6 najlepszych programów do zarządzania dokumentami dla firm

Jeśli nadal używasz fizycznych sposobów przechowywania plików i papieru, wiele tracisz. Fizyczne przechowywanie plików zajmuje zbyt dużo miejsca. Zawsze potrzebujesz szafek, co sprawia, że ​​wyszukiwanie i śledzenie konkretnego pliku jest dość trudne.

Alternatywnie oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia łatwe zarządzanie nieograniczoną liczbą plików. Ponadto są one stosunkowo bezpieczniejsze i bardziej elastyczne, co ułatwia wielu członkom zespołu wspólną pracę nad jednym dokumentem.

Zobaczmy więc, jakiego oprogramowania do zarządzania dokumentami możesz użyć do zarządzania plikami.

1. Bitrix24

Jest to bezpieczna platforma do przechowywania plików osobistych i współpracujących. Ufa im ponad 5 milionów użytkowników na całym świecie i używa tego oprogramowania do zarządzania swoimi plikami.

Oferuje trzy różne rodzaje przechowywania dokumentów:

• Moja jazda: Tutaj możesz przechowywać swoje osobiste pliki.
• Dysk grupowy: Najlepsze rozwiązanie dla studentów i współpracy zespołowej w małych firmach.
instagram viewer
• Dysk firmowy: Ten jest najlepszy dla firm zatrudniających wielu pracowników.

Dodatkowo możesz wybrać: przechowuj swoje dokumenty w chmurze lub lokalna pamięć masowa, w zależności od potrzeb. I poruszaj się po wielu plikach, wpisując ich nazwę lub krótki opis na ich temat. Wszystkie są zapisane w bibliotece dokumentów.

Możesz także polubić dokumenty, aby zachować je u góry wyników wyszukiwania, aby mieć do nich szybki dostęp. Narzędzie umożliwia również dodawanie komentarzy do dokumentów i przechowywanie wielu wersji dokumentów z historią edycji. Ułatwia śledzenie zmian w przyszłości. Ponadto możesz również używać różnych aplikacji do edycji dokumentu.

Ze względów bezpieczeństwa Bitrix24 umożliwia zablokowanie dokumentu, klikając przycisk blokady. Sprawia, że ​​dokument jest niedostępny dla innych osób. Oprogramowanie ma zarówno wersję bezpłatną, jak i płatną. Możesz go otrzymać w zależności od potrzeb.

2. eFile Szafka

Niezależnie od tego, czy jesteś studentem, małym wykonawcą, czy masz dużą firmę zatrudniającą wielu pracowników, możesz użyć tego narzędzia do przechowywania i organizowania swoich danych i plików. Pozwala wyszukiwać pliki po prostu wpisując ich nazwę w pasku wyszukiwania.

Możesz także uzyskać szybki dostęp do określonych plików, przechowując je w portfolio i zautomatyzować przepływ pracy dzięki temu oprogramowaniu, ponieważ automatycznie zapisuje przesyłane dokumenty. Umożliwia przechowywanie zarówno na miejscu, jak i w chmurze.

Co więcej, nie musisz utrzymywać jej aplikacji na wszystkich swoich urządzeniach. Możesz uzyskać dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca na świecie za pomocą przeglądarki internetowej. Jednak tylko niektóre osoby posiadające hasło mogą uzyskać dostęp do danych ze względów bezpieczeństwa. Uprawnienia są przyznawane pracownikom na podstawie ich ról.

Wszystkie udostępnione pliki są zaszyfrowane i musisz przez nie przejść uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Dla większej wygody można również ustawić uwierzytelnianie oparte na adresie IP lub lokalizacji.

Poza tym, jeśli jesteś firmą lub samodzielnym przedsiębiorcą, z przyjemnością dowiesz się, że to oprogramowanie umożliwia również podpisywanie umów. Aby ułatwić sobie pracę, możesz zintegrować oprogramowanie z aplikacjami innych firm, takimi jak DocuSign, Salesforce i Microsoft Office.

3. dysk Google

Z ponad miliardem aktywnych użytkowników miesięcznie i 6 milionów płatnych użytkowników, Google jest jak dotąd najpopularniejszym rozwiązaniem do przechowywania plików. Ludzie używają go do przechowywania plików osobistych, zespołowych i firmowych.

Umożliwia bezproblemową integrację z aplikacjami w chmurze. Ponadto obsługuje wiele formatów, dzięki czemu możesz przechowywać plik bez zmiany jego typu — na przykład PDF, Word i inne. Wygodne jest również wyszukiwanie dokumentów na Dysku Google. Wystarczy wpisać nazwę i jest!

