Jeśli Twoja praca jest głęboko zintegrowana z ekosystemem Microsoft, To Do i OneNote są prawdopodobnie najpopularniejszymi narzędziami do codziennego przepływu pracy. Gdy używasz programu OneNote do planowania projektu, otrzymasz elementy z możliwością działania, które umożliwią ukończenie tego, nad czym pracujesz.
Używanie razem OneNote i Microsoft To Do oznacza, że spędzisz czas na przełączaniu kontekstu, kopiowaniu lub przeglądaniu danych z jednej aplikacji do drugiej. W rezultacie możesz stracić koncentrację, popełnić błędy lub, co gorsza, obniżyć jakość swojej pracy. Pokażemy Ci metody bezproblemowej integracji OneNote i To Do, dzięki czemu poświęcisz czas na ustalanie priorytetów pracy, która ma znaczenie.
Dodawanie zadania z OneNote do Microsoft To Do
Ze wszystkich aplikacji pakietu Office program OneNote 2019 ma najściślejszą integrację z programem Outlook. Dzieje się tak, ponieważ obie aplikacje mają podobne cele i operacje. Możesz zmienić dowolny tekst notatki w programie OneNote w automatyczne zadanie listy rzeczy do zrobienia w programie Outlook. Ale poczekaj, gdzie Microsoft To Do pasuje do tego systemu?
Wrócimy do tej dyskusji później, ale najpierw upewnij się, że zarówno OneNote 2019, jak i Outlook są zainstalowane na twoim komputerze. Ponadto musisz utworzyć notatnik i sekcję, w której znajdują się Twoje elementy, które można wykonać. Jeśli zaczynasz, postępuj zgodnie z naszymi przewodnik dotyczący organizowania notesów w programie OneNote.
Zaznacz tekst, który chcesz przekształcić w zadanie programu Outlook. Kliknij Dom tab, a następnie Zadania programu Outlook. Z menu rozwijanego wybierz ramy czasowe dla zadania. Flaga oznacza tekst, a program OneNote dodaje tekst notatki jako zadanie w programie Outlook. W razie potrzeby możesz kontynuować dodawanie kolejnych notatek jako zadań.
Przełącz się na Outlooka, aby wyświetlić zadanie w Moje zadania.
Teraz, po przejściu do aplikacji „Microsoft To Do”, zobaczysz to samo zadanie pod Zadania ze wstępnie wypełnionymi terminami i łączem do strony OneNote, aby dowiedzieć się, gdzie znajdują się Twoje zadania.
Podobnie możesz wybrać Zwyczaj i z nowego okna, które się pojawi, wpisz Termin płatności, ten Data rozpoczęcia, oraz znaczenie zadania przy użyciu Priorytet pole. Możesz również sprawdzić Przypomnieć pole, aby program Outlook przypomniał Ci o zadaniu i dodał krótką notatkę.
Teraz przejdź do aplikacji "Microsoft To Do", ale nie zobaczysz tutaj daty rozpoczęcia zadania ani pola priorytetu.
Mechanizm w tle synchronizacji zadań
Aplikacja „To Do” korzysta z usługi Exchange Online do przechowywania i synchronizowania zadań, niezależnie od tego, czy używasz konta osobistego, czy Microsoft 365. Oba konta korzystają z tych samych protokołów, w tym szyfrowania danych, zgodności i rezydencji danych. Jeśli wykonasz zadanie w aplikacji "Do zrobienia", zostanie ono zaktualizowane w zadaniach programu Outlook i programie OneNote.
Notatka: Aplikacja „Do zrobienia” nie ma nic wspólnego z tagiem „Do zrobienia” w OneNote, mimo że używa tej samej wielkości liter. Jest to ważne, ponieważ ludzie mogą być zdezorientowani terminologią i deklarować, że ta funkcja nie działa poprawnie.
Należy zauważyć, że możesz mieć tylko jeden termin, a nie oddzielne daty rozpoczęcia i zakończenia. Nie obsługuje statusów zadań, takich jak w toku lub procent ukończenia, ani ważności zadania na różnych poziomach priorytetów. Nie możesz odzyskać usuniętego zadania w "Do zrobienia", ale możesz je wyświetlić w OneNote i Outlooku.
Jeśli wiesz jak działa aplikacja Microsoft To Do, możliwe jest tworzenie wielu list zadań. Dlatego sensowne jest przeniesienie zadania z Zadania do wybranej listy. Ale kiedy przeniesiesz zadanie na inną listę, zmiana zostanie odzwierciedlona w kolumnie folderu Zadania programu Outlook, ale po najechaniu myszą na flagę zobaczysz komunikat „zadanie nie istnieje”.
Synchronizuj swoje zadania między To Do a OneNote
Możliwe jest synchronizowanie zadań między OneNote i To Do za pomocą prostej aplikacji o nazwie Pleexy. Przenosi zadania z wiadomości e-mail, notatek, zarządzania projektami i narzędzi do współpracy do menedżera zadań.
