Jak tworzyć formularze Excel do arkuszy kalkulacyjnych wprowadzania danych

Wprowadzanie danych w Excelu to zniechęcające zadanie, zwłaszcza jeśli masz dużo kolumn i mnóstwo wpisów. Może to być również mylące dla innych użytkowników, zwłaszcza jeśli nie są zaznajomieni z Twoim arkuszem kalkulacyjnym.

Ale czy wiesz, że możesz tworzyć formularze, aby ułatwić to zadanie? Microsoft pozwala Tobie lub komukolwiek innemu dodawać dane do arkusza kalkulacyjnego za pomocą formularza w nowym oknie. W ten sposób jest mniej zamieszania co do tego, jakie informacje należy umieścić w pliku Excel.

Czytaj dalej i dowiedz się, jak stworzyć formularz dla własnego arkusza kalkulacyjnego Excel.

Przygotowywanie danych

Zanim zaczniesz budować swój formularz, musisz najpierw przygotować potrzebne dane. Na przykład, jeśli tworzysz listę obecności uczniów, musisz najpierw zapisać w kolumnach informacje, których będziesz od nich wymagać.

Na przykład musisz podać imię, nazwisko, numer studenta, adres e-mail i kurs; następnie powinieneś je wymienić w górnym rzędzie. Te pozycje oznaczałyby kolumny, w których dane wprowadzane przez uczniów byłyby kompilowane.

Jeśli masz zamiar poprosić uczniów o ręczne wpisanie swoich danych, będą musieli przewinąć do dołu pliku Excel, aby znaleźć pusty wiersz. A jeśli prosisz o dużo informacji, powiedzmy o rocznik, łatwo byłoby każdemu z uczniów pominąć komórkę, co doprowadziłoby do niekompletnych danych.

Wstawianie prostego formularza

Po przygotowaniu wszystkich tytułów kolumn możesz teraz rozpocząć tworzenie formularza. Aby to zrobić, wybierz jeden z nagłówków kolumn. Przejdź do Pasek wyszukiwania w górnej części okna Excela i wpisz Formularz. W wynikach wyszukiwania pod działania, Kliknij Formularz.

A Microsoft Excel pojawi się okno ostrzeżenia, potwierdzające, czy chcesz użyć wybranego wiersza jako etykiet formularza. Jeśli już to zrobiłeś, kliknij ok. W przeciwnym razie kliknij Anulować, wybierz nagłówki kolumn, których chcesz użyć jako etykiet formularzy, i powtórz kroki opisane w poprzednim akapicie.

Po naciśnięciu ok, pojawi się okno formularza i to wszystko! Możesz teraz rozpocząć wprowadzanie danych.

Jeśli zamierzasz często korzystać z tego narzędzia, możesz dodać skrót do tej funkcji na pasku narzędzi Szybki dostęp. Powrót do Pasek wyszukiwania i wpisz Formularz ponownie. Ale zamiast klikać lewym przyciskiem na Formularz wynik, kliknij prawym przyciskiem myszy zamiast tego, aby wyświetlić menu kontekstowe.

Wybierz Dodaj do paska narzędzi szybkiego dostępu, i zobaczysz Ikona formularza pojawiają się w nim. Więc następnym razem, gdy będziesz musiał otworzyć narzędzie formularza, wystarczy kliknąć przycisk skrótu.

Dodawanie nowych danych

W otwartym oknie formularza zobaczysz informacje, które musisz wprowadzić do swojej bazy danych. Wypełnij wszystkie puste pola, a po zakończeniu kliknij Nowy. Wpisane dane automatycznie wypełnią najniższą część tabeli, a otrzymasz nowy pusty formularz gotowy do użycia.

Jeśli przypadkowo zapisałeś nieprawidłowe dane, możesz wrócić i zmienić je. Przejdź do wpisu, który chcesz zmienić, naciskając Znajdź poprzednią lub Znajdź następny guziki. Po dotarciu do elementu, który chcesz edytować, po prostu zmień informacje w odpowiednim polu.