Zapewnia wspólną przestrzeń dla członków zespołu. Mimo to dane pozostają niedostępne dla osób postronnych ze względu na funkcję zapobiegania utracie danych (DLP).

Oprogramowanie umożliwia zapisywanie dokumentów oraz ich tworzenie, przeglądanie i edycję. Dodatkowo, jeśli edytujesz te dokumenty za pomocą tego narzędzia, zachowa ono historię wprowadzonych zmian. W ten sposób nie musisz przechowywać wielu wersji pliku. Wszystkie są przechowywane w jednym dokumencie.

Dysk Google zapewnia bezpłatne miejsce do 15 GB dla wszystkich swoich użytkowników. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca, musisz wykupić plan premium.

4. Zbieg

To kolejne świetne, oparte na chmurze narzędzie do udostępniania plików, które umożliwia przechowywanie i organizowanie plików. Nad 130 000 użytkowników na całym świecie zaufaj tej platformie ze swoimi dokumentami i plikami.

Za pomocą tego oprogramowania możesz organizować swoje dokumenty na dwa sposoby:

• Strony: Możesz tworzyć i edytować strony oraz omawiać je ze swoimi pracownikami.
• Przestrzenie: Tutaj są przechowywane wszystkie Twoje strony. Niezależnie od tego, czy dotyczą osób indywidualnych, członków zespołu, czy innych projektów.

To narzędzie oferuje zaawansowane funkcje wyszukiwania i pobierania dokumentów, ponad 75 dostosowywanych szablonów oraz funkcje komentowania i edycji. Dodatkowo, jeśli ktoś z zespołu przypisze zadanie innemu członkowi zespołu, otrzyma powiadomienie o działaniach na czas.

Dodatkowo możesz kontrolować uprawnienia dokumentów i zarządzać dostępem do nich w zespole. Jest bezpłatny dla maksymalnie 10 użytkowników. Aby uzyskać wszystko powyżej, musisz kupić jego wersję premium.

5. SharePoint Online

Z ponad 190 milionów ludzi mając dostęp do funkcji SharePoint Online, jest to narzędzie firmy Microsoft, które pozwala organizować dokumenty, zespoły i przepływ pracy.

Oprócz przechowywania plików możesz tworzyć i edytować dokumenty za pomocą tego narzędzia i używać go do współpracy z wieloma członkami zespołu. Pozwala aktualizować metadane plików, umożliwiając szybkie wyszukiwanie.

W ten sposób, jeśli zapomnisz nazwy pliku lub masz wiele plików o prawie tej samej nazwie, możesz znaleźć dokument, wpisując kilka słów zapisanych w metadanych. Narzędzie jest również dostępne dla aplikacji mobilnych. Aby jednak z niego skorzystać, musisz wykupić subskrypcję w wysokości 5 USD miesięcznie.

6. Papier śledzący

Kolejnym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami na liście jest Paper Tracer. Jest przeznaczony dla małych, średnich i korporacyjnych firm.

Pomaga zautomatyzować umowy, digitalizować dokumenty oraz śledzić i raportować wszystkie zapisane pliki. Ponadto jest zgodny z HIPAA, co oznacza, że ​​jest zgodny z prawem bezpieczeństwa i zapobiega wyciekowi danych. Zapewnia również funkcję podpisu elektronicznego. Dlatego jest doskonałym narzędziem dla służby zdrowia, prawa lub każdej firmy, która realizuje projekty na podstawie umowy.

Oprogramowanie oferuje kompleksowe rozwiązania przepływu pracy i oferuje wdrożenie w chmurze. To dobre narzędzie dla małych firm zatrudniających do 10 pracowników i średnich firm zatrudniających 100 lub więcej pracowników.

Wybierz swoje oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Jeśli nadal przechowujesz swoje pliki fizycznie i przechodzisz przez wszystkie problemy, czas przestać.

Lista oferuje wiele programów, które zapewniają dużo wolnego miejsca. Zacznij od nich i ułatw sobie przechowywanie, organizowanie i zarządzanie plikami przy współpracy wielu członków zespołu.

10 najlepszych narzędzi do transkrypcji spotkań wideo do dokumentów, które można udostępniać

Aplikacje do transkrypcji pozwalają konwertować pliki audio i wideo na tekst, który możesz udostępnić. Oto niektóre z najlepszych narzędzi, których możesz do tego użyć.

Czytaj dalej

O autorze