Możesz nawet skonfigurować dwukierunkową synchronizację między używanymi narzędziami, dzięki czemu zmiany wprowadzone po jednej stronie zostaną natychmiast skopiowane na drugą. Jeśli Twój zespół używa Jira i OneNote do zarządzania projektami, Pleexy może kierować wszystkie istotne zadania z te aplikacje w „Do zrobienia”. A kiedy wykonasz zadanie w „Do zrobienia”, zostanie ono sprawdzone w aplikacji źródłowej także.
Pierwsze kroki z Pleexy
Zarejestruj się na stronie Pleexy używając „Microsoft To Do” jako menedżera zadań. Po uwierzytelnieniu go za pomocą konta Microsoft zostaniesz poproszony o wybranie aplikacji, z którą chcesz się połączyć z "Do zrobienia". Wybierz OneNote i zezwól Pleexy na dostęp do Twojego konta OneNote.
Nadaj swojemu połączeniu nazwę. Na przykład powiedzmy „ToDo with OneNote”.
Pierwszym krokiem jest poinformowanie Pleexy, które zeszyty i sekcje będą wyszukiwać notatki. Notatki można filtrować według typu, np. Zadania do wykonania, Dyskusja z osobą, Priorytet zadań do wykonania 1 i 2, Żądanie klienta i Zaplanuj spotkanie. I zignoruj starsze notatki z zakresu od 1 do 180 dni. Pleexy wyszuka notatki spełniające wszystkie określone kryteria i utworzy je w „Microsoft To Do”.
W następnym kroku zdefiniujemy szablon tytułu dla Twoich zadań w „Microsoft To Do”. Możesz śledzić wzór taki jak „{sekcja}: {page} - {todo}”, gdzie „{page}” to Twoja strona OneNote, a „{todo}” to OneNote znacznik rzeczy do zrobienia.
Teraz musisz określić listę, na której Pleexy utworzy zadania. W tym przykładzie wybierzemy Jedna lista, a miejscem docelowym jest Praca.
Na koniec wybierz, co się stanie, gdy wprowadzisz zmiany w zadaniach Microsoft To Do lub OneNote. Do OneNote dla Microsoft do zrobienia, możesz kontrolować, co zrobić z zadaniem po jego ukończeniu lub usunięciu w programie OneNote. I dla Microsoft To Do w OneNote, wybierz, co chcesz zrobić po wykonaniu zadania w aplikacji „Do zrobienia”.
Zapisz zmiany i aktywuj połączenie. Na poniższym zrzucie ekranu sprawdzasz integrację, edytujesz lub wstrzymujesz połączenie i usuwasz je.
Przejdź do aplikacji „Microsoft To Do”, aby zobaczyć zmiany. Gdy wykonasz tutaj zadanie, zostanie ono również sprawdzone w programie OneNote.
Utwórz wiele połączeń OneNote za pomocą funkcji To Do
W Pleexy możesz utworzyć wiele połączeń między tymi dwiema aplikacjami. Oto powody:
- Jeśli używasz oddzielnego konta OneNote do celów osobistych i służbowych.
- Skonfiguruj różne reguły synchronizacji dla określonych projektów w programie OneNote.
Na przykład możesz chcieć zsynchronizować zadania dla wpisów na blogu w obu aplikacjach, ale możesz pozostawić niezaznaczone zadanie w programie OneNote, nawet jeśli zaznaczyłeś je w „Do zrobienia” dla innego projektu. Stworzymy dwa różne połączenia w Pleexy zgodnie z procedurą opisaną powyżej.
Przenieś wszystkie swoje zadania do Microsoft To Do
Zarówno OneNote, jak i To Do to skomplikowane aplikacje, ale działają w różnych warunkach przepływu pracy i Twoich potrzebach. W prostych przypadkach możesz dodać zadanie z OneNote do To Do, ale nie są one płynne i przerywają się, jeśli przeniesiesz zadanie na inną listę.
Pleexy pozwala synchronizować zadania w obie strony, bez względu na to, jaka jest lista zadań, i jest intuicyjna w konfiguracji. Sprawdź strona integracji aby uzyskać listę obsługiwanych aplikacji. Gdy zaczniesz z nich korzystać, postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami i poradami dotyczącymi efektywnego korzystania z Microsoft To Do.
Przyjrzyj się bliżej aplikacji Microsoft To Do i zapoznaj się z kilkoma wskazówkami, jak przekształcić go w potężny menedżer zadań.
Czytaj dalej
- Wydajność
- Microsoft
- Porady dotyczące pakietu Microsoft Office
- Microsoft OneNote
- Zadania do wykonania firmy Microsoft
- Zarządzanie zadaniami
Dzięki dyplomowi M.Optom w specjalności okulistycznej Rahul przez wiele lat pracował jako wykładowca w college'u. Pisanie i nauczanie innych to zawsze jego pasja. Teraz pisze o technologii i czyni ją przyswajalną dla czytelników, którzy nie rozumieją jej dobrze.
Zapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować
