać pliki do grupy za pośrednictwem kilku kanałów, takich jak posty, czat, tematy, nauka, media itp. Ale wszystkie pliki trafiają bezpośrednio do zakładki Pliki. Stąd możesz łatwo zarządzać dostępem do plików, kontrolą wersji i usuwać plik, jeśli nie jest to konieczne.

Ważne jest, aby wiedzieć, że za pośrednictwem innego kanału niż Workplace Chat możesz przesłać maksymalnie 50 MB plików. Z aplikacji Workplace Chat możesz przesyłać pliki o rozmiarze do 75 MB. Ograniczenie rozmiaru pliku pomaga zespołowi zachować produktywność dzięki bezproblemowemu udostępnianiu małych plików bez problemów z przepustowością przesyłania.

Może to wyglądać na niski limit przesyłania plików. Jednak Workplace obsługuje przesyłanie ogromnych plików wideo do 4 GB. Dlatego zawsze, gdy potrzebujesz utworzyć samouczek wideo do sekcji Nauka lub Biblioteka wiedzy, zawsze możesz przesłać długie filmy w jakości HD.

6. Przesyłanie wiadomości w czasie rzeczywistym za pośrednictwem czatu w miejscu pracy

Gdy zespół pracuje nad projektem z odległych lokalizacji, nie ma alternatywy dla komunikacji w czasie rzeczywistym. Jednak nie zawsze można łączyć się za pośrednictwem połączeń audio lub wideo podczas pracy w domu. Dlatego musisz mieć opcję czatu błyskawicznego we wspólnym obszarze roboczym.

Workplace oferuje tę funkcję również swoim użytkownikom za pośrednictwem aplikacji Workplace Chat. Pobierz ją na telefon z systemem Android lub iOS i pozostań w kontakcie w podróży. Użyj go, aby uzyskać natychmiastową odpowiedź na ważne zapytanie. Z tej opcji mogą korzystać grupy liczące 250 lub mniej członków.

7. Połączenie audio lub wideo zapewniające bezproblemową komunikację

W przypadku zespołu zdalnego lub hybrydowego wspólna praca jest niemożliwa bez połączeń audio/wideo. Jeśli korzystasz z miejsca pracy z Facebooka do zarządzania projektami, do tych celów nie musisz używać żadnej dodatkowej aplikacji. Nawiązanie połączenia z kolegą z zespołu to tylko jedno kliknięcie dzięki Workplace.

Nawet 50 członków zespołu może dołączyć do spotkania audio lub wideo za pośrednictwem Workplace z funkcji spotkań na Facebooku. Możesz wykorzystać tę funkcję do cotygodniowych spotkań zespołu lub dyskusji grupowych.

Możesz także prowadzić szybkie rozmowy jeden na jednego z członkami grupy. Dostępna jest również integracja aplikacji do wirtualnych połączeń, takich jak Zoom, BlueJeans i Cisco Webex Meetings.

8. Funkcja przypinania postów dla szybkiego odniesienia

Możesz także przypiąć post lub treść na stronie grupy, podobnie jak strona lub grupa na Facebooku. W każdej grupie znajdują się ważne instrukcje projektowe, cele, terminy i zasoby. Przypinanie treści zapewnia, że ​​członkowie zespołu bez trudu znajdą treść potrzebną do pracy nad projektem.

Jeśli chcesz, możesz bez problemu przypiąć wiele postów. Możesz także zdecydować, który przypięty post powinien pozostać na wierzchu pozostałych. Pamiętaj, że tylko administrator grupy może przypiąć post w grupie Workplace.

Zarządzanie wieloma projektami jest łatwe

Funkcjonalności, które widziałeś powyżej, to podstawowe potrzeby każdego projektu. Workplace z Facebooka skutecznie spełnia wszystkie te funkcje dzięki prostemu interfejsowi użytkownika.

Jeśli dane projektu, takie jak listy rzeczy do zrobienia, przepływy pracy, makiety produktów/usług, treści referencyjne itp., znajdują się w więcej niż jednym narzędziu, przenieś je do jednego centralnego narzędzia, takiego jak Workplace, za darmo. Warto również wiedzieć, jak Workplace konkuruje z innymi obszarami roboczymi zarządzania projektami przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Google Workspace a Miejsce pracy z Facebooka: co jest lepsze?

Oto, jak zdecydować, co jest lepsze dla zespołów zdalnych lub hybrydowych: Google Workspace lub Facebook Workplace.

Czytaj dalej

O autorze