6 kreatywnych sposobów na maksymalne wykorzystanie asan

Dysponowanie odpowiednimi narzędziami to dobry krok we właściwym kierunku. Jednak poznanie różnych sposobów korzystania z każdego rozwiązania cyfrowego w zestawie narzędzi do współpracy pozwoli zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność.

W tym artykule omówimy sześć mniej znanych sposobów używania Asany, ale najpierw:

Co sprawia, że ​​Asana jest wyjątkowa?

Asana to dobrze znane narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala zespołom współpracować jako spójna jednostka, pomagając im śledzić, koordynować i organizować pracę. Jest skuteczny, ponieważ:

• Jest to potężne narzędzie pełne przydatnych funkcji, które użytkownicy mogą wykorzystać do szerokiego zakresu zadań.
• Chociaż jego zakres funkcji może początkowo być onieśmielający, nadal dość łatwo jest się nim zająć.
• Asana ma wewnętrzną skrzynkę odbiorczą i inne funkcje, które pozwalają użytkownikom komentować zadania, ułatwiając zespołom bezproblemową komunikację.
• Możesz użyć Asany do tworzenia ogromnych projektów, aby zobaczyć pełny obraz. Następnie możesz podzielić te projekty na sekcje, zadania i podzadania, aby wykonać szczegóły i przypisać je innym osobom.
  instagram viewer
• Asana pozwala synchronizować i integrować inne narzędzia w celu zwiększenia produktywności.

Jakie są więc różne sposoby wykorzystania tych funkcji?

1. Zastąp wewnętrzne e-maile

E-maile odgrywały (i nadal odgrywają) centralną rolę w komunikacji w wielu organizacjach. Chociaż jest to fantastyczne narzędzie, które w niektórych przypadkach nadal może ci służyć, możesz przemyśleć swoją strategię, aby upewnić się, że nie polegasz zbytnio na e-mailach, odkrywając inne, bardziej efektywne alternatywy komunikacji wewnętrznej.

Pomyśl na przykład o tych wszystkich chwilach, gdy czułeś się przytłoczony liczbą e-maili w skrzynce odbiorczej. Co więcej, niektóre z tych e-maili zawierały tak wiele indywidualnych pytań/zadań, które skłoniły Cię do szybko zmień koncentrację odpowiadać na każde z nich, zmniejszając w ten sposób Twoją produktywność. Asana może być lepszą alternatywą.

Możesz podzielić te e-maile zawierające 2000 słów z wieloma punktami na różne zadania Asany. W ten sposób Ty lub ktokolwiek inny możesz odebrać zadanie, pracować nad nim i oznaczyć je jako ukończone po zakończeniu przed przejściem do następnego.

Aby jeszcze bardziej zwiększyć produktywność i lepszą organizację, możesz zaprosić wielu współpracowników do podjęcia zadań i przydzielić terminy w celu ustalenia priorytetów.

2. Wdrażanie nowych pracowników

Całkowite przyzwyczajenie się nowego pracownika do nowego środowiska pracy i osiągnięcie maksymalnej produktywności wymaga czasu. Często muszą przejść przez niezliczone e-maile, aby zapoznać się z nowym otoczeniem.

Możesz jednak zmienić proces wdrażania za pomocą Asany, aby zapewnić płynne przejście w krótszym czasie.

Stwórz projekt i nazwij go “[Nazwa pracownika] Szablon wprowadzający“. Następnie utwórz sekcje, takie jak zasady firmy, samouczki, często zadawane pytania itp. Teraz wypełnij każdą sekcję wszystkimi istotnymi informacjami i jasnymi instrukcjami, których może potrzebować nowy pracownik.

Możesz również zaprosić innych doświadczonych współpracowników w swoim miejscu pracy, aby przekazali opinie i odpowiednio zaktualizowali swój projekt. Kiedy już wszystko pokryjesz, zapisz projekt jako szablon do wykorzystania w przyszłości - zawsze, gdy masz nowego pracownika.

3. Dzielenie się wiedzą

Jednym z najlepszych sposobów zapewnienia wzrostu i sukcesu w Twojej organizacji jest budowanie na solidnych fundamentach, takich jak współpraca i dzielenie się wiedzą tworzyć spójne zespoły, które dążą do osiągnięcia wspólnego celu.

Możesz stworzyć projekt na Asana dla edukacji, aby promować wymianę pomysłów, umiejętności i wiedzy. Członkowie zespołu mogą używać tego projektu do udostępniania wnikliwych artykułów, podcastów, filmów i innych odpowiednich materiałów edukacyjnych, które mogą być pomocne w Twojej organizacji.

Jeśli Twoje miejsce pracy ma wiele działów, możesz przypisać je do określonej sekcji w celu lepszej organizacji.

Możesz także oznaczyć konkretne osoby za pomocą @[Nazwa] za każdym razem, gdy udostępniasz coś, co jest tylko dla nich cenne, lub w przypadku informacji, na których zależy Ci na czasie. Na koniec zachęć współpracowników do regularnego udostępniania i przeglądania zasobów w tym projekcie.

4. Planowanie wydarzenia

Planowanie każdego wydarzenia to zawsze gorączkowe zajęcie. Jest wiele ruchomych części, które musisz śledzić i skompletować. Na szczęście jest ich wiele oprogramowanie do planowania wydarzeń możesz użyć, aby zwiększyć swoją produktywność.

Chociaż Asana nie jest konwencjonalnym oprogramowaniem do zarządzania zdarzeniami, do tej pory musiałeś zauważyć, że jest dość wszechstronny i możesz go używać praktycznie do wszystkiego.

To powiedziawszy, możesz zacząć od stworzenia projektu dla swojego wydarzenia i nadania mu nazwy. Jeśli planujesz wydarzenie z innymi osobami, możesz zaprosić ich do śledzenia aktualizacji i pracy nad określonymi zadaniami. Tak jak poprzednio, możesz podzielić swój projekt na sekcje, takie jak budżet, plan promocyjny i wystrój, które wykorzystasz do dodania konkretnych i powiązanych zadań.

Możesz przypisać każde zadanie do konkretnej osoby, załączyć odpowiednie pliki w celu uzyskania dodatkowych informacji oraz dodać termin wykonania.

5. Kalendarz treści

Asana to doskonałe narzędzie do zarządzania produkcją treści bloga i śledzenia terminów.

Na początek możesz użyć szablonu kalendarza redakcyjnego Asany lub stworzyć nowy projekt od zera i podziel go na sekcje, o których chciałbyś napisać, takie jak biznes, zdrowie, produktywność, technologia, itp. Teraz dodaj określone tytuły w każdej sekcji, przypisz je do autorów treści i ustaw termin.

Alternatywnie możesz poprosić pisarzy o przedstawienie swoich pomysłów i poczekać na Twoją aprobatę, zanim zaczną je omawiać. Możesz także użyć Asany, aby wskazać etap treści, na przykład nie szkicowany, recenzowany, opublikowany itp., aby uzyskać większą przejrzystość.

6. Pomysły na burzę mózgów

Zespołowe sesje burzy mózgów skutecznie promują dzielenie się wiedzą i kreatywne myślenie. Jednak nadal potrzebujesz odpowiednich narzędzi, aby wzmocnić swoje zespoły.

Możesz utworzyć projekt burzy mózgów Asana i dać dostęp wszystkim uczestnikom, dodając ich jako kierowników projektów. Jeśli planujesz dyskutować na różne tematy podczas burzy mózgów, możesz podzielić swój projekt na sekcje.

Teraz zachęć wszystkich do dodania jak największej liczby pomysłów jako zadań. Po upływie wyznaczonego czasu na to ćwiczenie możesz wybrać najlepsze z nich lub poprosić wszystkich o udział, klikając kciuk w górę w zadaniu, które ma najlepszy pomysł.

Asana to potęga produktywności

To tylko kilka unikalnych sposobów wykorzystania Asany. Możesz wykorzystać te pomysły, aby zwiększyć swoją produktywność, lub wykorzystać je jako inspirację do tworzenia projektów Asana.

Chociaż ma wiele funkcji przeznaczonych dla zespołów, możesz go również używać do swoich osobistych celów.

7 kreatywnych sposobów na pełne wykorzystanie Trello

Trello to skuteczne narzędzie do zarządzania zadaniami, którego możesz użyć do zwiększenia wydajności w domu i pracy. Oto kilka kreatywnych sposobów na jego wykorzystanie.

Czytaj dalej

O autorze