Po zakończeniu wprowadzania poprawek kliknij Nowy lub naciśnij Wejść na klawiaturze, aby zatwierdzić zmiany. Ale jeśli popełniłeś błąd typograficzny i chcesz przywrócić poprzedni wpis, kliknij Przywrócić zamiast. Należy jednak pamiętać, że nie można cofnąć zmian za pomocą funkcji Przywróć po zatwierdzeniu zmian.

Przeglądanie wpisów w oknie formularza

Teraz, gdy masz kilka wpisów w arkuszu kalkulacyjnym, możesz użyć samego okna formularza do przeglądania danych. W prawym górnym rogu okna zobaczysz numer seryjny bieżących danych.

Jeśli chcesz zobaczyć wpisy przed lub po bieżącym wyborze, możesz użyć wcześniej wspomnianego Znajdź poprzednią oraz Znajdź następny guziki. Alternatywnie możesz użyć paska przewijania, aby szybko przeskoczyć przez wiele wpisów.

Aby znaleźć konkretne wyniki, możesz skorzystać z funkcji wyszukiwania w oknie formularza. Aby uzyskać do niego dostęp, kliknij Kryteria przycisk tuż poniżej, Znajdź następny. Wpisz informacje, które chcesz wyszukać w odpowiednim polu, a następnie naciśnij Wejść na klawiaturze.

Związane z: Jak korzystać z funkcji Znajdź i zamień wyszukiwanie w programie Excel

W oknie pojawi się następny wiersz z odpowiednimi informacjami. Aby przeglądać inne wyniki, kliknij albo Znajdź poprzednią lub Znajdź następny.

Możesz także użyć formuł i modyfikatorów, aby uzyskać bardziej zaawansowane wyszukiwanie. Możesz użyć symbolu wieloznacznego gwiazdka aby wyszukać fragment rekordu. Podobnie możesz również użyć Lepszy niż lub mniej niż znaki do wyszukiwania wartości liczbowych lub dat.

Na przykład, jeśli chcesz szukać studentów rozpoczynających studia licencjackie, możesz wpisać BA* w odpowiednim polu. W oknie formularza wyświetlą się tylko studenci z Twojego arkusza kalkulacyjnego, którzy rozpoczynają studia licencjackie.

Unikanie pustych wpisów

Możesz również zapobiec przypadkowym pustym wpisom, dodając za pomocą funkcji sprawdzania poprawności danych. Aby to zrobić, musisz najpierw wybrać tabelę, do której zamierzasz wprowadzić dane. Powinieneś wtedy iść do Dane > Walidacja danych.

ten Walidacji danych otworzy się okno. w Ustawienia zakładka, pod Pozwolić menu rozwijane, wybierz Długość tekstu. Następnie pod Dane menu rozwijane, wybierz Lepszy niż. Wreszcie pod Minimum pole, wejście 1. naciskać ok.

Ta funkcja uniemożliwia użytkownikom wpisanie tylko jednego znaku w dowolnym polu, zapewniając pełne wypełnienie danych.

Związane z: Jak importować dane z formularzy Microsoft Word do arkusza kalkulacyjnego Excel

Szybki i łatwy sposób na wypełnianie dużych baz danych

Jeśli często brakuje Ci informacji w arkuszu kalkulacyjnym lub umieszczasz nieprawidłowe dane w kolumnach, to najwyższy czas, abyś utworzył formularz dla siebie. To szybkie i łatwe rozwiązanie zapewni Ci dokładną bazę danych.

Chociaż powyższy przykład pokazuje tylko pięć wpisów, jeśli pracujesz nad wieloma wpisami, takimi jak baza danych pracowników firmy, docenisz tę funkcję w programie Excel. Zapewniając niezależne okno do wprowadzania informacji, możesz uniknąć zezowalenia z setkami, jeśli nie tysiącami wpisów, zapewniając jednocześnie dokładne i precyzyjne wprowadzanie danych.

Jak scalić pliki i arkusze programu Microsoft Excel

Dowiedz się wszystkiego o łączeniu arkuszy w programie Excel oraz o łączeniu wielu plików programu Excel w jeden.

Czytaj dalej

O autorze